Tegyük fel, hogy Ön az iskola igazgatója vagy igazgatója. Önt bízzák meg egy kiállítás megszervezésével. Mi az első dolog, amit teszel? Először is megpróbálod feljegyezni az összes elvégzendő feladatot. Felírja a feladat részleteit és a felelős személyt, akire a feladatot bízták. Emellett hivatalos kommunikációt folytatsz az igazgatóval, a tanárokkal és a többi pozícióban lévő személlyel. Hasonlóképpen, az üzleti életben is fel kell jegyeznünk a részleteket, és kommunikálnunk kell a szervezetben lévő más személyekkel. Az üzleti kommunikációnak ez a módja a memorandum. Ebben a részben a memorandumot fogjuk tanulmányozni.
Memorandum
A memorandum egy feljegyzés vagy egy feljegyzés későbbi felhasználásra. Egy szervezet számára nagyon fontos a hatékony kommunikáció. Ez egy irodán belüli eszköz. Számos célja van.
Egyszerűbben fogalmazva, a memorandum egy írásos üzenet vagy információ egy személytől vagy részlegtől egy másiknak ugyanabban a vállalkozásban. Kevésbé hivatalos, mint a levél.
A memorandumot gyakran rövidítik emlékeztetőnek. A hatékony feljegyzések az első mondatban világosan megfogalmazzák a célt.
A feljegyzés célja
A személy bizonyos célokat szem előtt tartva ír feljegyzést. Használják
- Tájékoztatásra.
- Kérdezésre.
- Az ember használhatja beszámolóra.
- Javaslatok adására.
- Emlékeztetésre.
- Az ember használhatja utasításra.
- Egy emlékeztető segítségével előmozdíthatja a jó szándékot.
- A gondolatok közlésére.
A feljegyzések előnyei
A feljegyzések használatának számos előnye van. A feljegyzések
- A feljegyzés gyors.
- Kényelmes kommunikációs eszköz.
- Ez olcsó. A memorandumokat egy szervezeten belül használják, így alacsony minőségű papírt lehet használni.
- Segít az írásos feljegyzések vezetésében.
A memorandum részei
A memorandumnak főként öt része van. Ezek a következők
Főcím szegmens
A feljegyzés főcím szegmensének négy alapvető része van.
TO: Olvasó neve és munkakörének megnevezése
FROM: feladó neve és munkakörének megnevezése
DATE: Teljes dátum
SUBJECT: A feljegyzés megírásának oka
Megnyitó szegmens
Ez a szegmens tartalmazza a feljegyzés célját. A nyitó bekezdés tartalmazza a feljegyzés megírásának okát vagy indítékát. Rövid áttekintést ad a feljegyzésről.
Kontextus
Ez az esemény vagy körülmény, amely az író által megoldandó problémára vonatkozik. Világosan meg kell említeni a kontextust.
Feladatszegmens
Ez az a szegmens, amelyben meg kell említeni a probléma megoldásának lépéseit. Csak a szükséges információkat kell feltüntetni. A feljegyzés megírása előtt végezzen megfelelő tervezést.
Összefoglaló szegmens
Ha a feljegyzés egy oldalnál hosszabb, külön összefoglaló szegmenst kell mellékelni. Rövid emlékeztető esetén erre nincs szükség. Segít az olvasónak megérteni a memo fő gondolatát. Emellett segít a szükséges lépések megtételében is.
Diszkussziós szegmens
Ez a memo leghosszabb része. A gondolatokat alátámasztó összes részletet tartalmazza. Ne feledje, hogy általános információkkal kezdje, majd térjen át a konkrétabbakra. Tartalmazza az alátámasztó ötleteket, tényeket és kutatásokat.
Záró szakasz
A feljegyzését mindig udvarias szavakkal fejezze be. Ügyeljen arra, hogy a feladat elvégzése hatékony és egyszerű módon történjen. Próbálja az olvasót pozitív cselekvésre csábítani.
Szükséges mellékletek
A feljegyzés végére listákat, grafikonokat, táblázatokat stb. is csatolhat. Készítsen hivatkozást a mellékletekre, és tegyen rájuk megjegyzéseket.
A feljegyzés formátuma
Fontos megjegyzendő pontok
- Mindig használjon egyértelmű és konkrét tárgysorozatot.
- Ne pazarolja az olvasó idejét hosszú feljegyzésekkel. Legyen világos és tömör.
- Használja az aktív hangot.
- Használja az egyes szám első személyt.
- Legyen hivatalos.
- Kerülje a szlengeket és a barátságos szavakat.
- Az információk gondos és logikus elrendezését kell alkalmazni.
- Tartsa rövidre a bekezdéseket.
- A bekezdéseknél használhat felsorolást.
- A fontos részleteknél használhat tömör nagybetűket és középen behúzást.
- A pontok kiemeléséhez használjon felsorolásjeleket.
- A feljegyzést mindig udvarias szavakkal fejezze be.
- A szöveg betűtípusainak és színeinek használata a figyelem felkeltésére.
- Kerülje a durva és meggondolatlan feljegyzéseket.
- Nem kell bókoló zárszó vagy aláírás.
- Küldés előtt ellenőrizze a tartalmat.
Megoldott példák az Ön számára
Probléma: Az alábbiak közül melyik igaz a feljegyzésre vonatkozóan?
- Hosszú és informális.
- Rövid és informális.
- Rövid és tömör.
- Mindegyik.
Megoldás: iii. Rövid és tömör.
Probléma: Az alábbi állítások közül melyik igaz egy emlékeztetőre?
- A teljes dokumentum egy sorközzel van írva.
- A teljes dokumentum dupla sorközzel van írva.
- Csak a fő bekezdések dupla sorközzel vannak írva.
- A fő bekezdés kivételével minden dupla sorközzel van írva.
Megoldás: iv. Minden dupla sorközzel van írva, kivéve a törzsszöveg bekezdést.