Mange mennesker roser Google Docs for dets alsidighed og den uvurderlige mulighed for at dele et dokument med bestemte personer, men disse delingsmuligheder, og hvordan de bruges, kan åbne døren for nogle store brud på privatlivets fred. Det er til tider skræmmende svært at bruge internettet i en professionel egenskab og undgå at være afhængig af Googles tjenester, men der er måder at gøre brug af disse værktøjer og beskytte personlige data på samme tid.
Google’s pakke af funktioner er nyttig for stort set alle med adgang til internettet. Virksomheden understøtter en guldgrube af gratis programmer til alle arbejdsområder, såsom Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps og selvfølgelig Google Docs. Alle disse værktøjer giver imponerende delingsmuligheder, der gør det muligt for brugerne at dele data og samarbejde om projekter, og nogle af dem er endda sjove at bruge.
Det giver desværre også de største risici at drage fordel af disse delingsmuligheder. I Google Docs er den nemmeste metode til deling af links at slå linkdeling til for at fremstille en unik URL-adresse for dokumentet og sende dette link til en kollega. Mens den direkte handling med at sende et link fra person til person er relativt sikker, hvis dokumentet har links, der går ud til andre websteder, sender et klik på disse links den tidligere URL-adresse (den, der blev oprettet privat for at dele selve dokumentet) til det nye webstedets mappe. Det er ikke en iboende skadelig praksis – det er bare en lidet kendt del af, hvordan internettet fungerer.
Sådan opretholder du privatlivets fred, når du sender Google Docs
En af de nemmeste og mest effektive måder at dele et Google Doc sikkert på er at dele det med bestemte personer. Der er et par måder at opnå dette på. Den hurtigste måde er at lade linkdeling være slået fra, og i stedet vælge “Specifikke personer” i indstillingerne for linkdeling. Dette kræver, at den anden part logger ind på en Google-konto, men hvis jobbet betyder, at der skal sendes følsomme oplysninger i et dokument, er det sandsynligvis det ekstra skridt værd. Hvis filen indeholder links, og brugeren klikker på disse, vil URL’en stadig fortælle andre websteder, hvor brugeren var, da han klikkede på linket, men det vil dog ikke give disse websteder mulighed for at læse selve dokumentet, da indstillingerne for deling af links er indstillet til kun at begrænse adgangen til de specifikke personer, der er valgt.
En anden mulighed er at gøre brug af Google Groups. Denne rute kræver også, at alle involverede skal logge ind med en Google-konto, men til gengæld oprettes der en liste over personer, som alting udelukkende kan deles til. Dette er en god mulighed, hvis jobbet kræver, at man ofte deler dokumenter med en stor gruppe mennesker. Hver gruppe vil have sin egen tilknyttede “@googlegroups”-e-mailadresse, så i stedet for at indsætte en bestemt persons e-mailadresse, når du vælger, hvor du vil dele et dokument, skal du blot bruge gruppens e-mailadresse. Det er en god idé at holde styr på gruppens medlemmer for at holde øje med, hvem der har adgang til de delte filer, og det er nemt at fjerne personer, der ikke længere er en del af projektet.
Som det typisk er tilfældet, når man kommunikerer online, er det vigtigt at være opmærksom på indstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger, når man deler oplysninger. Med smart brug af linkdeling kan Google Docs være både sikkert og trygt.
