Sokan dicsérik a Google Dokumentumokat a sokoldalúságukért és a felbecsülhetetlen értékű lehetőségért, hogy egy dokumentumot megoszthatnak bizonyos emberekkel, de ezek a megosztási lehetőségek és használatuk módja hatalmas adatvédelmi incidensekre adhat lehetőséget. Időnként ijesztően nehéz úgy használni az internetet hivatásszerűen, hogy közben ne támaszkodjunk a Google szolgáltatásaira, de van mód arra, hogy egyszerre használjuk ezeket az eszközöket és védjük a személyes adatokat.
A Google szolgáltatáscsomagja szinte mindenki számára hasznos, aki hozzáfér az internethez. A vállalat ingyenes programok kincsesbányáját támogatja a munka minden területén, mint például a Gmail, a Google Sheets, a Google Drive, a Google Maps és természetesen a Google Dokumentumok. Mindezek az eszközök lenyűgöző megosztási lehetőségeket biztosítanak, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára az adatok megosztását és a projekteken való együttműködést, sőt, némelyikük használata még szórakoztató is.
Sajnos ezen megosztási lehetőségek kihasználása egyben a legnagyobb kockázatokat is eredményezi. A Google Dokumentumokban a legegyszerűbb módszer a linkek megosztására, ha bekapcsoljuk a linkmegosztást, hogy egyedi URL-t hozzunk létre a dokumentumhoz, és ezt a linket küldjük el egy kollégának. Míg a link személyről személyre történő elküldésének közvetlen művelete viszonylag biztonságos, ha a dokumentumban vannak olyan hivatkozások, amelyek más webhelyekre mutatnak, akkor ezekre a hivatkozásokra kattintva az előző URL-cím (az, amelyik magának a dokumentumnak a megosztásához lett privátan létrehozva) az új webhely könyvtárába kerül. Ez nem egy eredendően aljas gyakorlat – ez csak az internet működésének egy kevéssé ismert része.
Hogyan őrizze meg az adatvédelmet a Google-dokumentumok küldésekor
A Google-dokumentum biztonságos megosztásának egyik legegyszerűbb és leghatékonyabb módja, ha meghatározott személyekkel osztja meg azt. Ezt többféleképpen is elérheti. A leggyorsabb módja, ha kikapcsolva hagyja a linkmegosztást, és helyette a “Meghatározott személyek” opciót választja a linkmegosztási beállítások között. Ehhez a másik félnek be kell jelentkeznie egy Google-fiókba, de ha a munka során érzékeny információkat kell elküldeni egy dokumentumban, valószínűleg megéri a plusz lépést. Ha a fájl hivatkozásokat tartalmaz, és a felhasználó ezekre kattint, az URL továbbra is közli más webhelyekkel, hogy a felhasználó hol volt, amikor a hivatkozásra kattintott, azonban nem teszi lehetővé, hogy ezek a webhelyek elolvassák magát a dokumentumot, mivel a hivatkozásmegosztási beállítások úgy lettek beállítva, hogy csak a kiválasztott konkrét személyekre korlátozzák a hozzáférést.
Egy másik lehetőség a Google Csoportok használata. Ez az útvonal is megköveteli, hogy minden érintett bejelentkezzen egy Google-fiókkal, de cserébe létrehoz egy listát azokról az emberekről, akiknek bármit kizárólagosan meg lehet osztani. Ez egy nagyszerű lehetőség, ha a munka során gyakran kell dokumentumokat megosztani egy nagy csoporttal. Minden csoportnak saját kapcsolódó “@googlegroups” e-mail címe lesz, így ahelyett, hogy egy adott személy e-mail címét illesztené be, amikor kiválasztja, hogy hol osszon meg egy dokumentumot, csak a csoport e-mail címét használja. Jó ötlet nyomon követni a csoport tagjait, hogy tisztában legyen azzal, hogy ki férhet hozzá a megosztott fájlokhoz, és könnyen eltávolíthatók azok, akik már nem vesznek részt a projektben.
Végezetül, mint általában az online kommunikáció során, az információ megosztásakor az adatvédelmi beállítások szem előtt tartása kulcsfontosságú. A linkmegosztás okos használatával a Google Dokumentumok egyszerre lehet biztonságos és védett.
