Vamos ao que interessa. Você está aqui porque está numa viagem para encontrar uma forma de gerir melhor o seu tempo enquanto aumenta a sua produtividade. Enquanto existem centenas, se não milhares, de opções para alcançar este objectivo, uma técnica de fogo certo é o bloqueio do tempo.
Se não está familiarizado com o bloqueio do tempo, então veio ao sítio certo. No artigo seguinte, vou descrever o que é bloqueio de tempo, porque é que é um bloqueio de tempo, e orientar sobre como implementá-lo na sua agenda diária.
O que é bloqueio de tempo, e porque é que é eficaz.
“Bloqueio de tempo é simplesmente uma técnica de gestão de tempo em que você reserva um determinado tempo para uma determinada tarefa”, explica Howie Jones do Calendário. “Por exemplo, em vez de verificar seu telefone toda vez que você recebe um e-mail ou notificação social, você faria isso em horários claramente definidos”. No entanto, como você decide bloquear seu dia fica a seu critério.
Para Jones, ele coloca de lado um bloco para verificar sua caixa de entrada e suas mídias sociais antes de mergulhar no seu trabalho pela manhã. “Há outro bloco depois do almoço”, acrescenta ele. “E, o último é mais tarde à tarde antes de chamar o trabalho por dia.”
Outros, como Bill Gates e Elon Musk, são fãs de microcronograma onde o seu dia inteiro consiste em blocos de cinco minutos. Mas, uma prática mais comum seria reservar uma quantidade de tempo, como cerca de uma hora, para completar uma tarefa importante ou assistir a uma reunião. Segue-se um pequeno intervalo, geralmente não superior a 20 minutos, antes de voltar à moagem.
Isso está tudo bem e bom. Mas por que o bloqueio de tempo é tão eficaz?
Para começar, embora útil às vezes, as listas de afazeres são inferiores. Principalmente porque elas não levam em conta o tempo. Você pode ter dez itens que você quer realizar hoje. Mas, se os dois primeiros demorarem mais do que o esperado, você nunca vai completar o resto. Por causa disso, nós tendemos a lidar primeiro com aquelas tarefas mais manejáveis e menos críticas, o que significa que aqueles sapos deliciosos ficam ali sentados a arrefecer.
Além disso, o bloqueio de tempo desencoraja você a realizar multitarefas. “Ao agendar pedaços de tempo para uma tarefa ou problema específico, você está promovendo um trabalho bem focado”, explica Jones. “Também o ajuda a concentrar-se menos no ‘trabalho pouco profundo’, que é urgente, mas não é essencial”
O bloqueio de tempo também luta contra o perfeccionismo e a procrastinação, uma vez que há um limite de tempo ligado às suas responsabilidades diárias. Também lhe facilita a rejeição de pedidos de tempo. E, ajuda-o a reflectir sobre as suas prioridades, dando-lhe um documento do que fez e não realizou num determinado período de tempo.
Está pronto para aproveitar o poder do bloqueio de tempo? Se sim, aqui está um simples guia passo-a-passo para ajudá-lo a finalmente assumir o controle de sua agenda diária.
Passo 1: Desenrole sua mente.
Antes de começar a adicionar blocos de tempo ao seu calendário, você precisa primeiro determinar como você vai preenchê-los.
Seria como construir uma prateleira do zero – se você possuísse tal talento. Você precisa fazer um monte de planejamento adiantado. Se não, você pode ter uma prateleira que não serve para nada, porque as dimensões estão todas erradas. Mas, se você soubesse que queria que essa prateleira segurasse sua coleção de vinil, então primeiro você faria planos de pesquisa. Agora você compraria os materiais certos para atender às suas necessidades de armazenamento.
Como a maioria de nós, porém, há provavelmente um milhão de coisas que você tem que fazer rodopiando na sua cabeça. Então, tire-as de lá fazendo um depósito de cérebros.
É uma atividade simples onde você literalmente escreve tudo o que você deve fazer. Você pode usar uma caneta e papel, um aplicativo como o Evernote, ou o aplicativo de anotações do seu telefone. Comece por listar os seus compromissos como participar numa reunião ou entregar um trabalho até uma data específica. Outros itens a serem incluídos aqui seriam coisas como o seu ritual matinal, o deslocamento diário, ou qualquer coisa relacionada aos seus objetivos.
Você também vai querer incluir coisas que você gostaria de fazer, mas ainda não se comprometeu com elas. E, também, incluir qualquer coisa que você não se importaria de fazer no caminho.
Você não tem que fazer isso diariamente. Mas é algo que você deve fazer com freqüência. Pessoalmente, acho que esta deve ser uma atividade semanal, como sexta-feira à tarde ou domingo à noite.
Passo 2: Identifique suas prioridades.
Com sua lista a reboque, é hora de priorizá-la.
Felizmente, se você quebrou sua lista em must, want, e talvez, você esteja a meio caminho. Mas, você ainda precisa analisá-la para que você possa identificar os itens que devem ser feitos esta semana. Qualquer outra coisa pode ser agendada para uma data posterior, delegar a outra pessoa, ou apagada da sua lista.
Se você está preso porque tudo parece essencial, aqui estão algumas estratégias para priorizar sua lista:
- Determine seus MITs. Estas não são mais do que três coisas que absolutamente têm de ser feitas hoje.
- Use uma matriz de prioridades. Aqui você colocaria tudo na sua lista nos seguintes quadrantes: urgente e vital; necessário, mas não urgente; crítico, mas não importante; e nem urgente nem importante.
- Determine o valor das suas tarefas com o método ABCDE. Basta atribuir “A” à sua tarefa mais importante, “B” para importante, “C” para talvez, “D” é igual a delegado, e “E” é para eliminar.
- O Princípio de Pareto. Concentre-se no punhado de atividades que produzem mais resultados.
- A estratégia de 2 listas de Warren Buffett. Anote as 25 coisas que você quer realizar esta semana. A seguir, faça um círculo em torno dos cinco primeiros e esqueça o resto.
Passo 3: Prepare um plano diário.
Agora que você tenha suas prioridades definidas para a semana vamos descobrir onde colocá-las em seu calendário.
Sua primeira opção seria trabalhar com suas tarefas em ordem cronológica. Digamos que você tem então itens que precisam ser descidos até sexta-feira. As suas duas primeiras tarefas seriam agendadas para segunda-feira. As tarefas três e quatro seriam agendadas para terça-feira e assim por diante.
Eu gosto disto. É bastante simples e não avassalador. Quando acordo na segunda-feira, sei que peixe fritar – como faço para o resto dos dias da semana.
De certeza, há algumas considerações aqui. Primeiro, você precisa estimar quanto tempo cada uma dessas tarefas vai demorar. Se cada uma comer cinco horas, eu duvido que você as complete no mesmo dia. Não é que não se possa trabalhar um dia de dez horas. Mas, isso não é viável quando se leva em conta as pausas e distracções. Neste caso, você está olhando para mais de um dia de mais 12 horas.
Um outro fator seria antes de compromissos como teleconferências, reuniões, compromissos, ou prazos difíceis. Será um desafio enfrentar duas grandes tarefas quando você já tiver duas reuniões no seu calendário.
E não se esqueça de trabalhar em torno de seus níveis de energia. Todos nós temos momentos diferentes quando somos mais produtivos, baseados em nossos próprios ritmos ultradianos. Acompanhe os seus para que você saiba quando você é mais produtivo. Como regra geral, normalmente estamos mais alerta e energéticos algumas horas depois de acordarmos. Além disso, com o decorrer da semana, os níveis de energia começam a diminuir.
Com isto em mente, você gostaria de agendar suas tarefas mais desafiadoras pela manhã. Você então usaria a tarde para atividades menos drenantes, como reuniões. Além disso, tente carregar a sua semana para que você não esteja trabalhando em um item de alto objetivo na sexta-feira.
Passo 4: Bloqueie o seu dia inteiro.
Deixe-nos respirar aqui. Quer dizer, acabei de te atirar muita informação. Mas, nós estamos praticamente no ponto que todos vocês esperavam – tempo bloqueando todos os dias do seu horário.
Desde que você já tenha identificado suas prioridades e acampado com um plano para a sua semana, isto não deve ser tão difícil. Provavelmente vai algo assim:
- 5:30 a.m. – 6:30 a.m.: ritual matinal
- 6:30 a.m. – 7:00 a.m.Comute to work.
- 7:00 a.m. – 7:30 a.m.: Email, redes sociais e Slack.
- 7:30 a.m. – 9:00 a.m.: Trabalho significativo.
- 9:00 a.m. – 9:30 a.m.: Intervalo.
- 9:30 a.m. – 10:00 a.m.: Teleconferência.
- 10:00 a.m. – Meio-dia: Trabalho significativo.
- Meio-dia – 13:00 h. Almoço.
- 1:00 h. – 13:30 h.: E-mail, redes sociais, Slack.
- 1:30 h. – 14:30 h.: Reunião de equipa.
- 2:30 h. – 15:30 p.m.: Não programado – disponível para pop-ins.
- 3:30 p.m. – 16:00 p.m.: Email, social, Slack.
- 4:00 p.m. – 16:30 p.m.: Comutar para casa.
- 4:30 – 21:00 p.m.: Tempo de qualidade com a família.
Esse é um horário diário elementar. Mas, eu acho que já percebeste. O seu tempo foi contabilizado para o dia inteiro. Você também bloqueou o tempo para o seu trabalho mais importante e tarefas superficiais como e-mail.
Você também dedicou partes do seu tempo à sua rotina matinal, ao deslocamento diário, aos intervalos e ao tempo em família. Há até um bloco de tempo não programado para o caso de não ter completado o seu trabalho de manhã, cuidar de tarefas de backburner, ou você tem que cuidar de uma ocorrência inesperada.
Passo 5: Transição de bloco para bloco.
Se você quer aperfeiçoar a arte do bloqueio do tempo, então você deve ter buffers entre cada pedaço de tempo. É irrealista acreditar que você vai pular imediatamente de uma tarefa para outra. Seu cérebro precisa de tempo para descomprimir e recarregar.
Além disso, você precisa desses períodos de transição para coisas como viajar para uma reunião. Digamos que você tem que atravessar a cidade às 14h para se encontrar com investidores. Você pode ter uma reunião bloqueada. Mas, se você leva 20 minutos para chegar lá, você também deve bloquear das 13h30 às 14h. É apenas uma maneira simples de evitar que você agende acidentalmente outra coisa que pode fazer você chegar atrasado à reunião.
Passo 6: Desligue e afaste-se.
Uma outra maneira de bloquear o tempo para ser útil é erradicar essas distrações desagradáveis. Muito bem, erradicar pode ser um pouco duro. Mas, você entendeu a idéia. As distracções interrompem-no de fazer as coisas.
O principal culpado? O seu smartphone. Felizmente, você pode bloquear aplicativos em determinados momentos, definindo limites no seu telefone ou usando ferramentas como Freedom ou FocusMe. Você também pode colocar seu telefone no modo ‘Não Perturbe’. E, se isso não funcionar, você pode sempre manter seu telefone em outra sala.
Além do seu smartphone, você também pode se distrair com colegas de trabalho ou com sua família se você trabalhar em casa. Às vezes isso é inevitável. Mas, você pode fechar a porta do seu escritório quando precisar de se concentrar no trabalho. Se eles não perceberem a dica, coloque um sinal “Não perturbe” na sua porta ou partilhe o seu calendário com eles para que eles possam quando estiver livre para conversar.
Eu sugiro que mantenha um registo de distracção. Não tem de ser nada extravagante. Apenas tome nota do que o interrompeu e quando. Por exemplo, se um camião de lixo barulhento lhe fizer perder o foco todas as quartas-feiras de manhã, coloque um par de auscultadores com cancelamento de ruído por volta desta hora.
Passo: 7: Revise conforme necessário.
Finalmente, reveja conforme necessário.
Para fazer isto, reveja o seu calendário da semana passada. Qual foi a sua produtividade? O que não correu como planejado? Para a semana seguinte, mova alguns blocos para ver se essas mudanças foram benéficas ou não.
Também seria sábio usar uma ferramenta como Calendário que pode analisar como você está gastando seu tempo graças à magia da aprendizagem da máquina. Pode então fazer sugestões inteligentes. Por exemplo, ele pode ficar de olho nas suas reuniões e depois recomendar quando elas devem ser realizadas, junto com quem convidar.