Molte persone lodano Google Docs per la sua versatilità e la preziosa opzione di condividere un documento con persone specifiche, ma queste opzioni di condivisione, e come vengono utilizzate, possono aprire la porta ad alcune enormi violazioni della privacy. È spaventosamente difficile a volte usare internet in modo professionale ed evitare di fare affidamento sui servizi di Google, ma ci sono modi per fare uso di questi strumenti e proteggere i dati personali contemporaneamente.
La suite di funzioni di Google è utile a chiunque abbia accesso a internet. L’azienda supporta un tesoro di programmi gratuiti per tutte le linee di lavoro, come Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps e naturalmente Google Docs. Tutti questi strumenti forniscono opzioni di condivisione impressionanti che permettono agli utenti di condividere dati e collaborare su progetti, e alcuni sono anche divertenti da usare.
Purtroppo approfittare di queste opzioni di condivisione produce anche i rischi maggiori. In Google Docs, il metodo più semplice per condividere i link è quello di attivare la condivisione dei link per produrre un URL unico per il documento e inviare quel link a un collega. Mentre l’azione diretta di inviare un link da persona a persona è relativamente sicura, se quel documento ha dei link che vanno verso altri siti web, cliccando quei link si invia l’URL precedente (quello che è stato creato privatamente per condividere il documento stesso) alla directory del nuovo sito. Non è una pratica intrinsecamente nefasta – è solo una parte poco conosciuta di come funziona internet.
Come mantenere la privacy quando si inviano documenti di Google
Uno dei modi più semplici ed efficaci per condividere in modo sicuro un documento di Google è di condividerlo con persone specifiche. Ci sono alcuni modi per farlo. Il modo più veloce è quello di mantenere la condivisione dei link disattivata, e invece selezionare “Persone specifiche” nelle opzioni di condivisione dei link. Questo richiede che l’altra parte acceda ad un account Google, ma se il lavoro significa inviare informazioni sensibili in un documento, è probabile che valga il passo in più. Se il file include dei link e l’utente li clicca, l’URL dirà ancora agli altri siti web dove l’utente si trovava quando ha cliccato il link, tuttavia, non permetterà a quei siti di leggere il documento stesso poiché le opzioni di condivisione dei link sono state impostate per limitare l’accesso solo alle persone specifiche scelte.
Un’altra opzione è quella di fare uso di Google Groups. Anche questo percorso richiede a tutte le persone coinvolte di accedere con un account Google, ma in cambio, crea una lista di persone a cui tutto può essere esclusivamente condiviso. Questa è una grande opzione se il lavoro richiede la condivisione frequente di documenti con un grande gruppo di persone. Ogni gruppo avrà il suo indirizzo email associato “@googlegroups”, quindi invece di inserire l’indirizzo email di una persona specifica quando si sceglie dove condividere un documento, basta usare l’email del gruppo. È una buona idea tenere traccia dei membri del gruppo per mantenere la consapevolezza di chi ha accesso ai file condivisi, ed è facile rimuovere le persone che non fanno più parte del progetto.
In definitiva, come è in genere il caso quando si comunica online, essere consapevoli delle impostazioni di privacy quando si condividono informazioni è fondamentale. Con un uso intelligente della condivisione dei link, Google Docs può essere sia sicuro che protetto.
