Não surpreenderá ninguém saber que eu fui um dos primeiros a adotar calendários eletrônicos, começando com um Diário Casio Digital no início dos anos 90, seguido por um Psion 5mx em 1997. Mas fazer a troca de um Filofax para um PDA em escala de cinza significou desistir de uma coisa que só voltei anos depois: calendários codificados por cores.
Muitas pessoas usam codificação por cores para distinguir trabalho e eventos sociais, assim como coisas como calendários familiares. Mas eu também os uso para me ajudar a manter uma vida equilibrada…
Existem provavelmente poucas pessoas no mundo que não tiveram um tempo em suas vidas quando parecem não fazer nada além de trabalho. Trabalhar como freelancer, ou começar um negócio, é um exemplo clássico. Sem um fluxo de renda estável, é fácil sentir que você não pode recusar nenhum trabalho oferecido a você. Houve um ponto na minha vida quando eu estava trabalhando horas realmente loucas por essa razão.
Família, socialização, atividades divertidas, hobbies e desenvolvimento pessoal podem todos perder.
Mas não é apenas o trabalho que pode ser tudo que consome. Qualquer coisa desde um novo bebé até um novo lar pode ser algo que toma conta da sua vida. Não há soluções fáceis para qualquer uma destas questões, mas há um velho ditado empresarial que diz que ‘o que é medido, é gerido’.’
Em outras palavras, o primeiro passo para fazer algo acontecer é prestar atenção a isso. E é aí que os calendários codificados por cores podem ajudar.
Porquê ter calendários codificados por cores?
Projectos codificados por cores permitem-lhe ver de relance quanto tempo está a investir nos vários aspectos da sua vida. Está a dedicar tempo suficiente ao seu trabalho, ao seu parceiro, aos seus filhos, à sua saúde, aos seus projectos de paixão… ? Se cada elemento tem a sua própria cor, é fácil folhear o seu calendário para ver como o equilíbrio se desenrola.
Por exemplo, aqui estão as minhas cores:
Então, juntamente com o trabalho, a administração e um briefing sobre os calendários da Steph, estou efectivamente a monitorizar seis categorias:
- Atividades conjuntas com o meu parceiro
- Eventos sociais/funcionais (que não com a Steph)
- Trabalho na nossa casa
- Escrita de ficção
- Vídeo
- Desenvolvimento pessoal
Eu escolhi estas categorias porque cada uma representa algo que eu priorizo na minha vida, e quero garantir que estou a prestar atenção suficiente a isso.
Por exemplo, quando a vida está ocupada, alguns casais descobrem que dificilmente se podem ver de semana em semana. Se cada um de vocês tem seus próprios eventos, e seus próprios círculos de amigos ao lado dos conjuntos, pode ser fácil descobrir que têm tempo limitado juntos.
Alguns casais têm ‘noites de encontros’ – uma noite por semana que é reservada puramente para que os dois fiquem juntos. Ainda não descobrimos que precisamos disso, mas um scan rápido do meu calendário permite-me ver quanto vermelho profundo existe, e tomar medidas se parecer um pouco leve.
O mesmo se aplica à escrita de ficção. Quando você escreve para viver no dia, projetos de paixão podem ser negligenciados, então eu tenho uma cor para isso para que eu possa ver quanto tempo estou dedicando a escrever ficção.
Video é outra coisa em que estou me concentrando no momento, procurando desenvolver minhas habilidades tanto para projetos de trabalho quanto para projetos divertidos, então eu quero ter certeza de que estou investindo tempo suficiente nisso.
Desenvolvimento pessoal é algo que pode ser facilmente negligenciado, seja indo ao ginásio, lendo livros desenhados para ampliar seus horizontes ou aprendendo uma nova habilidade. Então isso também tem sua própria cor.
E assim como eu quero ter certeza que estou fazendo muitas coisas com meu parceiro, eu também quero ter certeza que tenho tempo para coisas divertidas por conta própria ou com meus próprios círculos de amigos, então eu tenho uma cor para isso.
Como criar calendários codificados por cores
Aplicativo Calendário da Apple não suporta codificação por cores diretamente: você não pode ter um único calendário e então decidir qual cor cada evento deve ser. Portanto, se você usar apenas um calendário pessoal, o primeiro passo é criar calendários adicionais, aos quais você atribuirá eventos.
Você vai querer um calendário para cada uma das categorias de vida que você deseja monitorar. Embora isto possa parecer um incómodo, só é preciso um pouco de trabalho para criar, e depois é muito rápido e fácil de usar.
Pode criar calendários no seu Mac ou num dispositivo iOS, o que achar mais conveniente.
No seu Mac:
- Abra o Calendário app
- Clique no botão Calendários, de cima para a esquerda
- Bata com dois dedos abaixo dos calendários e escolha Novo Calendário (ou Opção-CMD-N)
- Diga o nome do seu calendário
- Bata com dois dedos e atribua-lhe uma cor
Num dispositivo iOS:
- Tapa o botão Calendários, no centro inferior
- Tapa Adicionar Calendário no fundo
- Selecione um nome e uma cor
Repetir para cada categoria que você deseja monitorar.
Como atribuir eventos existentes a um calendário
A próxima tarefa é mover eventos existentes do seu calendário existente para o novo calendário. Embora isto seja um pouco enfadonho, não demora tanto tempo quanto você pensa. Se você tiver eventos repetidos, pode ser mais rápido apagar o evento, criá-lo como um novo (veja abaixo), atribuí-lo ao calendário correto e, em seguida, definir o padrão recorrente novamente.
Em um Mac:
- Bata com dois dedos no evento
- Select Calendar, depois o calendário que deseja mover para
Em um dispositivo iOS:
- Tapa o evento
- Tapa o calendário existente e selecciona o novo
Como atribuir um novo evento a um calendário
Num Mac:
- Criar o evento como de costume
- Selecionar o calendário a partir do drop-down, top-right
Em um dispositivo iOS:
- Criar o evento como de costume
- Calendário
- Tapa o calendário padrão e selecione o que deseja
Monitorar o seu balanço de vida
Tanto que tenha tudo configurado, monitorar o seu balanço de vida é muito fácil – especialmente em um Mac. Na visão da semana, você pode ver de relance como as cores se equilibram. Por exemplo, na versão dummy no topo desta peça, você pode ver que há muitos eventos conjuntos, um pouco de trabalho num projeto passional, não há muitos eventos divertidos a solo, nenhum trabalho em vídeo, não há muito desenvolvimento pessoal e as horas de almoço são um pouco trabalhosas.
Após um tempo, torna-se quase automático, e vai saltar para cima de você se faltar alguma cor de uma semana, ou menos proeminente do que deveria ser. Mas até lá, faça com que seja um hábito procurar ativamente o equilíbrio de cores.