C’est un monde très, très occupé là-dehors, et en tant que conseiller commercial, vous êtes constamment en déplacement, pour visiter des clients, vérifier les opérations ou aider votre équipe de vente. Pour la plupart des chefs d’entreprise, qu’ils soient solopreneurs ou à la tête de grandes sociétés, le téléphone portable est votre lien vital avec l’entreprise. Une étude récente a montré que soixante-six pour cent des propriétaires de petites entreprises utilisent la technologie mobile pour leur activité.
Vous ne pouvez pas vous permettre de manquer des appels importants même si vous n’êtes pas au bureau. Il y a des moments où vous devez faire suivre vos appels professionnels sur votre portable. Si vous êtes une petite entreprise qui ne compte que quelques personnes, le renvoi d’appel est une opération simple, à faire soi-même. Si vous travaillez pour une entreprise mondiale, faire en sorte que les appels destinés à votre poste soient transférés vers votre mobile peut être légèrement plus compliqué – mais possible avec le bon système.
Mécanique du renvoi d’appel
Par exemple, sur un système Verizon, décrochez votre téléphone de bureau et composez *72. Une fois que vous entendez la tonalité, composez le numéro de téléphone cellulaire que vous voulez recevoir vos appels renvoyés. Lorsque le téléphone portable répond, le renvoi d’appel est activé. Il suffit de composer *73 sur votre téléphone de bureau pour désactiver le renvoi.
Ce système est parfait pour une très petite entreprise, mais ne fonctionnera pas dans une opération plus importante. Vous pouvez vouloir renvoyer les appels vers une série de numéros mobiles d’employés jusqu’à ce que vous obteniez une réponse. Rappelez-vous, vous ne voulez pas laisser un client suspendu sans aide ou sans service s’il a un besoin urgent de quelque chose, et vous ne voulez surtout pas qu’il aille sur la boîte vocale.
Portée mondiale, réponse locale
Le renvoi d’appel permet également à une entreprise d’étendre son empreinte en ayant plusieurs numéros renvoyés au même endroit, et répondu rapidement. Cela permet aux clients de l’extérieur de la ville de composer un numéro local ou un numéro gratuit, qui à son tour renvoie leurs appels vers la ligne principale de l’entreprise. Les clients peuvent ainsi éviter les frais d’interurbain, tout en étant convaincus que l’entreprise est à leur service quand ils en ont besoin.
Bien sûr, s’ils appellent de différents fuseaux horaires, il se peut qu’il n’y ait personne au bureau pour prendre leurs appels. Vous allez avoir besoin d’un fournisseur de renvoi d’appel pour distribuer ces appels vers les téléphones portables ou le centre d’appels appropriés. Pour cela, il existe le « follow the sun forwarding », où les appels entrants sont redirigés de manière séquentielle vers n’importe quel téléphone dans le monde où votre représentant peut prendre l’appel. En combinant cela avec des options de menu vocal, chaque appel entrant peut être traité de la meilleure façon possible.
Qualité
Vous avez besoin d’un fournisseur de renvoi d’appel qui offre une connexion claire et sans bruit qui ne donne pas l’impression de provenir d’une autre partie du monde, même quand c’est le cas. Pour cette raison, vous devriez envisager un système qui s’appuie davantage sur le réseau téléphonique public commuté (RTPC) que sur la voix sur protocole Internet (VOiP). Toute personne familière avec un service VOiP comme Skype sait que si Skype peut délivrer des appels à bon marché, sa fidélité sonore est souvent assez incohérente.
Sur ce que vous devriez rechercher d’autre dans un fournisseur de transfert, assurez-vous d’en trouver un qui ne nécessite pas d’équipement à acheter, de frais de configuration à payer ou de pénalités si vous devez annuler. Laissez-les s’occuper de toute la technologie pendant que vous pouvez vous concentrer sur votre propre entreprise.
Contrôle
Vous avez besoin d’un système de renvoi qui vous permet de contrôler exactement quand et où chaque appel entrant est renvoyé. Certains fournisseurs offrent un contrôle en ligne des appels renvoyés, de sorte que vous pouvez changer la direction de n’importe quel appel d’un simple clic de souris, 24 heures sur 24.
Vous pouvez programmer les appels entrant à certaines heures, ou provenant de certains endroits, pour qu’ils soient renvoyés vers certains téléphones. Vous pouvez également avoir accès à des enregistrements d’appels en temps réel qui vous permettent de suivre où et quand les appels sont arrivés, et comment ils ont été traités.
Et même si l’appel entrant arrive au milieu de la nuit, l’employé peut laisser un message personnel sur sa messagerie vocale mobile qui assure à l’appelant que son appel a atterri au bon endroit, et avec la bonne personne pour traiter ses besoins aussi rapidement que possible.
Idéalement, toutes ces fonctions de contrôle devraient être gérées par une console en ligne conviviale, afin que vous puissiez voir tous les détails de votre renvoi en ligne en un seul endroit.
Rester connecté à vos clients
C’est un monde câblé 24 heures sur 24 de nos jours, et les entreprises ne peuvent pas se permettre de ne rien laisser au hasard. Si des appels entrants manquent à votre entreprise, cela vous coûte de l’argent. Vous avez des clients potentiels dans tout le pays, et dans le monde entier. Pourquoi ne pas faire en sorte qu’il soit facile de parler à un maximum d’entre eux ?