Pomocí popisů práce členů správní rady si ujasníte role a očekávání
První otázka, kterou obvykle klademe na našich školeních a seminářích o rolích a povinnostech správní rady, zní: Máte popis práce člena správní rady? Nejčastěji je odpovědí hlasité „ne“.
Na závěr našich sezení říkáme účastníkům, že pokud po odchodu od nás neudělají nic jiného, doufáme, že se vrátí a vytvoří popisy práce – nejen pro členy představenstva, ale také pro funkcionáře a výbory. Díky tomu členové správní rady pochopí své právní, fiduciární a etické povinnosti, stejně jako svůj závazek z hlediska času, majetku a talentu.
Proč se obtěžovat s vytvořením popisu práce členů správní rady?
Proč se domníváme, že popis práce člena správní rady je tak zásadní pro vytvoření vysoce výkonné správní rady? Zcela upřímně řečeno, bez něj neexistuje:
- Není jasné, jaká očekávání má organizace od členů správní rady
- Není základ pro odpovědnost v případě, že člen správní rady neplní očekávané úkoly
- Není rozlišení a hranice mezi rolí členů správní rady a rolí výkonného ředitele a zaměstnanců
Tento nedostatek jasnosti a odpovědnosti může způsobit zmatek a plýtvání časem a energií správní rady i organizace.
Jaký je nepříliš tajný recept?
Podle společnosti BoardSource má správní rada čtyři základní povinnosti:
- Poslání: vytvořit jasné a stručné poslání, které vyjadřuje základní hodnoty a důvod existence organizace, a pravidelně se k němu vracet a v případě potřeby jej revidovat
- Dohled: vytvořit vhodné kontrolní mechanismy, které zajistí dobré řízení organizace a plnění jejího poslání
- Rozvoj zdrojů: zajištění finančních a lidských zdrojů, které organizace potřebuje k naplnění svého poslání
- Osvětová činnost: navazování kontaktů s vnější komunitou s cílem propagovat poslání, hodnoty a programy organizace (například prostřednictvím náboru nových členů správní rady, dobrovolníků a dárců, rozšiřování sítě podporovatelů organizace)
Každý člen hraje důležitou roli při přispívání k výše popsaným celkovým povinnostem správní rady. Efektivní popis práce člena správní rady bude konkrétně popisovat povinnosti, které má každý člen plnit s ohledem na tyto čtyři oblasti řízení správní rady.
Jaké povinnosti v oblasti fundraisingu by měly být zahrnuty?
Například jaké povinnosti s ohledem na fundraising by měly být zahrnuty v popisu práce? Navrhujeme následující.
Jako správní rada zajišťovat svěřenecký dohled nad fundraisingem:
- Zajistěte, aby existoval roční plán fundraisingu.
- Sledujte výsledky plánu.
Jako individuální člen správní rady pomáhat při úsilí organizace o získávání finančních prostředků:
- Identifikovat a rozvíjet vztahy s potenciálními dárci.
- Podporovat program každoročních darů organizace tím, že budete dávat co nejštědřejší dary.
- Účastnit se akcí zaměřených na získávání finančních prostředků.
Zvláště důležité je jasně formulovat očekávání v oblasti fundraisingu. Mnozí členové správní rady vstupují do správní rady, aniž by si uvědomovali, že mají povinnost poskytnout organizaci jak osobní dar, tak pomáhat při získávání finančních prostředků jménem organizace. Jasný popis práce nenechává žádné nejasnosti ohledně toho, co se od člena správní rady očekává, pokud se rozhodne v ní pracovat.
Využití k dobrému účelu
Potenciální členové správní rady by si měli pečlivě prostudovat popis práce předtím, než souhlasí se vstupem do správní rady. Je důležitým nástrojem v procesu náboru, protože jasně formuluje, co se od všech členů správní rady v organizaci očekává. Jakmile se kandidát stane členem představenstva, nemělo by ho čekat žádné překvapení. Příliš často slýcháme členy správní rady říkat: „Nikdo mi neřekl, že budu muset poskytnout dar“ nebo „Nikdo mi neřekl, že budu muset pracovat v nějakém výboru“ nebo „Nevěděl jsem, že se budu muset účastnit všech zasedání správní rady“. Čas na vyjasnění těchto očekávání je během náborového procesu, který potenciálnímu členovi správní rady umožní učinit informované rozhodnutí o tom, zda se zaváže k členství ve vaší správní radě.
Jakmile daná osoba přijme svou roli, měl by se nový člen správní rady seznámit s popisem práce na úvodní schůzce pro nové členy správní rady. To je čas na to, abyste se ponořili do očekávání členů představenstva a umožnili novým členům představenstva klást otázky a plně pochopit rozsah toho, co se od nich očekává.
Ideální je každoročně na první schůzi představenstva v roce znovu vydat kopii popisu práce a připomenout všem jejich role a povinnosti. Některé organizace se rozhodnou nechat členy představenstva dokument podepsat, aby potvrdili, že si jej přečetli a souhlasí s ním.
Popis práce by měl být také součástí příručky pro členy správní rady nebo referenčních materiálů, ať už ve fyzickém sešitě nebo v digitálním souboru.
Pokud člen správní rady neplní formulovaná očekávání, může předseda správní rady použít popis práce jako připomínku. Může fungovat jako výchozí bod pro diskusi tím, že zopakuje očekávání a umožní oběma stranám zjistit, zda je člen správní rady ochoten nebo schopen splnit pracovní očekávání a pokračovat ve funkci ve správní radě.
Závěrečné myšlenky
Z profesního hlediska by nikdo z nás nikoho nepřijal, aniž by bylo jasné, co se od něj očekává. Totéž by mělo platit i při náboru a výběru členů správní rady neziskové organizace. Popis práce člena správní rady je prvním a nejdůležitějším krokem k tomu, aby organizace měla vysoce výkonnou správní radu – radu, jejíž členové vědí, co se od nich očekává, a pracují na podpoře organizace a jejího poslání.
Další informace od Amy Cahnersové a Susan Donahueové najdete na stránkách Cahners and Donahue Associates.