Supposons que vous êtes le directeur ou la directrice de votre école. On vous confie la responsabilité d’organiser une exposition. Quelle est la première chose que vous faites ? Vous allez d’abord essayer de noter toutes les tâches qui doivent être effectuées. Vous notez les détails de la tâche et la personne qui en a la responsabilité. Vous utilisez également la communication formelle avec le directeur, les enseignants et les autres personnes en position. De même, dans le monde des affaires, nous devons noter les détails et communiquer avec les autres personnes de l’organisation. Ce moyen de communication dans les affaires est le mémorandum. Dans cette section, nous allons étudier le mémorandum.
Mémorandum
Un mémorandum est une note ou un enregistrement pour une utilisation future. Pour une organisation, il est très important d’avoir un moyen de communication efficace. Il s’agit d’un outil intra-bureau. Il a un certain nombre de buts.
En termes simples, un mémorandum est un message écrit ou une information d’une personne ou d’un département à un autre dans la même entreprise. Il est moins formel qu’une lettre.
Un mémorandum est souvent abrégé en note de service. Les mémos efficaces énoncent clairement l’objectif dans la première phrase.
L’objectif du mémorandum
Une personne écrit un mémo avec certains objectifs en tête. Elle est utilisée
- Pour informer.
- Pour s’enquérir.
- On peut l’utiliser pour rapporter.
- Pour donner des suggestions.
- Pour rappeler.
- On peut l’utiliser pour instruire.
- On peut promouvoir la bonne volonté en utilisant un mémo.
- Pour communiquer les idées.
Avantages des mémos
L’utilisation des mémos présente un certain nombre d’avantages. Les mémos sont
- Le mémo est rapide.
- C’est un moyen de communication pratique.
- Il est peu coûteux. Les mémos sont utilisés au sein d’une organisation donc on peut utiliser du papier de basse qualité.
- Il aide à maintenir des enregistrements écrits.
Parties du mémorandum
Il y a principalement cinq parties d’un mémorandum. Ce sont
Le segment d’en-tête
Le segment d’en-tête d’une note de service comporte quatre sections de base.
À : Noms et titres des lecteurs
FROM : nom et titre de l’expéditeur
DATE : date complète
SUBJECT : Raison de la rédaction d’un mémo
Section d’ouverture
Dans ce segment, on peut trouver l’objectif du mémo. Le paragraphe d’ouverture comprend la raison ou le motif de la rédaction d’un mémo. Il donne un bref aperçu du mémo.
Contexte
C’est l’événement ou la circonstance du problème que l’écrivain résout. Il faut mentionner clairement le contexte.
Segment de la tâche
C’est le segment qu’il faut inclure pour mentionner les étapes de la résolution du problème. Il faut seulement inclure les informations nécessaires. Faites une bonne planification avant de rédiger un mémo.
Segment de résumé
Si un mémo fait plus d’une page, on doit inclure un segment de résumé séparé. Il n’est pas nécessaire pour un mémo court. Il aide le lecteur à comprendre l’idée principale du mémo. En outre, il aide à prendre les mesures nécessaires.
Section de discussion
C’est la partie la plus longue d’un mémo. Elle comprend tous les détails qui appuient les idées. N’oubliez pas de commencer par des informations générales, puis d’aller vers des informations plus spécifiques. Il comprend les idées de soutien, les faits et la recherche.
Section de clôture
Toujours terminer votre mémo avec des mots courtois. Assurez-vous que vous rendez l’achèvement de la tâche d’une manière efficace et facile. Essayez d’attirer le lecteur à faire l’action positive.
Joints nécessaires
On peut également joindre des listes, des graphiques, des tableaux, etc. à la fin d’un mémo. Faites une référence pour vos pièces jointes et ajoutez une note pour celles-ci.
Le format d’un mémo
Points importants à retenir
- Toujours utiliser un objet clair et spécifique.
- Ne faites pas perdre le temps du lecteur en utilisant des mémos longs. Soyez clair et concis.
- Utilisez la voix active.
- Utilisez la première personne.
- Soyez formel.
- Évitez les argot et les mots amicaux.
- Il faut utiliser un arrangement soigneux et logique de l’information.
- Gardez les paragraphes courts.
- On peut utiliser des énumérations pour les paragraphes.
- On peut utiliser des majuscules pleines et une indentation centrale pour les détails importants.
- Utilisation de puces pour faire des points.
- Toujours terminer le mémo par des mots courtois.
- Utiliser les polices de texte et la couleur pour attirer l’attention.
- Éviter les mémos impolis et irréfléchis.
- Il n’est pas nécessaire d’avoir une fermeture élogieuse ou une signature.
- Lire le contenu avant de l’envoyer.
Exemples résolus pour vous
Problème : Lequel des énoncés suivants est vrai concernant un mémo ?
- Long et informel.
- Court et informel.
- Court et concis.
- Tout ce qui précède.
Solution : iii. Court et concis.
Problème : Lequel des énoncés suivants est vrai dans une note de service ?
- L’ensemble du document est à simple interligne.
- L’ensemble du document est à double interligne.
- Seuls les paragraphes du corps sont à double interligne.
- Tout est à double interligne sauf le paragraphe du corps.
Solution : iv. Tout est en double interligne sauf le paragraphe du corps.
.