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Agradecimentos à Janet Maydem por montar este guia divertido sobre o planejamento de uma reunião familiar que todos vão adorar.

Se você tem esperado reunir a sua família (ou primos genéticos distantes) para um reencontro, agora é a hora. A maioria destes eventos, 65% na verdade, são realizados no verão, quando o tempo de férias, locais ao ar livre e viagens mais fáceis tornam o processo mais simples para todos. Mas planejar uma reunião familiar, mesmo no verão, pode parecer uma tarefa verdadeiramente monumental. Este simples guia vai ajudá-lo a quebrar os degraus e a organizar a sua reunião em apenas uma semana. Prepare-se para uma aventura!

Como você trabalha através destes passos lembre-se de criar um plano que lhe permitirá socializar e se divertir na própria reunião. Não se prepare para fazer muito trabalho no dia do reencontro. O planejamento inteligente agora permitirá que você se divirta mais tarde.

Dia 1: Defina uma data e recrute alguma ajuda

Comece definindo uma data provisória que faça sentido para você com base na sua compreensão dos compromissos das outras pessoas, mas lembre-se que isso pode mudar à medida que você receber feedback dos outros. Ponha alguns membros da família ao telefone ou inicie uma discussão nas redes sociais para obter feedback sobre qual será a melhor data para a maioria das pessoas.

Comece agora a recrutar alguma ajuda! Sua melhor economia de tempo ao planejar seu reencontro será trazer pessoas para ajudá-lo. Irmãos, crianças adultas, contatos de genealogia, até mesmo adolescentes responsáveis podem ajudar e tirar parte da carga de seus ombros. Comece seu planejamento contatando essas pessoas e designando tarefas para aqueles que estão dispostos a ajudá-lo.

• Seu estudante universitário que gosta de computadores poderia ajudar com convites e vídeos.
• Seu primo que gosta de assar poderia ajudar a organizar a comida.
• Seu tio o fotógrafo amador poderia ajudar a reunir fotos de família.

Estes são apenas alguns exemplos de como você pode delegar as tarefas que você precisará realizar. Este é um passo incrivelmente importante porque uma pequena ajuda pode fazer toda a diferença.

Dia 2: Planeje sua lista de convidados

Hoje é o dia de decidir quem vai participar. Você vai formatar e enviar convites no dia 7, por isso não se preocupe em divulgar a palavra ainda.

Quem você vai convidar? Se a reunião é para um evento especial – como um aniversário ou aniversário – comece com a família imediata e trabalhe sua saída para a família estendida.

Se o reencontro for para reunir um ramo da família, designe um título de trabalho para o seu reencontro, tal como “Descendentes de __________”. Enquanto este tipo de reunião requer mais tempo para se organizar, a tecnologia moderna pode facilitar alguns elementos. (Continue lendo para descobrir várias tecnologias que poupam tempo.)

Você pode querer convidar as suas ligações genealógicas para a sua reunião. Que melhor lugar para falar de “loja” sobre a árvore genealógica? Parentes próximos e contatos genealógicos de longa data podem ser convidados da mesma forma que a família imediata.

Se você está pensando em convidar um primo distante que você descobriu recentemente através do DNA, no entanto, você pode querer ser um pouco mais formal. Muitos de nós, genealogistas, podemos ficar entusiasmados ao pensar em conhecer um grupo inteiro de parentes pela primeira vez, mas alguns podem estar hesitantes. Para aqueles primos “DNA” distantes, contate-os primeiro através de seus canais normais de comunicação e pergunte se eles estariam interessados em comparecer. Se eles responderem sim, então envie-lhes convites por correio ou e-mail com todas as informações de que precisam – data, hora, direção para o local, etc. Se aqueles parentes distantes estão vindo de um longo caminho, você também pode querer oferecer-se para ajudá-los a organizar o alojamento.

Dia 3: Reserve sua localização

Muito dos conselhos sobre o planejamento de grandes reuniões familiares recomenda uma localização central para todos que virão, de preferência perto de um aeroporto e hotéis. Mas muitos locais dedicados a reuniões são caros e muitas vezes reservados muito antes do tempo. Se você precisa economizar dinheiro ou apenas quer um ambiente mais casual, aqui estão algumas opções:

1. Seu quintal. Você tem um grande quintal ou até mesmo um par de acres com um galpão? Faça a reunião em sua casa! Você não precisa de reservas ou depósitos. Você só precisa de limpar. Se você não tem tempo para organizar sua casa, recrute seus filhos ou netos para ajudar em troca de algum dinheiro extra. Você também pode entrar em contato com a escola secundária local ou grupos de jovens da área e perguntar sobre jovens que precisam completar as horas de serviço comunitário ou querem ganhar algum dinheiro extra no verão – eles podem ser capazes de ajudá-lo.
2. Um parque público. Muitos parques têm abrigos ou mesmo instalações para festas que você pode reservar e alguns são gratuitos. Escolher um parque com um acampamento pode ajudar com hospedagem para seus hóspedes.
3. Seu porão de igreja. Se você pertence a uma igreja ou sinagoga que tem um salão de comunhão, pergunte se o salão pode ser alugado. As taxas para estes tipos de salas são geralmente mais baratas.
4. Sua sala da Legião Americana local ou um local similar. Estas instalações são frequentemente reservadas, mas vale a pena verificar, especialmente se a sua reunião não for num sábado.
5. Um hotel, resort ou restaurante. Enquanto alguns hotéis e resorts cobram um braço e uma perna, você pode se surpreender com o preço razoável do aluguel de um evento ou sala de reunião em alguns hotéis, se você ligar por aí. Você pode até conseguir um de graça se vários membros da família planejam ficar lá. E muitos resorts oferecem cabines regulares ou quartos grandes que podem ser usados para este fim. Isto pode ser muito menos caro do que alugar um quarto oficial para eventos. Um restaurante frequentemente providenciará o quarto gratuitamente se você estiver comprando a comida para o evento através deles. Além disso, há muito pouca limpeza!

Tire o tempo hoje para fazer chamadas e enviar e-mails para que você possa ter seu local fechado.

Dia 4: Planeje a comida para sua reunião familiar

Perguntando-se como você terá tempo para cozinhar para todos? Boas notícias – você não precisa! Considere estas opções ao planejar o seu menu:

1. Faça uma sorte. Esta opção funciona bem se os seus convidados não tiverem um longo caminho a percorrer. Você fornece o prato principal e o método para cozinhá-lo (como hambúrgueres, cachorros-quentes e uma grelha realmente grande), e todos os outros fornecem os lados e sobremesas. Você pode designar pratos a certas pessoas se quiser ter certeza de que certos tipos de comida são fornecidos, especialmente se alguns de seus convidados tiverem necessidades dietéticas especiais.
2. Cheque a mercearia ou charcutaria local. Muitas mercearias e charcutarias oferecem pacotes de festas que incluem sanduíches, charcutaria e sobremesa. Você precisa encomendar com uma ou duas semanas de antecedência, embora esteja preparado para isso. Você também pode criar seu próprio bar de sanduíches (ou taco), colocando uma variedade de ingredientes e lados pré-fabricados e permitindo que as pessoas criem seu próprio almoço.
3. Alugue um caterer. Esta é a opção mais rápida com o menor aborrecimento (e é perfeita para jantares sentados) mas também é uma das mais caras. Se você tem um orçamento grande e muito pouco tempo, reserve um caterer bem antes do seu encontro (muitos locais grandes, hotéis e resorts já têm um caterer que eles já trabalham com). Outra opção, se você não quer cozinhar mas precisa economizar algum dinheiro, é encontrar um fornecedor que faça um contrato com você apenas para a preparação da comida. Os custos são geralmente menores se você mesmo transportar e servir a comida.
4. Reunir-se num restaurante (como mencionado acima). Muitos restaurantes têm salas grandes para reuniões e você pode cobrir o local e a comida, tudo em um (muitas vezes por um preço fixo só para comida).

Dia 5: Planeje seu entretenimento

Todas as reuniões familiares aborrecem crianças e adultos ansiosos que precisam de algo para fazer. Aqui estão algumas actividades que são simples e rápidas de montar:

1. Jogos tradicionais de relvado. Você tem um conjunto Bocce? Ferraduras? Um escorrega e desliza? Coloque-as na relva e convide grupos a jogar. Certifique-se de que os jogos que envolvem atirar itens ou água estão bem longe da sua área de alimentação e socialização.
2. Jogos de prancha. Você pode designar um canto da área de convívio da sua família para jogos de tabuleiro ou de cartas. Deixe estas instalações o dia todo e convide qualquer pessoa a usar a área de jogos. Não configure jogos de vídeo – queremos que as pessoas se envolvam umas com as outras, afinal de contas!
3. Abra o microfone. Você tem membros talentosos da família que cantam ou tocam instrumentos interessantes? Prepare um microfone e convide os músicos da família para actuar. Certifique-se de pedir aos membros da família que tragam seus instrumentos no convite se você vai incluir esta opção.
4. Karaoke: Você pode comprar ou alugar estas máquinas por um preço bastante baixo e elas são muito divertidas, especialmente para eventos noturnos.
5. Um círculo de histórias: O objectivo de uma reunião familiar é reunir as pessoas, partilhando histórias. Planeje ter uma hora reservada para todos, jovens e velhos, para compartilhar uma história sobre suas vidas. Passe um bastão ao redor do círculo para manter as coisas organizadas.
6. Um canto de brinquedo e artesanato: Se as crianças vão ao seu evento (especialmente se estiver dentro) planeiam ter uma sala ou canto com brinquedos, projectos de artesanato e material de arte para os manter entretidos. Todos irão apreciar a sua atenção. Você pode até mesmo planejar uma atividade genealógica ou artesanal focada na família que eles podem levar para casa como um momento.
7. Partilha de fotos. Peça a todos para trazer fotos antigas para compartilhar e ter uma mesa montada onde as pessoas possam ver fotos antigas e álbuns trazidos por outros. Você pode até mesmo fornecer um scanner para que todos possam obter uma cópia das fotos que quiserem. Um computador pode ser fornecido para visualizar fotos digitais trazidas em um disco ou pen drive. Basta ter alguém responsável a gerir o esforço para que as fotografias antigas sejam devidamente tratadas. Veja mais ideias para elementos de reunião focados na genealogia perto do final deste guia.

Dia 6: Adicione uma Reunião Virtual às suas Actividades

Tem membros da família em lugares distantes que sabe que não poderão participar? Bem, se a sua localização tem acesso à electricidade e à Internet, porque não bloquear uma hora e ter uma “reunião virtual de família” para todos os familiares que não podem comparecer?

O meu irmão fez isto pelo 60º aniversário da sua mulher desde que foi em Janeiro e vivemos no Wisconsin. Eles montaram monitores e webcams em sua cozinha e as pessoas que não puderam participar puderam assinar em um link e juntar-se à festa online. Siga estes passos para organizar uma reunião virtual de família:

1. Registe-se com um site de videoconferência e inscreva-se para a data e hora da sua reunião virtual. Copie e guarde o link que o site da conferência lhe dá.
2. Partilhe o link para a reunião virtual nos seus convites. Destaque este link como um momento de reunião virtual para pessoas que não podem comparecer pessoalmente ao encontro.
3. Quando você estiver montando seu local de reunião, inclua uma área com monitores e webcams que irão focar em grupos de pessoas. Certifique-se de usar dispositivos com microfones, para que as pessoas possam ouvir uns aos outros falando. Na hora da reunião virtual, conecte seus dispositivos ao link da videoconferência e veja como pessoas de longe se inscrevem para se juntar à sua festa.

Este também é o dia para pensar em fotos. Você não precisa contratar um fotógrafo, mas você vai querer encontrar alguém da família que será responsável por tirá-las. Planeie reservar pelo menos uma hora durante a sua reunião para fotografias de grupo e monte uma “parede de fotografias” onde todos concordam em posar para pelo menos uma fotografia individual ou familiar.

Dia 7: Formatar e enviar os seus convites

Embora possa precisar de enviar o tradicional folheto de papel para alguns dos seus convidados, muitas pessoas podem ser convidadas através de e-mail e redes sociais e isto é muito mais barato e fácil de manusear. Os convites online são rápidos e podem incluir um link RSVP para respostas rápidas. Um link de reunião virtual também pode ser incluído.

Se a extensão da sua experiência no computador for encontrar o botão “on”, você pode querer delegar este trabalho ao guru das redes sociais da sua família. Caso contrário, crie um evento no Facebook e peça às pessoas para marcar se elas estão participando. Ou use um convite online ou serviço ecard e envie convites por e-mail.

Se você completou todos os passos acima, você tem os principais elementos da sua reunião definidos e prontos para ir. Bom para você! Mas se você estiver interessado em fazer com que a sua reunião se concentre na história da família, você também pode querer adicionar alguns dias extras de planejamento para incluir alguns elementos focados na genealogia. Aqui estão algumas ideias.

Ideias para adicionar uma Exibição de Genealogia ao seu Encontro Familiar

É disto que se trata uma reunião familiar, não é? Partilhar memórias de família.

Você vai querer compartilhar sua pesquisa de história familiar com todos de uma forma respeitosa e não intrusiva e usar o encontro como uma oportunidade para coletar mais detalhes, histórias, registros e fotos. Esta pode ser sua tarefa mais demorada, mas você pode lidar com ela de várias maneiras.

1. Exibições de quadros tradicionais. Esta será provavelmente a maneira mais fácil para as pessoas olharem para a sua exibição, mas é muito demorado para configurar. Se você tiver motivado membros da família que se voluntariem para fazer isso, delegue a eles. Além de uma árvore genealógica e fotos antigas, inclua quaisquer livros ou artigos que tenham sido escritos sobre a sua família.
2. Exibição de vídeo. Esta opção é ótima se você já digitalizou seus documentos e fotos de genealogia. Organize um slideshow de vídeo da sua genealogia e faça-o correr em loop para que as pessoas possam olhar para ele ao longo do dia. Mais uma vez, você pode querer ter um membro da família com conhecimentos técnicos para ajudá-lo com este. Você pode ver exemplos de vídeos de reuniões familiares no YouTube, incluindo este exemplo muito bom.
3. Pacotes de histórias. Contacte os seus familiares e peça-lhes para partilharem as suas memórias sobre membros da família, lugares ou eventos via e-mail ou carta. Você pode organizá-los de acordo com o grupo familiar. Assim que tiver a sua colecção de histórias, adicione fotografias de família e leve o seu pacote à impressora local para que sejam feitas cópias. Passe-as na sua reunião como uma lembrança para os seus convidados.

Leia este artigo sobre recolha de histórias familiares e este sobre como fazê-lo respeitosamente para obter ajuda.

Planear uma reunião familiar em tão pouco tempo não será fácil, mas se racionar o seu tempo de acordo com este guia, você pode fazê-lo. Lembre-se de cuidar de si também – faça uma pausa de vez em quando para celebrar um trabalho bem feito.

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Janet Meydam é uma escritora freelance que tem mais de 40 anos de experiência em genealogia como hobby. Seus conhecimentos incluem a pesquisa de muitos registros diferentes dos Estados Unidos, Alemanha e Polônia. Ela também é co-autora do livro de história da família de seus pais “I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet trabalha como terapeuta ocupacional. Ela e seu marido Tim têm três filhos adultos e vivem em Wisconsin.

Image: 1912 Reunião da Família Ormond