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Suponga que usted es el director o directora de su escuela. Se te ha encomendado la responsabilidad de organizar una exposición. ¿Qué es lo primero que harás? Primero intentarás anotar todas las tareas que hay que hacer. Anotarás los detalles de la tarea y la persona a la que se le ha asignado la responsabilidad correspondiente. Además, se utiliza la comunicación formal con el director, los profesores y otras personas en posición. Del mismo modo, en la empresa también hay que anotar los detalles y comunicarlos a otras personas de la organización. Esta forma de comunicación en los negocios es el memorándum. En esta sección, estudiaremos el memorándum.

Memorándum

Un memorándum es una nota o un registro para uso futuro. Para una organización, es muy importante tener una forma eficiente de comunicación. Es una herramienta intraoficina. Tiene varios propósitos.

En palabras sencillas, un memorando es un mensaje o información escrita de una persona o departamento a otro de la misma empresa. Es menos formal que una carta.

Un memorando suele abreviarse como memo. Los memorándums eficaces exponen claramente el objetivo en la primera frase.

Propósito del memorándum

Una persona escribe un memorándum con algunos propósitos en mente. Se utiliza

• Para informar.
• Para preguntar.
• Se puede utilizar para informar.
• Para dar sugerencias.
• Para recordar.
• Se puede utilizar para instruir.
• Uno puede promover la buena voluntad usando un memo.
• Para comunicar las ideas.

Ventajas de los Memos

Usar memos tiene una serie de ventajas. Los memos son

• El memorándum es rápido.
• Es un medio de comunicación conveniente.
• Es barato. Los memorandos se utilizan dentro de una organización, por lo que se puede utilizar papel de baja calidad.
• Ayuda a mantener registros escritos.

Partes del memorando

Hay principalmente cinco partes de un memorando. Son

Segmento de encabezamiento

El segmento de encabezamiento de un memorando tiene cuatro secciones básicas.

Para: Nombres y cargos de los lectores

De: nombre y cargo del remitente

FECHA: Fecha completa

Asunto: Motivo de la redacción del memorándum

Segmento de apertura

En este segmento se encuentra el propósito del memorándum. El párrafo de apertura incluye la razón o el motivo de escribir un memo. Da una breve visión general del memo.

Contexto

Es el evento o circunstancia del problema que el escritor está resolviendo. Uno debe mencionar claramente el contexto.

Segmento de la tarea

Es el segmento que uno debe incluir para mencionar los pasos para resolver el problema. Hay que incluir sólo la información necesaria. Haga una planificación adecuada antes de escribir un memo.

Segmento de resumen

Si un memo tiene más de una página, uno debe incluir un segmento de resumen separado. No es necesario para un memorándum corto. Ayuda al lector a entender la idea principal del memorándum. Además, ayuda a dar los pasos necesarios.

Segmento de discusión

Es la parte más larga de un memorándum. Incluye todos los detalles que apoyan las ideas. Recuerda que debes empezar con información general y luego ir a una más específica. Incluye ideas de apoyo, hechos e investigación.

Segmento de cierre

Termina siempre tu memorándum con palabras de cortesía. Asegúrate de hacer la finalización de la tarea de una manera eficiente y fácil. Intente atraer al lector para que realice una acción positiva.

Anexos necesarios

También puede adjuntar listas, gráficos, tablas, etc. al final de un memorándum. Haga una referencia a sus anexos y añada una anotación para ellos.

El formato de un Memo

Puntos importantes a recordar

• Utilice siempre un asunto claro y específico.
• No haga perder el tiempo al lector utilizando memos largos. Sé claro y conciso.
• Utiliza la voz activa.
• Utiliza la primera persona.
• Sé formal.
• Evita las jergas y las palabras amables.
• Hay que utilizar una disposición cuidadosa y lógica de la información.
• Mantén los párrafos cortos.
• Se pueden utilizar enumeraciones para los párrafos.
• Se pueden utilizar mayúsculas sólidas y sangría central para los detalles importantes.
• Se pueden utilizar viñetas para puntualizar.
• Siempre se debe terminar el memorándum con palabras amables.
• Utilice fuentes de texto y colores para atraer la atención.
• Evite los memos groseros y desconsiderados.
• No necesita un cierre de cortesía ni una firma.
• Lea el contenido antes de enviarlo.

Ejemplos resueltos para usted

Problema: ¿Cuál de las siguientes opciones es cierta respecto a un memorándum?

1. Largo e informal.
2. Corto e informal.
3. Corto y conciso.
4. Todo lo anterior.

Solución: iii. Corto y conciso.

Problema: ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es cierta en un memorándum?

1. Todo el documento está a un solo espacio.
2. Todo el documento está a doble espacio.
3. Sólo los párrafos del cuerpo están a doble espacio.
4. Todo está a doble espacio excepto el párrafo del cuerpo.

Solución: iv. Todo está a doble espacio excepto el párrafo del cuerpo.