Käytä hallituksen jäsenten tehtäväkuvauksia roolien ja odotusten selventämiseen
Ensimmäinen kysymys, jonka tyypillisesti kysymme hallituksen rooleja ja vastuualueita käsittelevissä koulutustilaisuuksissamme ja työpajoissa, on: Onko teillä hallituksen jäsenen toimenkuva? Useimmiten vastaus on selvä ”ei.”
Tilaisuuksiemme päätteeksi kerromme osallistujille, että jos he eivät tee mitään muuta lähtiessään, toivomme, että he palaavat takaisin ja laativat tehtäväkuvaukset – ei vain hallituksen jäsenille, vaan myös toimihenkilöille ja valiokunnille. Näin hallituksen jäsenet voivat ymmärtää oikeudelliset, uskotut ja eettiset velvollisuutensa sekä sitoutumisensa ajan, varojen ja lahjakkuuden suhteen.
Miksi vaivautua laatimaan hallituksen jäsenen toimenkuvaus?
Miksi katsomme, että hallituksen jäsenen toimenkuvaus on niin kriittinen tekijä tehokkaan hallituksen luomisessa? Suoraan sanottuna ilman sitä on:
- Ei selkeyttä odotuksista, joita järjestö asettaa hallituksen jäsenille
- Ei pohjaa vastuuvelvollisuudelle, kun hallituksen jäsen ei suoriudu odotusten mukaisesti
- Ei eroa ja rajanvetoa hallituksen jäsenten roolin ja toiminnanjohtajan ja henkilöstön roolin välillä
Tämä selkeyden ja vastuuvelvollisuuden puute voi aiheuttaa sekaannusta ja tuhlaa hallituksen ja järjestön aikaa ja energiaa.
Mikä on ei-niin-salainen resepti?
BoardSourcen mukaan hallituksella on neljä päävastuuta:
- Toiminta-ajatus: luo selkeä, ytimekäs toiminta-ajatus, joka ilmaisee organisaation keskeiset arvot ja olemassaolon syyn, ja käy tätä toiminta-ajatusta säännöllisesti läpi ja tarkistaa sitä tarvittaessa
- Valvonta: luo asianmukaiset tarkastukset ja tasapainotukset sen varmistamiseksi, että organisaatiota johdetaan hyvin ja sen toiminta-ajatusta toteutetaan
- Resurssien kehittäminen: varmistaa, että järjestöllä on taloudelliset ja inhimilliset resurssit, joita se tarvitsee tehtävänsä täyttämiseen
- Ulkoistaminen: pitää yhteyttä ulkoiseen yhteisöön järjestön tehtävän, arvojen ja ohjelmien edistämiseksi (esimerkiksi rekrytoimalla uusia hallituksen jäseniä, vapaaehtoistyöntekijöitä ja lahjoittajia, laajentamalla järjestön tukijaverkostoa)
Kullakin jäsenellä on kriittinen rooli edellä kuvattujen hallituksen yleisten vastuualueiden edistämisessä. Tehokkaassa hallituksen jäsenen toimenkuvassa hahmotellaan erityisesti ne velvoitteet, jotka kunkin jäsenen odotetaan täyttävän näillä neljällä hallituksen johtamisen osa-alueella.
Mitä varainhankinnan vastuualueita siihen tulisi sisällyttää?
Esimerkiksi mitä varainhankintaan liittyviä vastuita tulisi sisällyttää toimenkuvaan? Ehdotamme seuraavaa.
Hallintoneuvoston tehtävänä on huolehtia varainhankinnan edunvalvonnasta:
- Varmista, että käytössä on vuosittainen varainhankintasuunnitelma.
- Valvokaa suunnitelman tuloksia.
Avustaa yksittäisenä hallituksen jäsenenä järjestön varainhankintaa:
- Tunnista ja hoida suhteita potentiaalisiin lahjoittajiin.
- Tukea järjestön vuosittaista lahjoitusohjelmaa antamalla mahdollisimman anteliaasti.
- Käydä varainkeruutapahtumissa.
Varainhankintaan liittyvien odotusten selkeä artikulointi on erityisen tärkeää. Monet hallituksen jäsenet liittyvät hallitukseen tietämättöminä siitä, että heillä on velvollisuus sekä antaa henkilökohtainen lahja järjestölle että auttaa varainhankinnassa järjestön puolesta. Selkeä toimenkuva ei jätä epäselvyyttä siitä, mitä hallituksen jäseneltä odotetaan, jos hän päättää toimia hallituksessa.
Hyödyntäminen
Potentiaalisten hallituksen jäsenten tulisi tutustua toimenkuvaan huolellisesti ennen kuin he suostuvat liittymään hallitukseen. Se on kriittinen väline rekrytointiprosessissa, koska siinä ilmaistaan selkeästi, mitä kaikilta hallituksen jäseniltä odotetaan organisaatiossa. Yllätyksiä ei pitäisi tulla, kun ehdokkaasta tulee hallituksen jäsen. Liian usein kuulemme hallituksen jäsenten sanovan: ”Kukaan ei kertonut minulle, että minun pitäisi tehdä lahjoitus” tai ”Kukaan ei kertonut minulle, että minun pitäisi toimia komiteassa” tai ”En tiennyt, että minun pitäisi osallistua kaikkiin hallituksen kokouksiin”. Odotukset on hyvä tehdä selväksi jo rekrytointiprosessin aikana, jolloin tuleva hallituksen jäsen voi tehdä tietoon perustuvan päätöksen sitoutumisestaan hallitukseen.
Kun henkilö on hyväksynyt tehtävän, uuden hallituksen jäsenen olisi nähtävä toimenkuva uuden hallituksen jäsenen perehdytyksessä. Nyt on aika syventyä hallituksen jäsenen odotuksiin ja antaa uusille hallituksen jäsenille mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ymmärtää täysin, mitä heiltä odotetaan.
On ihanteellista antaa kopio toimenkuvasta uudelleen vuosittain vuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa, jotta kaikkia muistutetaan heidän rooleistaan ja velvollisuuksistaan. Jotkin organisaatiot päättävät pyytää hallituksen jäseniä allekirjoittamaan asiakirjan osoitukseksi siitä, että se on luettu ja hyväksytty.
Toimenkuvaus tulisi myös sisällyttää hallituksen jäsenten käsikirjaan tai viiteaineistoon, joko fyysiseen muistikirjaan tai digitaaliseen tiedostoon.
Jos hallituksen jäsen ei täytä artikuloituja odotuksia, hallituksen puheenjohtaja voi käyttää toimenkuvaa muistutuksena. Se voi toimia keskustelun lähtökohtana, sillä siinä toistetaan odotukset ja annetaan molemmille osapuolille mahdollisuus määritellä, onko hallituksen jäsen halukas tai kykenevä täyttämään työn odotukset ja jatkamaan työskentelyä hallituksessa.
Loppuajatuksia
Ammatillisesti kukaan meistä ei palkkaisi ketään tekemättä selväksi, mitä odotetaan. Saman pitäisi päteä, kun rekrytoidaan ja valitaan hallituksen jäseniä voittoa tavoittelemattomaan organisaatioon. Hallituksen jäsenen toimenkuva on ensimmäinen ja tärkein askel sen varmistamiseksi, että organisaatiolla on suorituskykyinen hallitus – hallitus, jonka jäsenet tietävät, mitä heiltä odotetaan, ja jotka työskentelevät organisaation ja sen tehtävän tukemiseksi.
Lisää Amy Cahnersilta ja Susan Donahuelta löydät osoitteesta Cahners and Donahue Associates.