Załóżmy, że jesteś dyrektorem lub dyrektorką swojej szkoły. Powierzono ci odpowiedzialność za zorganizowanie wystawy. Jaka jest pierwsza rzecz, którą zrobisz? Najpierw spróbujesz zanotować wszystkie zadania, które muszą być wykonane. Zapisujemy szczegóły dotyczące zadania i osoby odpowiedzialnej za nie. Używasz również formalnej komunikacji z dyrektorem, nauczycielami i innymi osobami na stanowiskach. Podobnie w biznesie, również musimy notować szczegóły i komunikować się z innymi osobami w organizacji. Ten sposób komunikacji w biznesie jest memorandum. W tej sekcji, będziemy studiować memorandum.
Memorandum
A memorandum jest notatka lub zapis do wykorzystania w przyszłości. Dla organizacji, to jest bardzo ważne, aby mieć skuteczny sposób komunikacji. Jest to narzędzie wewnątrzbiurowe. Ma wiele celów.
W prostych słowach, memorandum jest pisemną wiadomością lub informacją od jednej osoby lub działu do innej w tej samej firmie. Jest mniej formalne niż list.
Memorandum jest często skracane jako notatka. Skuteczne notatki jasno określają cel w pierwszym zdaniu.
Cel notatki
Osoba pisze notatkę mając na uwadze pewne cele. Jest ona używana
- Do informowania.
- Do zadawania pytań.
- Można ją wykorzystać do składania sprawozdań.
- Do przekazywania sugestii.
- Do przypominania.
- Można ją wykorzystać do pouczania.
- Można promować dobrą wolę za pomocą notatki.
- Komunikować pomysły.
Wady notatek
Używanie notatek ma wiele zalet. Memy są
- Memorandum jest szybkie.
- Jest wygodnym środkiem komunikacji.
- Jest niedrogie. Notatki są używane w organizacji, więc można używać papieru niskiej jakości.
- Pomaga w utrzymaniu pisemnych zapisów.
Części memorandum
Części memorandum są głównie pięć. Są to
Segment nagłówkowy
Segment nagłówkowy notatki składa się z czterech podstawowych sekcji.
TO: Nazwiska i stanowiska czytelników
FROM: Nazwisko i stanowisko nadawcy
DATE: Data zakończenia
SUBJECT: Powód napisania notatki
Segment otwierający
W tym segmencie można znaleźć cel notatki. Akapit otwierający zawiera powód lub motyw napisania notatki. Daje krótki przegląd notatki.
Kontekst
Jest to wydarzenie lub okoliczność problemu, który pisarz rozwiązuje. Należy wyraźnie wspomnieć o kontekście.
Segment zadania
Jest to segment, który należy uwzględnić, aby wspomnieć o krokach do rozwiązania problemu. Należy zawrzeć tylko potrzebne informacje. Przed napisaniem notatki należy dobrze zaplanować jej treść.
Summary Segment
Jeśli notatka ma więcej niż jedną stronę, należy umieścić w niej osobny segment podsumowujący. Nie jest to konieczne w przypadku krótkich notatek. Pomaga on czytelnikowi zrozumieć główną ideę notatki. Pomaga również podjąć wymagane kroki.
Segment dyskusyjny
Jest to najdłuższa część notatki. Zawiera wszystkie szczegóły wspierające pomysły. Pamiętaj, aby zacząć od informacji ogólnych, a następnie przejść do bardziej szczegółowych. Zawiera wspierające idee, fakty i badania.
Segment zamykający
Zawsze kończ swoją notatkę uprzejmymi słowami. Upewnij się, że wykonasz zadanie w sposób efektywny i łatwy. Postaraj się zwabić czytelnika do podjęcia pozytywnego działania.
Niezbędne załączniki
Na końcu notatki można również dołączyć listy, wykresy, tabele itp. Zrób odniesienie do swoich załączników i dodaj do nich adnotację.
Format notatki
Ważne punkty do zapamiętania
- Zawsze używaj jasnego i konkretnego tematu.
- Nie marnuj czasu czytelnika, używając długich notatek. Bądź jasny i zwięzły.
- Używaj głosu czynnego.
- Używaj pierwszej osoby.
- Bądź formalny.
- Unikaj slangów i przyjaznych słów.
- Powinieneś używać starannego i logicznego układu informacji.
- Utrzymuj krótkie akapity.
- Można używać wyliczeń w akapitach.
- Można używać wielkich liter i wcięcia środkowego dla ważnych szczegółów.
- Używać punktorów do przedstawienia punktów.
- Zawsze kończyć notatkę uprzejmymi słowami.
- Używaj czcionek i kolorów, aby przyciągnąć uwagę.
- Unikaj nieuprzejmych i bezmyślnych notatek.
- Nie wymaga dopełniającego zamknięcia ani podpisu.
- Przeczytaj treść przed wysłaniem.
Solved Examples for You
Problem: Które z poniższych stwierdzeń dotyczących notatki jest prawdziwe?
- Długie i nieformalne.
- Krótkie i nieformalne.
- Krótkie i zwięzłe.
- Wszystkie powyższe.
Rozwiązanie: iii. Krótki i zwięzły.
Problem: Które z następujących stwierdzeń jest prawdziwe w notatce?
- Cały dokument jest pisany pojedynczym odstępem.
- Cały dokument jest pisany podwójnym odstępem.
- Tylko akapity główne są pisane podwójnym odstępem.
- Wszystko jest pisane podwójnym odstępem z wyjątkiem akapitu głównego.
Rozwiązanie: iv. Wszystko jest z podwójnym odstępem z wyjątkiem akapitu głównego.
.