Sæt, du er skoleleder på din skole. Du har fået ansvaret for at arrangere en udstilling. Hvad er den første ting, du gør? Du vil først forsøge at notere alle de opgaver, der skal udføres. Du vil notere detaljerne om opgaven og den person, der har fået det respektive ansvar. Du bruger også formel kommunikation til rektor, lærere og andre personer i stilling. På samme måde er vi i erhvervslivet også nødt til at notere detaljer og kommunikere til andre personer i organisationen. Denne måde at kommunikere på i erhvervslivet er et memorandum. I dette afsnit vil vi studere memorandum.
Memorandum
Et memorandum er et notat eller en optegnelse til fremtidig brug. For en organisation er det meget vigtigt at have en effektiv måde at kommunikere på. Det er et værktøj inden for kontoret. Det har en række formål.
Med enkle ord er et memorandum en skriftlig besked eller information fra en person eller afdeling til en anden i den samme virksomhed. Det er mindre formelt end et brev.
Et memorandum forkortes ofte som et notat. Effektive memoer angiver klart formålet i den første sætning.
Memorandums formål
En person skriver et memo med nogle formål for øje. Det bruges
- til at informere.
- til at spørge ind.
- Man kan bruge det til at rapportere.
- til at give forslag.
- til at minde.
- Man kan bruge det til at instruere.
- Man kan fremme goodwill ved hjælp af et memo.
- Til at kommunikere ideerne.
Fordele ved memoer
Anvendelse af memoer har en række fordele. Memoer er
- Memorandum er hurtigt.
- Det er et bekvemt kommunikationsmiddel.
- Det er billigt. Memoer bruges inden for en organisation, så man kan bruge papir af lav kvalitet.
- Det hjælper med at vedligeholde skriftlige optegnelser.
Dele af et memorandum
Der er hovedsageligt fem dele af et memorandum. De er
Overskriftssegmentet
Overskriftssegmentet i et notat har fire grundlæggende afsnit.
TIL: Læserens navne og stillingsbetegnelser
FROM: Afsenderens navn og stillingsbetegnelse
DATE: Fuldstændig dato
SUBJECT: Årsag til at skrive et notat
Opening Segment
I dette segment kan man finde formålet med notatet. Åbningsafsnittet indeholder grunden eller motivet til at skrive et memo. Det giver et kort overblik over memoet.
Kontekst
Det er begivenheden eller omstændighederne omkring det problem, som skribenten løser. Man skal tydeligt nævne konteksten.
Task Segment
Det er det segment, man skal medtage for at nævne trinene til løsning af problemet. Man skal kun medtage de nødvendige oplysninger. Lav en ordentlig planlægning, før du skriver et memo.
Summary Segment
Hvis et memo er på mere end en side, skal man inkludere et separat resumé-segment. Det er ikke nødvendigt for et kort memo. Det hjælper læseren til at forstå memoets hovedidé. Det hjælper også til at tage de nødvendige skridt.
Diskussionssegment
Det er den længste del af et memo. Den indeholder alle de detaljer, der understøtter idéerne. Husk at starte med generelle oplysninger og derefter gå til de mere specifikke. Den omfatter understøttende idéer, fakta og forskning.
Sluttende segment
Slut altid dit memo med høflige ord. Sørg for, at du gør færdiggørelsen af opgaven på en effektiv og nem måde. Prøv at lokke læseren til at foretage den positive handling.
Nødvendige bilag
Man kan også vedhæfte lister, grafer, tabeller osv. i slutningen af et memo. Lav en henvisning til dine bilag og tilføj en notering for dem.
Format for et memo
Vigtige punkter at huske
- Brug altid en klar og specifik emnelinje.
- Spild ikke læserens tid ved at bruge lange memoer. Vær klar og kortfattet.
- Brug den aktive stemme.
- Brug første person.
- Vær formel.
- Undgå slangord og venlige ord.
- Man bør bruge en omhyggelig og logisk opstilling af oplysningerne.
- Hold afsnittene korte.
- Man kan bruge opremsninger til afsnittene.
- Man kan bruge faste versaler og midterindrykning til vigtige detaljer.
- Brug af punktopstillinger til at gøre pointer.
- Slut altid notatet med høflige ord.
- Brug skrifttyper og farver til at tiltrække opmærksomhed.
- Undgå uhøflige og tankeløse memoer.
- Det er ikke nødvendigt med en komplimenterende afslutning eller en underskrift.
- Gennemlæs indholdet, før du sender det.
Løste eksempler til dig
Problem: Hvilket af følgende er sandt med hensyn til et memo?
- Langt og uformelt.
- Kort og uformelt.
- Kort og koncist.
- Alt ovenstående.
Løsning: iii. Kort og koncist.
Problem: Hvilket af følgende udsagn er sandt i et notat?
- Hele dokumentet er med enkelt mellemrum.
- Hele dokumentet er med dobbelt mellemrum.
- Kun hovedafsnittene er med dobbelt mellemrum.
- Alt er med dobbelt mellemrum bortset fra hovedafsnittet.
Løsning: iv. Alt er med dobbelt linje med undtagelse af hovedafsnittet.