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Utilizzare le descrizioni delle mansioni dei membri del consiglio per chiarire ruoli e aspettative

La prima domanda che di solito facciamo alle nostre sessioni di formazione e workshop sui ruoli e le responsabilità del consiglio è: Avete una descrizione delle mansioni dei membri del consiglio? Il più delle volte, la risposta è un sonoro “no”.

Quando concludiamo le nostre sessioni, diciamo ai partecipanti che se non fanno altro quando ci lasciano, speriamo che tornino indietro e creino delle descrizioni dei compiti, non solo per i membri del consiglio, ma anche per i funzionari e le commissioni. Questo permette ai membri del consiglio di comprendere le loro responsabilità legali, fiduciarie ed etiche, così come il loro impegno in termini di tempo, tesoro e talento.

Perché preoccuparsi di creare una descrizione del lavoro dei membri del consiglio?

Perché riteniamo che la descrizione delle mansioni dei membri del consiglio sia così importante per creare un consiglio ad alte prestazioni? Francamente, senza di essa non c’è:

• Nessuna chiarezza sulle aspettative che l’organizzazione ha per i suoi membri
• Nessuna base per la responsabilità quando un membro del consiglio non si comporta come previsto
• Nessuna distinzione e confini tra il ruolo dei membri del consiglio e quelli del direttore esecutivo e dello staff

Questa mancanza di chiarezza e responsabilità può creare confusione e sprecare tempo ed energia del consiglio e dell’organizzazione.

Qual è la ricetta non così segreta?

Secondo BoardSource, un consiglio di amministrazione ha quattro responsabilità principali:

• Missione: creare una dichiarazione di missione chiara e concisa che esprima i valori fondamentali dell’organizzazione e la sua ragione d’essere e rivedere questa missione regolarmente, rivedendola se necessario
• Supervisione: stabilire controlli ed equilibri appropriati per assicurare che l’organizzazione sia ben gestita e che la sua missione sia portata avanti
• Sviluppo delle risorse: Assicurarsi che l’organizzazione abbia le risorse finanziarie e umane di cui ha bisogno per compiere la sua missione
• Outreach: mettersi in contatto con la comunità esterna per promuovere la missione, i valori e i programmi dell’organizzazione (per esempio, reclutando nuovi membri del consiglio, volontari e donatori, espandendo la rete di sostenitori dell’organizzazione)

Ogni membro ha un ruolo critico nel contribuire alle responsabilità generali del consiglio descritte sopra. Una descrizione efficace del lavoro di un membro del consiglio delinea specificamente gli obblighi che ogni membro deve rispettare in relazione a queste quattro aree di governo del consiglio.

Quali responsabilità di raccolta fondi dovrebbero essere incluse?

Per esempio, quali responsabilità relative alla raccolta fondi dovrebbero essere incluse in una job description? Suggeriamo quanto segue.

Come consiglio, fornire una supervisione fiduciaria agli sforzi di raccolta fondi:

• Assicurarsi che ci sia un piano annuale di raccolta fondi.
• Monitorare i risultati del piano.

Come membro individuale del consiglio di amministrazione, assisti agli sforzi di raccolta fondi dell’organizzazione:

• Identificare e coltivare i rapporti con i potenziali donatori.
• Sostenere il programma di donazioni annuali dell’organizzazione donando il più generosamente possibile.
• Partecipare agli eventi di raccolta fondi.

Articolare chiaramente le aspettative di raccolta fondi è particolarmente importante. Molti membri del consiglio entrano in un consiglio, senza sapere che hanno la responsabilità sia di fare una donazione personale all’organizzazione che di aiutare a raccogliere fondi per conto dell’organizzazione. Una chiara descrizione del lavoro non lascia ambiguità su ciò che ci si aspetta da un membro del consiglio, se decide di servire nel consiglio.

Mettere a frutto

I potenziali membri del consiglio dovrebbero esaminare attentamente la descrizione del lavoro prima di accettare di entrare nel consiglio. È uno strumento critico nel processo di reclutamento perché articola chiaramente ciò che ci si aspetta da tutti i membri del consiglio nell’organizzazione. Non ci dovrebbero essere sorprese una volta che il candidato diventa un membro del consiglio. Troppo spesso sentiamo i membri del consiglio dire “nessuno mi ha detto che avrei dovuto fare una donazione” o “nessuno mi ha detto che avrei dovuto servire in un comitato” o “non sapevo che avrei dovuto partecipare a tutte le riunioni del consiglio”. Il momento di chiarire queste aspettative è durante il processo di reclutamento, che permette ad un potenziale membro del consiglio di prendere una decisione informata sull’impegno nel vostro consiglio.

Una volta che la persona ha accettato il ruolo, il nuovo membro del consiglio dovrebbe vedere la descrizione del lavoro durante l’orientamento del nuovo membro del consiglio. Questo è il momento di approfondire le aspettative dei membri del consiglio e consentire ai nuovi membri di fare domande e comprendere appieno la portata di ciò che ci si aspetta da loro.

È ideale ripubblicare una copia della job description ogni anno alla prima riunione del consiglio dell’anno per ricordare a tutti i ruoli e le responsabilità. Alcune organizzazioni scelgono di far firmare il documento ai membri del consiglio per riconoscere che è stato letto e accettato.

La descrizione delle mansioni dovrebbe anche essere inclusa in un manuale per i membri del consiglio o nei materiali di riferimento, sia in un quaderno fisico che in un file digitale.

Se un membro del consiglio non soddisfa le aspettative articolate, il presidente del consiglio può usare la descrizione del lavoro come promemoria. Può funzionare come punto di partenza per una discussione, riaffermando le aspettative e permettendo ad entrambe le parti di determinare se il membro del consiglio è disposto o in grado di soddisfare le aspettative di lavoro e continuare a servire nel consiglio.

Pensieri finali

Professionalmente, nessuno di noi assumerebbe qualcuno senza chiarire cosa ci si aspetta. Lo stesso dovrebbe valere quando si reclutano e si selezionano i membri del consiglio per un’organizzazione non profit. La descrizione delle mansioni dei membri del consiglio è il primo e più importante passo per assicurare che un’organizzazione abbia un consiglio ad alte prestazioni – un consiglio i cui membri sanno cosa ci si aspetta da loro e che lavorano per sostenere l’organizzazione e la sua missione.

Per saperne di più da Amy Cahners e Susan Donahue, visita Cahners and Donahue Associates.