Beaucoup de gens louent Google Docs pour sa polyvalence et l’option inestimable de partager un document avec des personnes spécifiques, mais ces options de partage, et la façon dont elles sont utilisées, peuvent ouvrir la porte à d’énormes violations de la vie privée. Il est parfois effroyablement difficile d’utiliser Internet à titre professionnel et d’éviter de s’appuyer sur les services de Google, mais il existe des moyens d’utiliser ces outils et de protéger simultanément les données personnelles.
La suite de fonctionnalités de Google est utile à peu près à toute personne ayant accès à Internet. La société prend en charge un trésor de programmes gratuits pour tous les secteurs d’activité, tels que Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps et, bien sûr, Google Docs. Tous ces outils offrent des options de partage impressionnantes permettant aux utilisateurs de partager des données et de collaborer sur des projets, et certains sont même amusants à utiliser.
Malheureusement, profiter de ces options de partage produit aussi les plus grands risques. Dans Google Docs, la méthode la plus simple pour partager des liens consiste à activer le partage de liens pour produire une URL unique pour le document et envoyer ce lien à un collègue. Si l’action directe d’envoyer un lien de personne à personne est relativement sûre, si ce document comporte des liens vers d’autres sites web, le fait de cliquer sur ces liens envoie l’URL précédente (celle qui a été créée en privé pour partager le document lui-même) dans le répertoire du nouveau site. Il ne s’agit pas d’une pratique intrinsèquement néfaste – c’est juste une partie peu connue du fonctionnement d’Internet.
Comment préserver la confidentialité lors de l’envoi de Google Docs
L’une des façons les plus simples et les plus efficaces de partager en toute sécurité un Google Doc est de le partager avec des personnes spécifiques. Il existe plusieurs façons d’y parvenir. Le moyen le plus rapide est de garder le partage de liens désactivé, et de sélectionner plutôt « Personnes spécifiques » dans les options de partage de liens. Cela nécessite que l’autre partie se connecte à un compte Google, mais si la tâche consiste à envoyer des informations sensibles dans un document, cette étape supplémentaire en vaut la peine. Si le fichier comprend des liens et que l’utilisateur clique sur ceux-ci, l’URL indiquera toujours à d’autres sites Web où se trouvait l’utilisateur lorsqu’il a cliqué sur le lien, cependant, elle ne permettra pas à ces sites de lire le document lui-même puisque les options de partage de liens ont été configurées pour limiter l’accès aux seules personnes spécifiques choisies.
Une autre option consiste à faire appel à Google Groupes. Cette voie nécessite également que toutes les personnes impliquées se connectent avec un compte Google, mais en échange, elle crée une liste de personnes à qui tout peut être exclusivement partagé. Il s’agit d’une excellente option si le travail exige de partager fréquemment des documents avec un grand groupe de personnes. Chaque groupe dispose de sa propre adresse électronique « @googlegroups ». Ainsi, au lieu d’insérer l’adresse électronique d’une personne spécifique lorsque vous choisissez où partager un document, utilisez simplement l’adresse électronique du groupe. C’est une bonne idée de garder la trace des membres du groupe pour maintenir la conscience de qui a accès aux fichiers partagés, et il est facile de supprimer les personnes qui ne font plus partie du projet.
En fin de compte, comme c’est généralement le cas lors de la communication en ligne, être attentif aux paramètres de confidentialité lors du partage d’informations est essentiel. Avec une utilisation intelligente du partage de liens, Google Docs peut être à la fois sécurisé et sûr.
