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La mayoría de la gente quiere saber cuál es la mejor manera de programar su día para obtener la máxima productividad, y hay numerosos artículos y libros que afirman conocer el «horario perfecto». Pero la realidad es que no existe un método perfecto para todos. Dado que todos tenemos puntos fuertes y débiles particulares en lo que respecta a la gestión del tiempo y la productividad, lo que funciona para una persona podría ser un desastre total para otra.

La historia ha demostrado que las personas más productivas utilizan técnicas de programación muy diferentes en función de sus circunstancias, personalidades y niveles de energía. Winston Churchill, por ejemplo, trabajaba hasta altas horas de la noche y rompía su jornada con whisky y siestas. Toni Morrison empezaba a escribir antes del amanecer. No existe un horario único para la máxima productividad.

Queremos ayudarte a encontrar el método de programación que mejor te funcione. Queremos que consigas una productividad a velocidad de vértigo cada día. Con eso en mente, aquí hay cinco métodos diferentes de programación diaria que puedes probar. Algunos de estos métodos son bastante sencillos, mientras que otros están al borde de la locura.

Todo es cuestión de encontrar el que mejor se adapte.

El método de bloqueo del tiempo

El bloqueo del tiempo simplemente significa planificar su día por adelantado y dedicar horas específicas para realizar tareas específicas. Para ello es necesario determinar de antemano qué es lo que vas a realizar y cuándo exactamente lo harás. Una vez que las tenga en mente, introdúzcalas en su calendario y luego póngase a trabajar en esas tareas en el momento adecuado del día.

Cuando programe las tareas, es importante bloquear tanto los bloques proactivos como los reactivos. Los bloques proactivos son cuando te centras en las tareas importantes que debes realizar. Es cuando avanzas en proyectos importantes, redactas documentos importantes o esbozas un prototipo para tu próximo gran producto. Los bloques reactivos son aquellos en los que dejas tiempo para las solicitudes e interrupciones, como el correo electrónico y las reuniones improvisadas.

Por ejemplo, podrías programar tus tareas más exigentes para las dos primeras horas del día y revisar tu bandeja de entrada durante la tarde. Esto le permite trabajar sin distracciones y saber que llegará a cosas como el correo electrónico y las llamadas telefónicas.

Este método tiene la ventaja de ayudarle a saber exactamente cómo va a utilizar su tiempo y cuándo va a realizar tareas específicas. Las listas de tareas estándar le presentan una lista de tareas para completar en su propio tiempo. El bloqueo de tiempo le proporciona una lista de tareas y un marco de tiempo específico para completar cada tarea.

Al obligarse a trabajar dentro de una estructura rígida y a realizar las tareas en un tiempo determinado, se ve forzado a enfocar cada actividad con un láser.

El gurú de la productividad Cal Newport jura por el método de bloqueo de tiempo, diciendo:

A veces la gente me pregunta por qué me molesto con un nivel tan detallado de planificación. Mi respuesta es sencilla: genera una enorme cantidad de productividad. Estimo que una semana de trabajo de 40 horas bloqueadas produce la misma cantidad de rendimiento que una semana de trabajo de más de 60 horas realizada sin estructura.

Planificar tu día por adelantado con tu calendario puede ayudarte a centrarte en las tareas más importantes. «Se mire como se mire», dice el escritor de El arte de hacer menos, Ari Meisel, «las tareas implican una sincronización». (Su técnica consiste en utilizar FollowUp.cc para recibir recordatorios por correo electrónico de las tareas en el momento justo.)

El método de las tareas más importantes (MIT)

El método MIT consiste en centrarse en lo esencial. En lugar de escribir una enorme lista de tareas y tratar de hacerlas todas, determina las 1 a 3 tareas que son absolutamente esenciales y luego concéntrate implacablemente en esas tareas durante el día. No se trata de que nunca hagas más de tres tareas en un día, sino de que no hagas nada más hasta que hayas completado las tres tareas esenciales.

La realidad es que la mayoría de los días sólo hay unas pocas cosas esenciales que deben hacerse. Sí, hay mil voces que claman por nuestra atención, pero la mayoría de esas voces no son cruciales. Las notificaciones que llenan tu teléfono y los correos electrónicos que llenan tu bandeja de entrada pueden esperar. Si puede completar las 1-3 tareas esenciales, todo lo demás se convierte en algo secundario o incluso innecesario.

Este es el tema central del libro The ONE Thing de Gary Keller y Jay Papasan: «¿Cuál es la ÚNICA cosa que puede hacer esta semana de tal manera que al hacerla todo lo demás sería más fácil o innecesario?»

Una vez que determine sus 1-3 tareas más importantes, se programan primero en su día. Así avanza en los elementos esenciales antes de ser bombardeado por las distracciones. Puede utilizar esto junto con el método de bloqueo de tiempo, reservando sus horas iniciales para las tareas más importantes. El correo electrónico, las llamadas telefónicas y las reuniones vienen más tarde, después de haber completado las tareas esenciales.

Al centrarse obsesivamente en sus tareas más importantes, cada día es productivo. Nunca tendrás un día en el que pierdas el tiempo en tareas sin sentido. El experto en productividad James Clear lo expresa así:

Si cada día haces primero lo más importante, siempre conseguirás hacer algo importante. No sé tú, pero esto es muy importante para mí. Hay muchos días en los que pierdo horas tachando la 4ª, 5ª o 6ª tarea más importante de mi lista de tareas y nunca llego a hacer lo más importante.

Aplicaciones recomendadas para la gestión de tareas:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

La Técnica Pomodoro

La Técnica Pomodoro consiste en trabajar en breves, masivamente productivos, intensamente enfocados, y luego darse un breve descanso. Es increíblemente simple, en el sentido de que todo lo que requiere es un temporizador, y le permite dividir una gran tarea en intervalos manejables.

Así es como funciona:

• Elige una tarea

• Programa tu temporizador para 25 minutos

• Trabaja en la tarea hasta que el temporizador termine

• Toma un breve descanso (unos 5 minutos)

• Cada 4 sesiones Pomodoro, tome una pausa más larga (15-30 minutos)

Esta técnica le permite lograr una cantidad significativa en el transcurso del día sin dejar de tomar descansos adecuados. El tiempo relativamente corto de cada sesión también le permite concentrarse intensamente sin fatigarse mentalmente.

Algunas personas confían plenamente en la Técnica Pomodoro. Paul Klipp, presidente de la rama polaca de Lunar Logic, dice lo siguiente sobre el uso de Pomodoro:

Se podría pensar que una persona podría hacer 16 de estos ciclos en un día. Yo tengo suerte si consigo hacer más de dos en un día sin interrupciones. Pero en esos 50 minutos consigo hacer más cosas que en las otras siete horas de mi jornada laboral, al menos en lo que se refiere a avanzar en los aspectos más importantes de mis proyectos más importantes.

A pesar de su hermosa simplicidad, la Técnica Pomodoro tiene algunos inconvenientes. Se supone que las sesiones Pomodoro son periodos ininterrumpidos de concentración, lo que significa que no puedes hacer una pausa a mitad de la sesión y retomarla más tarde. Si un compañero de trabajo se detiene y le pide unos momentos de su tiempo, tiene que negarse cortésmente o detener la sesión por completo.

Sin embargo, como Klipp señaló anteriormente, es posible lograr una cantidad significativa en sólo unas pocas sesiones.

Aplicaciones Pomodoro recomendadas:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

Sesiones de concentración de 90 minutos

El cuerpo humano funciona en ciclos llamados «ritmos ultradianos». Durante cada uno de estos ciclos, hay un pico en el que estamos más energizados y un bajón en el que estamos agotados.

Con la técnica de concentración de 90 minutos, aprovecha al máximo los picos y bajones de energía que se producen a lo largo del día: Trabaja 90 minutos y luego descansa 20-30 minutos. En un estudio realizado en 1993 sobre el rendimiento máximo, Anders Ericcson señaló que esos períodos de descanso entre las sesiones de trabajo intenso son esenciales para mejorar.

La mayoría de las personas prestan poca atención a los ritmos naturales de su cuerpo y utilizan estimulantes como el café para superar los períodos de baja energía. Esto casi siempre resulta en un colapso total alrededor de las 2:30 pm, que se corresponde con un descenso en su ritmo ultradiano.

Trabajar en ráfagas de 90 minutos le permite correlacionar sus niveles máximos de energía con su lista de tareas, lo que le da un gran impulso a su productividad. Trabajas con tu cuerpo en lugar de contra él.

Como dice el estratega digital Tom Gibson:

Tenemos que empezar a pensar en la productividad y el rendimiento en términos cíclicos, en lugar de lineales. Muchos ya reconocen que tienen momentos álgidos durante el día en los que son mejores trabajadores. Otras veces, son mejores pensadores. Otras veces, lo único que se les da bien es Netflix.

Hemos sido entrenados por la jornada laboral de 8 horas para asumir que debemos trabajar de forma constante desde las 8 de la mañana hasta las 5 de la tarde con sólo un descanso para comer, para ejercer el máximo rendimiento desde el principio hasta el final de la jornada laboral. Y aunque este método permite ciertamente a los directivos estar encima de los empleados, dificulta la productividad.

Por supuesto, este sistema tiene sus inconvenientes. Si tu jefa entra en tu oficina y te encuentra durmiendo la siesta en el suelo, puede que no le haga gracia, incluso cuando le expliques que estás trabajando en conjunción con tus ritmos ultradianos (y, podríamos añadir, mejorando tu memoria). Y habrá fechas límite que no te den otra opción que ponerte a trabajar.

Pero cuando no te encuentres contra el reloj, puede que quieras tener en cuenta los ritmos naturales de tu cuerpo a la hora de decidir tu método de programación. Puede que su cuerpo no se adapte exactamente a los ciclos de 90 minutos, pero controle sus niveles de energía a lo largo del día durante unas semanas para ver si puede encontrar un patrón para usted.

Método de sueño polifásico

Este es un método de programación un tanto extraño que sólo funciona para algunas personas selectas, pero si funciona para usted, logrará cantidades poco comunes de productividad en un solo día.

La mayoría de las personas son durmientes monofásicos, lo que significa que obtienen su sueño diario en un trozo (o fase). Los durmientes bifásicos duermen en dos partes más pequeñas, como 4 horas por la mañana y 4 horas por la noche. Los durmientes polifásicos llevan este método al extremo, dividiendo el sueño en múltiples fases cortas, lo que permite dormir menos en general y aumentar significativamente la productividad. La cantidad de sueño en cada fase puede variar, ya que algunas personas duermen sólo en siestas de 20 minutos y otras toman trozos de sueño más grandes y luego los complementan con siestas.

Eugene Dubovoy es un gestor de proyectos de Rusia que ha adoptado un horario polifásico en el que duerme 3,5 horas cada noche, complementadas con tres siestas de 20 minutos durante el día. Como resultado, tiene mucho más tiempo a su disposición y consigue hacer mucho más de lo que haría de otro modo. Como dijo a Business Insider: «El mayor beneficio es que tengo unos dos meses de tiempo extra cada año. El tiempo es el recurso más valioso de nuestras vidas»

Chris Jeub, otro durmiente polifásico, está de acuerdo: «Mi horario de sueño polifásico me hace sentir sano y alerta, me ha proporcionado un sueño más satisfactorio y me ha ayudado a aumentar mi productividad hasta en 28 horas a la semana»

Este horario tiene algunos inconvenientes muy evidentes. Steve Pavlina señaló el reto que supone tener este tipo de horario y a la vez mantener un horario familiar sano. Y si se pierde alguna de las sesiones de sueño programadas, puede alterar significativamente su horario de sueño.

Pero este horario también tiene algunas ventajas enormes, como conseguir horas extra cada día. Si sólo duerme cuatro horas al día, añadirá aproximadamente 28 horas extra a su semana (asumiendo que normalmente duerme 8 horas).

Encontrar la mezcla ideal

Crear su horario más productivo podría significar crear híbridos de algunos de estos métodos. El método MIT funciona bien con el método de bloqueo de tiempo. Tres sesiones Pomodoro caben perfectamente en una sesión de trabajo de 90 minutos. Y el Método Polifásico… bueno, puede que estés solo en esto.

Pero es crucial que programes tu día. Como dice el autor de Essentialism, Greg McKeown: «Si no priorizas tu vida, alguien lo hará».

Al establecer un horario diario, te aseguras de que eres tú quien prioriza tu vida.

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Este post fue publicado originalmente en noviembre de 2016 y actualizado en marzo de 2019. Imagen del reloj por Wil Stewart vía Unsplash. Foto del temporizador pomodoro por David Svensson. Ilustración del ritmo ultradiano por Officevibe. Ilustración del sueño polifásico vía Wikimedia.