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Chances são a sua organização, não importa o seu tamanho, utiliza uma requisição de compra e processo de pedido de compra para gerir os gastos de alguma forma. O processo de requisição de compra e pedido de compra em suprimento, sendo digitalizado e automatizado, pode proporcionar ao seu negócio uma série de benefícios chave. Isto se tornará especialmente claro quando for hora de auditar suas contas financeiras e você descobrir que tem uma trilha clara a seguir.

Para entender melhor o processo antes de colher os benefícios pretendidos, nós dividimos o processo de aquisição para você passo a passo abaixo.

O Processo de Pedido de Compra e Requisição de Compra

Um pedido de compra é um documento comercial criado pelo comprador que confirma oficialmente um pedido e autoriza a transação de compra de bens ou serviços do seu fornecedor pretendido.

Os pedidos de compra são úteis pois determinam as expectativas claras da sua empresa que podem ser usadas para verificar se o pedido é entregue conforme acordado. Elas são juridicamente vinculativas e, em última análise, podem ajudá-lo a permanecer no seu orçamento, ajudar nas suas auditorias financeiras e ajudar a sua empresa a acompanhar e gerir os pedidos de forma eficiente.

Passo 1: Criação da requisição de compra

O primeiro passo é criar a requisição de compra, que é diferente do pedido de compra. A requisição de compra é um formulário que a sua empresa produz internamente e submete ao departamento de compras da empresa, fornecendo uma lista dos itens que deseja aprovar pelo departamento de compras. Não é até que o departamento de compras tenha aprovado a requisição que será gerado um pedido de compra.

Os benefícios da requisição de compra não podem ser sobrestimados. Estes benefícios incluem a capacidade de isolar seus fornecedores estratégicos e consolidar o número total de fornecedores, poupando tempo e dinheiro; reduzir os gastos com dissidências; racionalizar os gastos comerciais; e reduzir seus custos gerais de requisição tanto externa quanto internamente.

Etapa dois: Emissão do pedido de compra

Esta é uma etapa crucial onde seu negócio pode ver valor imediato na automatização e digitalização do processo de suprimento. Em algumas empresas, processos manuais ditam que o pedido de compra não pode ser aprovado até que tenha sido assinado fisicamente por essa pessoa com a autoridade designada. Se isto for feito através de e-mail ou usando uma fonte de software de e-procurement, isto pode ser alcançado muito mais rapidamente.

Após aprovada, a requisição de compra forma a base de um pedido de compra que irá delinear o pedido de compra. Isto constituirá essencialmente um acordo formal entre você e o fornecedor em questão. O pedido de compra deve incluir a data, preços, entrega, os termos e condições acordados (por exemplo, quaisquer descontos), um número de pedido de compra e o prazo de pagamento.

Passo Três: O Fornecedor Recebe o Pedido de Compra

Segundo que um fornecedor pode solicitar alterações se alguns dos detalhes estiverem incorretos ou não forem aceitáveis para o fornecedor. O fornecedor pode então aprovar o pedido de compra emendado e enviá-lo de volta para você, por e-mail ou usando uma plataforma de e-procurement.

Passo Quatro: O comprador arquiva o pedido de compra

Após o comprador registrar o pedido de compra, o processo é mais ou menos completo. Você não gostaria de pular este passo, pois arquivar pedidos de compra o ajudará muito quando se trata de suas auditorias financeiras.

Passo Cinco: Aprovação e Pagamento

Após os quatro passos acima estarem completos, o produto ou serviço é entregue como acordado e será finalmente inspecionado contra o documento do pedido de compra em si. Se o serviço tiver sido realizado de acordo com os termos da ordem de compra, o pagamento será feito conforme pretendido.

Passo final: Faça as Perguntas Importantes

Embora assegurar um pedido de compra possa ser motivo de comemoração, ainda é recomendável que você faça sua devida diligência para entender quaisquer implicações futuras desse pedido. Você já verificou o histórico de crédito do fornecedor? Eles têm “descontos de fidelidade” que você deve estar ciente?

Como uma equipe, você pode se preparar holisticamente para os próximos passos, fazendo todas as perguntas “e se” que afetam o seu negócio. Nesta preparação, certifique-se de incluir toda a sua equipa na discussão, incluindo a equipa de contabilidade, equipa de armazém, equipa de TI, etc.

O custo de emitir e processar um pedido de compra pode variar, dependendo da sua empresa e das suas necessidades. Embora fosse aconselhável não gastar muito tempo avaliando seus custos exatos, é útil saber que os custos típicos de uma ordem de compra podem ser de cerca de $35,88 por transação. Este custo pode ser significativamente reduzido, em até 90% através da implementação de um software de requisição de compra e pedido de compra.

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