Free Press

Vähemmistö ihmisistä haluaa tietää parhaan tavan aikatauluttaa päivänsä maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi, ja lukuisissa artikkeleissa ja kirjoissa väitetään tietävän ”täydellisen aikataulun”. Todellisuudessa ei kuitenkaan ole olemassa täydellistä menetelmää kaikille. Koska meillä kaikilla on erityisiä vahvuuksia ja heikkouksia ajanhallinnan ja tuottavuuden suhteen, se, mikä toimii yhdelle ihmiselle, voi olla toiselle täysi katastrofi.

Historia on osoittanut, että tuottavimmat ihmiset käyttävät täysin erilaisia aikataulutustekniikoita olosuhteista, persoonallisuudesta ja energiatasosta riippuen. Esimerkiksi Winston Churchill työskenteli myöhään yöhön ja katkaisi päivänsä viskillä ja päiväunilla. Toni Morrison aloitti kirjoittamisen ennen aamunkoittoa. Ei ole olemassa ”yhtä kaikille sopivaa aikataulua” maksimaalisen tuottavuuden saavuttamiseksi.

Tahdomme auttaa sinua löytämään sinulle parhaiten sopivan aikataulutusmenetelmän. Haluamme nähdä sinun saavuttavan poimunopeuden tuottavuuden joka päivä. Tätä silmällä pitäen tässä on viisi erilaista päivittäistä aikataulutusmenetelmää, joita voit kokeilla. Jotkut näistä menetelmistä ovat melko suoraviivaisia, kun taas toiset ovat suorastaan hulluuden rajamailla.

Kaikkein tärkeintä on löytää sopiva tapa.

Aikataulumenetelmä

Aikataulumenetelmä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että suunnittelet päiväsi etukäteen ja varaat tietyt tunnit tiettyjen tehtävien suorittamiseen. Tämän tekeminen edellyttää, että määrittelet etukäteen, mitä aiot suorittaa ja tarkalleen milloin aiot suorittaa sen. Kun sinulla on nämä mielessäsi, merkitse ne kalenteriisi ja ryhdy sitten työstämään näitä tehtäviä sopivaan aikaan päivän aikana.

Tehtäviä aikatauluttaessasi on tärkeää blokata sekä ennakoivia että reaktiivisia blokkeja. Proaktiivisissa lohkoissa keskityt tärkeisiin tehtäviin, jotka sinun on saatava tehtyä. Tällöin edistyt tärkeissä projekteissa, laadit tärkeitä asiakirjoja tai hahmotat prototyypin seuraavaa suurta tuotetta varten. Reaktiiviset lohkot ovat tilanteita, joissa jätät aikaa pyynnöille ja keskeytyksille, kuten sähköpostille ja improvisoiduille kokouksille.

Voit esimerkiksi ajoittaa haastavimmat tehtävät päivän kahdelle ensimmäiselle tunnille ja kyntää postilaatikkosi läpi iltapäivällä. Näin voit työskennellä häiriöttä ja tiedät silti, että ehdit käsitellä sähköpostin ja puheluiden kaltaisia asioita.

Tämän menetelmän etuna on, että sen avulla tiedät tarkalleen, miten aiot käyttää aikasi ja milloin aiot suorittaa tietyt tehtävät. Tavalliset tehtävälistat esittävät sinulle luettelon tehtävistä, jotka voit suorittaa omalla ajallasi. Aikataulutus antaa sinulle luettelon tehtävistä ja tietyn aikataulun kunkin tehtävän suorittamiseksi.

Pakottaessasi itsesi työskentelemään jäykän rakenteen sisällä ja suorittamaan tehtävät tietyssä ajassa, sinun on pakko keskittyä laserilla jokaiseen toimintoon.

Tuottavuusguru Cal Newport vannoo aikataulutusmenetelmän nimeen sanomalla:

Joskus ihmiset kyselevät, miksi vaivaudun näin yksityiskohtaisen suunnittelun kanssa. Vastaukseni on yksinkertainen: se tuottaa valtavasti tuottavuutta. Arvioni mukaan 40 tunnin aikablokattu työviikko tuottaa saman määrän tuotosta kuin yli 60 tunnin työviikko, jota harjoitetaan ilman rakennetta.

Päivän suunnittelu etukäteen kalenterin avulla voi auttaa sinua keskittymään niihin tehtäviin, joilla on eniten merkitystä. ”Katsoitpa sitä miten tahansa”, Art of Less Doing -kirjoittaja Ari Meisel sanoo, ”tehtäviin liittyy ajoitus”. (Hänen tekniikkansa on käyttää FollowUp.cc:tä saadakseen sähköpostitse muistutuksia tehtävistä juuri oikeaan aikaan.)

The Most Important Task Method (MIT)

MIT-menetelmässä keskitytään olennaiseen. Sen sijaan, että kirjoittaisit massiivisen tehtävälistan ja yrittäisit saada kaiken tehtyä, määrittele 1-3 tehtävää, jotka ovat ehdottoman tärkeitä, ja keskity sitten hellittämättä näihin tehtäviin päivän aikana. Kyse ei ole siitä, ettet tekisi koskaan enempää kuin kolmea tehtävää päivässä, vaan siitä, ettet tee mitään muuta ennen kuin olet suorittanut nämä kolme olennaista tehtävää.

Todellisuus on se, että useimpina päivinä on vain muutama olennainen asia, jotka on tehtävä. Kyllä, tuhat ääntä huutaa huomiomme perään, mutta suurin osa noista äänistä ei ole ratkaisevia. Puhelimesi räjäyttävät ilmoitukset ja postilaatikkosi täyttävät sähköpostit voivat kaikki odottaa. Jos saat tehtyä 1-3 olennaista tehtävää, kaikesta muusta tulee toissijaista tai jopa tarpeetonta.

Tämä on Gary Kellerin ja Jay Papasanin The ONE Thing -kirjan ydinteema: ”Mikä on se YKSI asia, jonka voit tehdä tällä viikolla niin, että tekemällä sen kaikki muu olisi helpompaa tai tarpeetonta?”

Kun määrittelet 1-3 tärkeintä tehtävääsi, ne ajoitetaan ensimmäisinä päivääsi. Sen jälkeen edistyt olennaisissa asioissa ennen kuin häiriötekijät pommittavat sinua. Voit käyttää tätä yhdessä ajanestomenetelmän kanssa, jolloin säästät ensimmäiset tunnit tärkeimpiin tehtäviin. Sähköpostit, puhelut ja kokoukset tulevat myöhemmin, kun olet suorittanut olennaiset tehtävät.

Keskittymällä pakkomielteisesti tärkeimpiin tehtäviisi jokainen päivä on tuottava. Sinulla ei ole koskaan päivää, jolloin tuhlaat aikaa merkityksettömiin tehtäviin. Tuottavuusasiantuntija James Clear ilmaisee asian näin:

Jos teet joka päivä tärkeimmän asian ensin, saat aina jotain tärkeää tehtyä. En tiedä sinusta, mutta minulle tämä on iso asia. On monia päiviä, jolloin tuhlaan tunteja pyyhkimällä pois tehtävälistani 4., 5. tai 6. tärkeimmän tehtävän, enkä koskaan pääse tekemään sitä tärkeintä asiaa.

Suositellut tehtävienhallintasovellukset:

• OmniFocus

• Things

• Todoist

The Pomodoro Technique

The Pomodoro Technique is all about working in short, massiivisen tuottavia, intensiivisesti keskittyneitä pätkiä ja antaa sitten itselleen lyhyt tauko. Se on uskomattoman yksinkertainen, sillä se vaatii vain ajastimen, ja sen avulla voit pilkkoa suuren tehtävän hallittaviin jaksoihin.

Näin se toimii:

• Valitse tehtävä

• Aseta ajastin 25 minuutiksi

• Työstä tehtävää, kunnes ajastin loppuu

• Pitäkää lyhyt tauko (n. 5 minuuttia)

• Joka neljäs Pomodoro-istunto, pidä pidempi tauko (15-30 minuuttia)

Tämän tekniikan avulla saat päivän aikana aikaan huomattavan määrän ja pidät silti riittävästi taukoja. Kunkin istunnon suhteellisen lyhyt kesto antaa sinulle myös mahdollisuuden keskittyä intensiivisesti ilman, että väsyt henkisesti.

Jotkut ihmiset vannovat ehdottomasti Pomodoro-tekniikan nimeen. Paul Klipp, Lunar Logicin Puolan sivuliikkeen johtaja, sanoo Pomodoron käytöstä näin:

Voi ajatella, että henkilö voisi tehdä 16 tällaista jaksoa päivässä. Minä olen onnekas, jos saan enemmän kuin kaksi päivässä ilman keskeytyksiä. Mutta noissa 50 minuutissa saan enemmän aikaan kuin työpäiväni muissa seitsemässä tunnissa, ainakin mitä tulee tärkeimpien projektieni tärkeimpien osa-alueiden etenemiseen.”

Hienosta yksinkertaisuudestaan huolimatta Pomodoro-tekniikalla on joitakin huonoja puolia. Pomodoro-istuntojen on tarkoitus olla keskeytymättömiä keskittymisjaksoja, eli et voi pitää taukoa kesken istunnon ja jatkaa sitä myöhemmin uudelleen. Jos työkaveri pysähtyy ja pyytää hetken aikaa, sinun on joko kieltäydyttävä kohteliaasti tai keskeytettävä istunto kokonaan.

Kuten Klipp edellä totesi, on kuitenkin mahdollista saada aikaan huomattavan paljon muutamassa istunnossa.

Suositellut Pomodoro-sovellukset:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90-minuuttiset fokusistunnot

Ihmisruumis toimii sykleillä, joita kutsutaan ”ultradianssiksi”. Jokaisen tällaisen syklin aikana on huippu, jolloin olemme energisimpiä, ja pohjakosketus, jolloin olemme uupuneita.

90-minuutin fokusointitekniikalla hyödynnät päivän aikana esiintyvät energiapiikit ja -kaudet täysimääräisesti: Työskentele 90 minuuttia ja lepää sitten 20-30 minuuttia. Keskustellessaan huippusuorituskyvystä vuonna 1993 tehdyssä tutkimuksessa Anders Ericcson huomautti, että nämä intensiivisten työjaksojen välissä olevat lepojaksot ovat välttämättömiä parantamisen kannalta.

Vähemmistö ihmisistä ei kiinnitä juurikaan huomiota elimistönsä luonnollisiin rytmeihin, ja he käyttävät piristeitä, kuten kahvia, saadakseen virtaa energiavajeiden jaksojen yli. Tämä johtaa lähes aina täydelliseen romahdukseen noin kello 14.30, mikä vastaa ultradiaanisen rytmisi pohjakosketusta.

Työskentelemällä 90 minuutin jaksoissa voit suhteuttaa maksimienergiatasosi tehtäväluetteloosi, mikä antaa sitten tuottavuudellesi merkittävän sysäyksen. Työskentelet kehosi kanssa sen sijaan, että työskentelisit sitä vastaan.

Kuten digistrategi Tom Gibson asian ilmaisee:

Meidän on alettava ajatella tuottavuutta ja tuotosta syklisesti eikä lineaarisesti. Monet tunnistavat jo nyt, että heillä on päivän aikana huippuaikoja, jolloin he ovat parempia työntekijöitä. Muina aikoina he ovat parempia ajattelijoita. Toisina aikoina he ovat hyviä vain Netflixissä.

Kahdeksan tunnin työpäivä on opettanut meidät olettamaan, että meidän pitäisi työskennellä tasaisesti aamukahdeksasta viiteen iltapäivällä ja pitää vain lounastauko, jotta saisimme aikaan maksimaalisen tuotoksen työpäivän alusta loppuun. Ja vaikka tämä menetelmä antaa toki esimiehille mahdollisuuden pysyä työntekijöiden perässä, se haittaa tuottavuutta.

Tämässä järjestelmässä on tietysti myös haittansa. Jos pomosi tulee toimistoosi ja löytää sinut torkkumasta lattialla, hän ei ehkä ole tyytyväinen, vaikka selittäisitkin, että työskentelet yhdessä ultradiaanisen rytmisi kanssa (ja, voisimme lisätä, parannat samalla muistiasi). Ja tulee määräpäiviä, jotka eivät anna sinulle muuta vaihtoehtoa kuin painaa nenäsi hiomakiveen.

Mutta kun et löydä itseäsi kelloa vasten, sinun kannattaa ehkä ottaa huomioon kehosi luonnolliset rytmit, kun päätät aikataulutavasta. Kehosi ei välttämättä noudata täsmälleen 90 minuutin syklejä, mutta seuraa energiatasojasi päivän mittaan muutaman viikon ajan, jotta näet, löydätkö itsellesi mallin.

Polyfaattinen unimenetelmä

Tämä on jokseenkin omituinen aikataulutusmenetelmä, joka toimii vain muutamilla valikoiduilla ihmisillä, mutta jos se toimii sinulle, saavutat harvinaisen paljon tuottavuutta yhden päivän aikana.

Useimmat ihmiset ovat monofaasisia nukkujia, mikä tarkoittaa sitä, että he saavat päivittäisen unensa yhdestä pätkästä (tai vaiheesta). Bifaasiset nukkujat saavat unensa kahdessa pienemmässä osassa, esimerkiksi 4 tuntia aamulla ja 4 tuntia myöhään illalla. Polyfaasiset nukkujat vievät tämän menetelmän äärimmilleen ja jakavat unen useisiin lyhyisiin vaiheisiin, jolloin he nukkuvat kaiken kaikkiaan vähemmän ja tuottavuus paranee merkittävästi. Unen määrä kussakin vaiheessa voi vaihdella, ja jotkut nukkuvat vain 20 minuutin päiväunia, kun taas toiset nappaavat isompia unipätkiä ja täydentävät niitä päiväunilla.

Eugene Dubovoy on venäläinen projektipäällikkö, joka on ottanut käyttöön polyfaasisen nukkumisaikataulun, jossa hän nukkuu 3,5 tuntia joka yö, jota täydennetään kolmella 20 minuutin päiväunella päivän aikana. Tämän seurauksena hänellä on huomattavasti enemmän aikaa käytettävissään ja hän saa paljon enemmän aikaan kuin muuten. Kuten hän kertoi Business Insiderille: ”Suurin hyöty on se, että minulla on noin kaksi kuukautta ylimääräistä aikaa joka vuosi. Aika on arvokkain resurssi elämässämme.”

Chris Jeub, toinen polyfaasinen nukkuja, on samaa mieltä: ”Monifaasinen uniaikatauluni on saanut minut tuntemaan itseni terveeksi ja vireäksi, se on antanut minulle tyydyttävämpää unta ja auttanut lisäämään tuottavuuttani jopa 28 tunnilla viikossa.”

Tällä aikataululla on joitakin hyvin ilmeisiä haittoja. Steve Pavlina totesi, että tämäntyyppisen aikataulun noudattaminen on haastavaa, kun samalla pitää yllä järkevää perheaikataulua. Ja jos jätät väliin jonkun suunnitelluista unijaksoista, se voi horjuttaa merkittävästi uniaikatauluasi.

Mutta tällä aikataululla on myös joitain massiivisia etuja, kuten ylimääräisten tuntien saaminen joka päivä. Jos nukut vain neljä tuntia päivässä, lisäät viikkoosi noin 28 lisätuntia (olettaen, että nukut normaalisti 8 tuntia).

Ideaalisen yhdistelmän löytäminen

Tuottavimman aikataulusi luominen saattaa tarkoittaa joidenkin näiden menetelmien hybridien luomista. MIT-menetelmä toimii hyvin Time Blocking -menetelmän kanssa. Kolme Pomodoro-istuntoa mahtuu näppärästi 90 minuutin työjaksoon. Ja polyfaasimenetelmä… no, siinä saatat olla omillasi.

Mutta on ratkaisevan tärkeää, että aikataulutat päiväsi. Kuten Essentialism-kirjailija Greg McKeown sanoo: ”Jos sinä et aseta elämääsi tärkeysjärjestykseen, joku muu tekee sen.”

Määrittelemällä päivittäisen aikataulun varmistat, että sinä olet se, joka asettaa elämäsi tärkeysjärjestykseen.

Jatka lukemista:

• Puheenjohtajan tuottavuus: How America’s Leaders Balance Priorities to Get More Done

• Tuottavuus ja ergonomia: The Best Way to Organize Your Desk

• How to Avoid the 9 Things That Hurt Productivity Most

Tämä viesti on julkaistu alun perin marraskuussa 2016 ja päivitetty maaliskuussa 2019. Katso kuva Wil Stewart via Unsplash. Pomodoro-ajastimen kuva: David Svensson. Ultradiaanisen rytmin kuvitus by Officevibe. Polyfaattisen unen kuvitus Wikimedian kautta.