Mucha gente elogia Google Docs por su versatilidad y la inestimable opción de compartir un documento con personas concretas, pero esas opciones de uso compartido, y cómo se utilizan, pueden abrir la puerta a algunas enormes violaciones de la privacidad. A veces resulta terriblemente difícil utilizar Internet en el ámbito profesional y evitar depender de los servicios de Google, pero hay formas de utilizar esas herramientas y proteger los datos personales al mismo tiempo.
El conjunto de funciones de Google es útil para casi cualquier persona con acceso a Internet. La empresa cuenta con un tesoro de programas gratuitos para todas las líneas de trabajo, como Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps y, por supuesto, Google Docs. Todas estas herramientas ofrecen impresionantes opciones de compartición que permiten a los usuarios compartir datos y colaborar en proyectos, y algunas son incluso divertidas de usar.
Desgraciadamente, aprovechar estas opciones para compartir también produce los mayores riesgos. En Google Docs, el método más sencillo para compartir enlaces es activar el uso compartido de enlaces para producir una URL única para el documento y enviar ese enlace a un colega. Aunque la acción directa de enviar un enlace de persona a persona es relativamente segura, si ese documento tiene algún enlace que vaya a otros sitios web, al hacer clic en esos enlaces se envía la URL anterior (la que se creó de forma privada para compartir el propio documento) al directorio del nuevo sitio. No se trata de una práctica intrínsecamente nefasta, sino de una parte poco conocida del funcionamiento de Internet.
Cómo mantener la privacidad al enviar documentos de Google
Una de las formas más fáciles y eficaces de compartir un documento de Google de forma segura es compartirlo con personas concretas. Hay varias formas de conseguirlo. La forma más rápida es mantener desactivado el uso compartido de enlaces y, en su lugar, seleccionar «Personas específicas» en las opciones de uso compartido de enlaces. Esto requiere que la otra parte acceda a una cuenta de Google, pero si el trabajo implica el envío de información sensible en un documento, es probable que valga la pena el paso adicional. Si el archivo incluye enlaces y el usuario hace clic en ellos, la URL seguirá indicando a otros sitios web dónde se encontraba el usuario cuando hizo clic en el enlace, pero no permitirá que esos sitios lean el documento en sí, ya que las opciones para compartir enlaces se han configurado para limitar el acceso sólo a las personas específicas elegidas.
Otra opción es hacer uso de Grupos de Google. Esta vía también requiere que todos los implicados inicien sesión con una cuenta de Google, pero a cambio se crea una lista de personas a las que se les puede compartir exclusivamente cualquier cosa. Esta es una gran opción si el trabajo requiere compartir frecuentemente documentos con un gran grupo de personas. Cada grupo tendrá su propia dirección de correo electrónico «@googlegroups» asociada, por lo que en lugar de introducir la dirección de correo electrónico de una persona concreta al elegir dónde compartir un documento, basta con utilizar el correo electrónico del grupo. Es una buena idea hacer un seguimiento de los miembros del grupo para saber quién tiene acceso a los archivos compartidos, y es fácil eliminar a las personas que ya no forman parte del proyecto.
En definitiva, como suele ocurrir cuando se comunica en línea, es fundamental tener en cuenta la configuración de la privacidad al compartir información. Con un uso inteligente de los enlaces compartidos, Google Docs puede ser seguro y protegido.
