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Um gerente de eventos supervisiona o design, configuração e execução de eventos que reúnem as pessoas. Estes eventos podem ser realizados desde pequenas reuniões de networking com algumas dezenas de convidados até conferências de grande escala com milhares de participantes durante vários dias – e tudo o que estiver entre eles.

Não importa o seu alcance, a gestão de eventos é sempre um esforço centrado nas pessoas. Seu objetivo é garantir que as pessoas obtenham o máximo de um determinado evento, e você trabalha em estreita colaboração com as pessoas para atingir esse objetivo.

Ler para aprender o que faz da gestão de eventos uma carreira gratificante (se você for uma pessoa de pessoas!), as habilidades essenciais de um gestor de eventos de sucesso e os segredos do sucesso dos melhores profissionais.

O que é gestão de eventos?

Gestão de eventos é uma profissão de gestão de projectos focada em todos os aspectos dos eventos, desde a escolha de um local até ao acompanhamento da satisfação dos convidados.

Qual é a diferença entre o papel de um gerente de eventos e de um planejador de eventos?

Para a maior parte, estes títulos de trabalho são sinônimos. Quaisquer diferenças que existam entre as funções resumem-se principalmente à forma como as empresas e os profissionais de eventos definem os cargos para si próprios. Por exemplo, alguns podem definir gestores de eventos como trabalhando apenas em eventos de grande escala ou lidando com tarefas de dias de eventos mais do que planejamento pré-evento.

Mas, quando você pesquisa ambos os termos no LinkedIn ou em outros quadros de cargos – muitos dos mesmos cargos aparecem nos resultados, assim como os cargos de ‘designer de eventos’. Além disso, o US Bureau of Labor Statistics coloca todas essas posições na categoria ocupacional única ‘Meeting, Convention, and Event Planners’.

Quais são as etapas do processo de gestão do evento?

Existem cinco etapas básicas de gestão de eventos, embora cada etapa contenha múltiplas tarefas. Além disso, gerentes de eventos ocupados estão normalmente em diferentes estágios para inúmeros eventos em um determinado momento.

Estágio 1: Pesquisa, estabelecimento de metas e avaliação de viabilidade

Se você é um gerente de eventos corporativos interno, ou se dirige uma empresa de gerenciamento de eventos que trabalha com vários clientes, a primeira etapa é definir o objetivo do seu evento e avaliar a viabilidade do mesmo. Em muitos casos, isto parecerá evidente. O objetivo geral do evento é levantar dinheiro para uma nova ala da biblioteca, celebrar o 20º aniversário de uma empresa ou lançar um novo produto.

Mas é essencial que seja mais granular. Aqui estão algumas coisas para perguntar ao seu cliente ou discutir com a sua equipa interna:

• Para eventos da empresa: Qual é o caso da empresa? Você vai apresentar um produto ou vários? Haverá um componente educacional?
• Para organizações sem fins lucrativos: Qual é o objectivo específico de angariação de fundos? O evento é exclusivamente para doadores a longo prazo? O evento coincidirá com uma nova exposição?
• Para cerimónias de entrega de prémios: O F&B deve acontecer durante a cerimónia ou depois? Deve ser uma hora de coquetel de pé ou uma sessão?
• Para eventos de networking: Você quer melhorar o senso de comunidade dentro de uma organização? Quer que os convidados se juntem a um novo grupo profissional do Facebook?
• Para eventos sociais: É um evento formal ou descontraído? Que tipo de música deve haver para garantir que todos os convidados se divirtam?

Esta primeira etapa também deve incluir uma avaliação de viabilidade do evento, o que significa estabelecer um orçamento do evento e descobrir se ele se alinha com o objetivo do evento. Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos pode aprender que não tem reservas financeiras para uma angariação de fundos de gala. Neste caso, a organização sem fins lucrativos pode adiar a gala por um ano e, em vez disso, organizar um festival de camiões de alimentos de baixo custo com um elemento de angariação de fundos.

Etapa 2: Escolha seu tema e desenhe o evento

Próximo, os gerentes do evento desenham o evento de acordo com os objetivos especificados. É aqui que o esboço rudimentar do seu evento entra em foco.

• O que irá ocorrer durante o evento?
• Quem irá actuar/falar/ensino?
• Quando e onde isso irá ocorrer?
• Qual é a disposição planeada das mesas, cadeiras, palcos, pódios e F&B?
• Qual é o estilo planejado do cenário, pano de fundo e outros elementos do evento? (Moderno, tradicional, romântico, steampunk, rústico?)

Este é um processo criativo que pode incluir cor, som e design de iluminação para galas e outros eventos mais teatrais, centrados na performance. Para eventos profissionais, o foco será estabelecer linhas de tempo e atividades de seminário, sinais de marca e swag, e decidir sobre possíveis palestrantes.

Os gestores de eventos e as suas equipas irão frequentemente colaborar em ferramentas de serviços de eventos digitais, tais como Mesas Sociais, para que todos compreendam a trajectória de planeamento e possam chamar a atenção para quaisquer problemas que surjam desde o início.

Etapa 3: Foco nos detalhes para um evento bem sucedido

Após o gerente do evento e sua equipe se estabelecerem em uma visão para o evento, eles transitam para os detalhes. Esta etapa compreende a maior parte do processo de gestão do evento, e pode incluir o seguinte (dependendo do tipo de evento):

• Enviar RFPs para locais e fornecedores.
• Contratação de locais, fornecedores, palestrantes e artistas (e estar preparado com escolhas de backup).
• Finalizar contratos com locais, fornecedores, palestrantes e artistas.

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• Construir um website de evento e aplicativo de evento personalizado.
• Desenhar pesquisas pós-evento.
• Enviar convites de convidados.
• Escrever hashtags do evento e lançar a campanha de mídia social pré-evento.
• Tracking RSVPs e números de registo de eventos.
• Comunicação de participantes.
• Event marketing and outreach.
• Discutir a agenda do evento com oradores e artistas.

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• Atualizações do cliente e walkthroughs.
• Treinamento do pessoal e voluntários do evento
• Concepção e finalização de documentos de eventos críticos, tais como a cronologia do evento e BOE.
• Checagem de eventos wifi e serviço celular, especialmente para eventos tecnico-pesados.
• Organização de transporte e serviços de manobrista.
• Desenho do processo de check-in de eventos e criação de sinalização.

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• Construindo sacos de lixo e mercadorias de marca.

Etapa 4: Execução do evento

Este é o principal evento para qualquer gestor de eventos! É aqui que todas as etapas anteriores ganham vida no dia de, e produzem um evento que os convidados apreciam e desfrutam.

Dependente do escopo do evento, a montagem pode começar na manhã de um evento ou alguns dias antes. A execução do evento implica:

• Configuração e montagem de fornecedores e fornecedores.
• Configuração de mesas e cadeiras, centros de mesa, arranjos florais, mesas de buffet, palco e pódios.
• Passagens finais, soundchecks e verificações tecnológicas.
• Guest arrival e check-in do evento.

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• Serviços de convite e comunicação.
• F&Serviço B.

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• Administração de problemas e emergências inesperadas.

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• Verificando que oradores e intérpretes têm o que precisam e entendem suas dicas.
• Realizações e discursos.

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• Muros das mídias sociais e pesquisas de opinião.

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• Dando sacos de pingue-pongue.
• Administração de saídas de convidados.

Etapa 5: Comunicações dos convidados pós-evento e relatório da equipa

Gerentes de eventos excepcionais não consideram um evento terminado até compreenderem como os convidados, voluntários, clientes e membros da equipa responderam ao evento. Isto começa durante o evento em si, com os gestores do evento observando as reacções dos convidados, conversando com os participantes e informando-se com os serviços dos convidados sobre quaisquer problemas.

Próximo, eles enviarão uma pesquisa pós-evento de 12 a 48 horas após um evento. Os gerentes de eventos projetam pesquisas pós-evento para obter o máximo de respostas, mantendo-as curtas, simples e amigáveis.

Com as respostas em mãos, os gerentes de eventos se reúnem com os clientes para discutir sua satisfação com os resultados do evento e com os resultados da pesquisa. Finalmente, eles discutirão o que deu certo e o que deu errado com sua equipe interna e desenvolverão um plano de ação para evitar problemas semelhantes no próximo evento.

De que habilidades um gerente de evento precisa?

Acima de tudo, os gerentes de evento precisam de habilidades de pessoas. O trabalho requer interações constantes com clientes, equipes de planejamento de eventos, equipes de fornecedores e do local do evento, e convidados. Todos os dias, os gestores de eventos trabalham lado a lado tanto com os membros da equipe que conhecem bem como com as pessoas que acabaram de conhecer. Outras habilidades essenciais dos gerentes de eventos incluem:

• Uma capacidade de organização semelhante à de Marie Kondo
• A capacidade de multitarefas
• Feliz para trabalhar noites e fins de semana
• Dispositivos de comunicação e audição
• Um poço profundo de ideias criativas
• Aprecia o prazer num instante…Ambiente de trabalho ritmado
• Possibilidade de focar em meio a um pandemónio
• Flexibilidade quando surgem desafios inevitáveis
• Confiança na tomada de decisões
• Vontade de aprender e expandir habilidades
• Paixão pela indústria dinâmica

Ler as habilidades necessárias para que os organizadores de eventos mergulhem mais profundamente em 6 habilidades de carreira na indústria de eventos.

3 Segredos Sobre Lidar com Responsabilidades de Gerenciamento de Eventos dos Principais Gerentes de Eventos

Além das habilidades acima, nós coletamos algumas dicas inesperadas de gerentes de eventos experientes. Aqui estão algumas outras qualidades que eles acreditam que podem levar ao sucesso na indústria de gerenciamento de eventos:

Seja a calma na tempestade

As coisas vão dar errado, isso é um dado adquirido. Não se surpreenda quando algo não chega ou é entregue no local errado, um sinal está escrito errado, algo se quebra, alguém está atrasado…etc. Mantenha sua calma e use sua caixa de ferramentas mentais para resolver e remediar a situação. Um organizador de eventos pode resolver problemas enormes com um sorriso e manter todos os outros calmos para não causar mais stress. Quando em dúvida, basta canalizar um pouco de Vanilla Ice… “Se houver um problema, yo’ eu resolvo” – Victoria Blasich, gerente de marketing da empresa de marketing Freemind Seattle. Extraído de Habits of a Successful Event Manager, um blog convidado para o site Northwest Event Show.

Develop your business smarts

Eventos são um serviço e devem ser organizados de forma empresarial. Os eventos não só precisam atrair um público de tamanho apropriado, como também os números precisam de ser somados. Os gestores de eventos precisam de uma cabeça para os negócios. Cada vez mais eles são obrigados a saber como funciona um setor de negócios. Eles precisam de um instinto comercial, assegurando que as decisões chave sejam tomadas no contexto do que faz mais sentido para os negócios. O que é melhor para o balanço dos eventos e não apenas para o evento? Em alguma etapa do processo de planejamento do evento, você precisará tomar decisões difíceis sobre a direção do seu evento. Essas decisões precisam ser tomadas com a cabeça e não com o coração. Mais uma vez, estas são decisões difíceis e nem sempre bem-vindas pela equipe. – Chris Powell, O Especialista do Evento. Extraído de The 7 Key Skills of a Successful Event Manager no blog The Event Expert.

Engage with (and learn from) others

Social media breaks down barriers and is a great way to keep updated and connect with influencers that can challenge your way of thinking and working. Participe de chats no Twitter, participe e contribua com grupos do LinkedIn, assista a líderes de pensamento no YouTube para ver novas perspectivas e acionar novas idéias. Vá a eventos do setor e ouça alguns dos principais palestrantes do mundo dos eventos. Sinta-se inspirado pelo ritmo acelerado e excitante da indústria em que você faz parte. – Becki Cross, Directora Geral e Estrategista de Eventos da Event Northern Ltd. Extraído de 10 maneiras de ser um Melhor Gestor de Eventos no Blog do Gestor de Eventos.

Finalmente, uma pérola frequente de sabedoria que vem da maioria dos gestores de eventos: cuide bem de si. A gestão e planeamento de eventos é uma profissão notoriamente stressante. Se você segue uma carreira de gerenciamento de eventos, é essencial que você adote uma estratégia de redução do estresse para evitar o esgotamento.

Agora você sabe tudo sobre o que um gerente de eventos faz!

Descubra como o software de gerenciamento de eventos da Social Tables pode ajudá-lo a aprimorar suas habilidades profissionais. Ou, aprenda os passos essenciais para iniciar um negócio de gestão de eventos.