Que sont les articles de constitution ?
Si vous voulez structurer votre entreprise comme une société, l’une des premières étapes formelles que vous devrez prendre est de déposer un document spécial auprès d’un bureau d’État particulier. Dans la plupart des États, ce document est connu sous le nom de statuts de société et doit être déposé auprès du secrétaire d’État. Toutefois, il se peut que votre État ait un nom différent pour ce document (par exemple, « certificat de constitution ») ou un bureau d’État différent où il doit être déposé (dans le Maryland, le State Department of Assessments and Taxation ; en Arizona, l’Arizona Corporation Commission). Pratiquement chaque État dispose d’un formulaire téléchargeable qui répond aux exigences minimales de l’État en matière de statuts de société.
Il y a des variations entre les États, mais la plupart d’entre eux exigent un grand nombre, sinon la totalité, des éléments d’information suivants dans les statuts constitutifs :
- le nom de votre société
- le principal établissement de votre société
- le nom et l’adresse de l’agent enregistré de votre société
- un énoncé de l’objet de la société
- la durée de la société
- des renseignements sur le nombre d’actions et de catégories d’actions que la société est autorisée à émettre
- les noms et adresses des constituants, ou des premiers officiers ou directeurs ; et
- une ou plusieurs signatures d’incorporateurs.
Nom de la société
Présenter le nom de votre société peut sembler simple. Cependant, vous devez vous assurer que le nom que vous fournissez n’entre pas en conflit avec le nom d’une entreprise préexistante qui est déjà enregistrée dans votre État. Par exemple, si vous soumettez des articles de constitution pour une société nommée Bassoon Lagoon, Inc. et qu’il existe déjà une Bassoon Lagoon, LLC dans votre État, votre demande sera rejetée. Pour éviter ce rejet, vous devrez effectuer une recherche des noms d’entreprises déjà enregistrés dans votre État. C’est généralement un processus simple que vous pouvez prendre en charge en ligne sur le site Web de votre secrétaire d’État.
Principal lieu d’activité
Il s’agit simplement de l’emplacement principal de votre entreprise. Pour de nombreuses petites entreprises, il s’agira du seul et unique emplacement commercial. Il se peut que l’on vous demande spécifiquement de fournir une adresse postale. (Certains États n’exigent aucune information sur l’adresse commerciale.)
Agent enregistré
Un agent enregistré est une personne que vous désignez pour recevoir les documents officiels de la société. Ceux-ci peuvent inclure certains avis de l’État – et certainement des documents liés à des poursuites judiciaires. L’agent enregistré doit être situé dans l’État où votre société est constituée et vous devez lui fournir une adresse physique. Vous pouvez décider qu’un dirigeant de votre société fera office d’agent enregistré et que l’adresse sera celle du siège social de la société. Vous pouvez également choisir de désigner une personne distincte, comme un avocat, ou une société pour agir en tant qu’agent enregistré. (Pour plus d’informations, consultez Qu’est-ce qu’un agent enregistré.)
Déclaration d’objet
La plupart des États n’exigent pas que vous soyez spécifique quant à l’objet de votre société, et il n’est généralement pas conseillé de fournir des déclarations spécifiques. Une déclaration générale telle que « L’objet de la société est de se livrer à toute activité légale pour laquelle des sociétés peuvent être constituées dans cet État » est généralement suffisante. Dans de nombreux États, ce type de déclaration est préimprimé sur le formulaire de constitution du secrétaire d’État. Si votre État exige plus de spécificité, vous devez néanmoins essayer d’être aussi général que possible. Par exemple, pour une entreprise qui, selon vos prévisions initiales, sera axée sur la conception de sites Web, envisagez une déclaration d’objet telle que « Fournir des services de conception de sites Web et exercer toute autre activité légale pour laquelle des sociétés peuvent être constituées dans cet État. »
Durée
La durée est la période, en années, pendant laquelle votre société fonctionnera. De nombreux États ne demandent pas de durée spécifique dans les articles de constitution, et les États qui le demandent n’exigent souvent pas que vous fournissiez une durée limitée. Au lieu de cela, vous pouvez choisir que la durée soit « perpétuelle ». En outre, dans de nombreux États, si vous ne fournissez pas de durée, il est supposé par défaut que la durée sera perpétuelle.
Authorized Stock
Vous êtes tenu d’indiquer combien d’actions la société est autorisée à émettre. De nombreux États vous demandent également d’indiquer si la société est autorisée à émettre plus d’une catégorie d’actions. Sachez que le nombre d’actions autorisées n’est pas le même que le nombre d’actions effectivement émises ; vous pouvez choisir d’autoriser plus d’actions que vous n’en émettez initialement pour les actionnaires. Lorsque vous décidez du nombre d’actions à autoriser, gardez à l’esprit que, dans de nombreux États, le coût du dépôt des statuts peut dépendre en partie du nombre d’actions autorisées et que, pour les petites entreprises, il est souvent judicieux de n’autoriser qu’un nombre d’actions correspondant aux frais de dépôt minimums. Par exemple, si votre État vous permet d’autoriser jusqu’à 10 000 actions pour un droit de dépôt minimum de 100 $, il est très probable que vous n’aurez pas besoin d’autoriser plus de 10 000 actions. (Vous pourrez autoriser d’autres actions plus tard, si nécessaire.) Les catégories d’actions correspondent généralement à des droits différents des actionnaires et, pour de nombreuses petites entreprises, une seule catégorie est nécessaire. Toutefois, si vous prévoyez un arrangement plus compliqué concernant, par exemple, les actionnaires qui ont le droit de voter sur les fusions ou de recevoir des dividendes, vous devriez consulter un avocat ou un autre expert avant de décider des catégories d’actions.
Noms et adresses de l’incorporateur (ou des dirigeants ou administrateurs)
Un incorporateur est une personne ou une société qui est responsable de la constitution d’une entreprise ; un incorporateur n’est pas nécessairement le même qu’un dirigeant ou un administrateur de société. La plupart des États exigent que vous fournissiez le nom et l’adresse d’un ou de plusieurs fondateurs. Toutefois, dans certains États, vous avez au moins la possibilité, sinon l’obligation, de fournir le nom et l’adresse des dirigeants ou administrateurs de la société. Pour de nombreuses petites entreprises, il n’y aura qu’un seul fondateur. Cependant, lorsqu’il y a plus d’un incorporateur, chaque incorporateur est généralement tenu de signer les articles de constitution.
Signatures autorisées
Comme nous venons de le mentionner, au moins un incorporateur doit signer les articles, et s’il y a plusieurs incorporateurs, généralement ils doivent tous fournir leurs signatures ainsi que leurs adresses.
Les frais de dépôt des articles de constitution peuvent varier considérablement entre les États, de moins de 100 $ à environ 1 000 $. Pour plus de détails, voir l’article de Nolo, How Much Does It Cost to Incorporate Your Business?
La préparation et le dépôt des articles de constitution ne sont qu’une des nombreuses étapes nécessaires pour former une société. Les autres tâches initiales comprennent l’élection d’un conseil d’administration et l’adoption de règlements administratifs. Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur les articles de constitution en société dans votre État particulier, ainsi que sur les autres étapes de la constitution d’une société, consultez le 50-State Guide to Forming a Corporation. Et si vous souhaitez obtenir des explications encore plus détaillées sur les statuts ou d’autres questions relatives aux sociétés, consultez Incorporate Your Business, d’Anthony Mancuso (Nolo) et The Small Business Start-Up Kit : A Legal Guide, par Peri H. Pakroo (Nolo).