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Nutzen Sie Stellenbeschreibungen für Vorstandsmitglieder, um Rollen und Erwartungen zu klären

Die erste Frage, die wir bei unseren Schulungen und Workshops zu den Aufgaben und Zuständigkeiten des Vorstands in der Regel stellen, lautet: Haben Sie eine Aufgabenbeschreibung für die Vorstandsmitglieder? Meistens ist die Antwort ein klares „Nein“.

Zum Abschluss unserer Schulungen sagen wir den Teilnehmern, dass sie, wenn sie nichts anderes tun, wenn sie uns verlassen, hoffentlich zurückgehen und Stellenbeschreibungen erstellen – nicht nur für die Vorstandsmitglieder, sondern auch für die leitenden Angestellten und die Ausschüsse. Auf diese Weise können die Vorstandsmitglieder ihre rechtlichen, treuhänderischen und ethischen Pflichten sowie ihr Engagement in Form von Zeit, Geld und Talent verstehen.

Warum sollte man sich die Mühe machen, eine Aufgabenbeschreibung für Vorstandsmitglieder zu erstellen?

Warum sind wir der Meinung, dass die Aufgabenbeschreibung für Verwaltungsratsmitglieder so wichtig ist, um einen leistungsstarken Verwaltungsrat zu schaffen? Ehrlich gesagt, ohne sie geht es nicht:

• keine Klarheit über die Erwartungen der Organisation an ihre Vorstandsmitglieder
• keine Grundlage für die Rechenschaftspflicht, wenn ein Vorstandsmitglied nicht die erwartete Leistung erbringt
• keine Unterscheidung und Abgrenzung zwischen der Rolle der Vorstandsmitglieder und der des Geschäftsführers und der Mitarbeiter

Dieser Mangel an Klarheit und Rechenschaftspflicht kann Verwirrung stiften und die Zeit und Energie des Vorstands und der Organisation verschwenden.

Was ist das gar nicht so geheime Rezept?

Laut BoardSource hat ein Vorstand vier Hauptaufgaben:

• Leitbild: Erstellen Sie ein klares, prägnantes Leitbild, das die Grundwerte und die Daseinsberechtigung der Organisation zum Ausdruck bringt, und überprüfen Sie dieses Leitbild regelmäßig und überarbeiten Sie es bei Bedarf
• Aufsicht: Legen Sie angemessene Kontrollen und Gegenkontrollen fest, um sicherzustellen, dass die Organisation gut geführt wird und ihr Auftrag erfüllt wird
• Ressourcenentwicklung: Sicherstellen, dass die Organisation über die finanziellen und personellen Ressourcen verfügt, die sie zur Erfüllung ihres Auftrags benötigt
• Öffentlichkeitsarbeit: Verbindung mit der externen Gemeinschaft, um den Auftrag, die Werte und die Programme der Organisation zu fördern (z. B. durch die Anwerbung neuer Vorstandsmitglieder, Freiwilliger und Spender, Erweiterung des Unterstützernetzwerks der Organisation)

Jedes Mitglied spielt eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung der oben beschriebenen Aufgaben des Vorstands. In einer effektiven Stellenbeschreibung für Vorstandsmitglieder werden die Verpflichtungen, die von jedem Mitglied in Bezug auf diese vier Bereiche der Vorstandsführung erwartet werden, genau umrissen.

Welche Aufgaben im Bereich der Mittelbeschaffung sollten darin enthalten sein?

Welche Zuständigkeiten sollten zum Beispiel in Bezug auf die Mittelbeschaffung in eine Stellenbeschreibung aufgenommen werden? Wir schlagen das Folgende vor.

Als Vorstand die treuhänderische Aufsicht über die Fundraising-Bemühungen übernehmen:

• Stellen Sie sicher, dass ein jährlicher Fundraising-Plan vorhanden ist.
• Überwachen Sie die Ergebnisse des Plans.

Als einzelnes Vorstandsmitglied bei den Fundraising-Bemühungen der Organisation mitwirken:

• Identifizieren und pflegen Sie die Beziehungen zu potenziellen Spendern.
• Unterstützen Sie das jährliche Spendenprogramm der Organisation, indem Sie so großzügig wie möglich spenden.
• Teilnahme an Fundraising-Veranstaltungen.

Besonders wichtig ist es, die Erwartungen an die Mittelbeschaffung klar zu formulieren. Viele Vorstandsmitglieder treten einem Vorstand bei, ohne zu wissen, dass sie die Verantwortung haben, sowohl eine persönliche Spende an die Organisation zu geben als auch bei der Mittelbeschaffung im Namen der Organisation zu helfen. Eine klare Aufgabenbeschreibung lässt keine Unklarheiten darüber aufkommen, was von einem Vorstandsmitglied erwartet wird, wenn es sich für die Mitarbeit im Vorstand entscheidet.

Sinnvoll einsetzen

Potenzielle Vorstandsmitglieder sollten die Stellenbeschreibung sorgfältig prüfen, bevor sie sich bereit erklären, dem Vorstand beizutreten. Sie ist ein entscheidendes Instrument im Rekrutierungsprozess, da sie klar zum Ausdruck bringt, was von allen Vorstandsmitgliedern in der Organisation erwartet wird. Es sollte keine Überraschungen geben, wenn der Kandidat Mitglied des Vorstands wird. Allzu oft hören wir Vorstandsmitglieder sagen: „Niemand hat mir gesagt, dass ich eine Spende machen muss“ oder „Niemand hat mir gesagt, dass ich in einem Ausschuss mitarbeiten muss“ oder „Ich wusste nicht, dass ich an allen Vorstandssitzungen teilnehmen muss“. Es ist an der Zeit, diese Erwartungen während des Rekrutierungsprozesses klarzustellen, damit ein potenzielles Vorstandsmitglied eine fundierte Entscheidung über sein Engagement in Ihrem Vorstand treffen kann.

Sobald die Person die Rolle angenommen hat, sollte das neue Vorstandsmitglied die Aufgabenbeschreibung bei der Orientierung für neue Vorstandsmitglieder sehen. Dies ist der richtige Zeitpunkt, um die Erwartungen an die Vorstandsmitglieder zu erläutern und den neuen Vorstandsmitgliedern die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen und den Umfang dessen, was von ihnen erwartet wird, vollständig zu verstehen.

Es ist ideal, eine Kopie der Aufgabenbeschreibung jährlich bei der ersten Vorstandssitzung des Jahres auszuhändigen, um alle an ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erinnern. Manche Organisationen lassen die Vorstandsmitglieder das Dokument unterschreiben, um zu bestätigen, dass sie es gelesen und akzeptiert haben.

Die Aufgabenbeschreibung sollte auch in einem Handbuch für Vorstandsmitglieder oder in Referenzmaterialien enthalten sein, sei es in einem physischen Notizbuch oder in einer digitalen Datei.

Wenn ein Vorstandsmitglied die formulierten Erwartungen nicht erfüllt, kann der Vorstandsvorsitzende die Aufgabenbeschreibung als Erinnerung verwenden. Sie kann als Ausgangspunkt für eine Diskussion dienen, indem sie die Erwartungen neu formuliert und es beiden Parteien ermöglicht, festzustellen, ob das Vorstandsmitglied bereit oder in der Lage ist, die Erwartungen zu erfüllen und weiterhin im Vorstand zu arbeiten.

Abschließende Gedanken

Beruflich gesehen würde niemand von uns jemanden einstellen, ohne deutlich zu machen, was erwartet wird. Dasselbe sollte auch für die Einstellung und Auswahl von Vorstandsmitgliedern für eine gemeinnützige Organisation gelten. Die Stellenbeschreibung für Vorstandsmitglieder ist der erste und wichtigste Schritt, um sicherzustellen, dass eine Organisation über einen leistungsstarken Vorstand verfügt – einen Vorstand, dessen Mitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird, und die sich für die Organisation und ihren Auftrag einsetzen.

Mehr von Amy Cahners und Susan Donahue finden Sie bei Cahners und Donahue Associates.