Er bestaat geen vastomlijnd stappenplan voor het starten van een eigen bedrijf in welke bedrijfstak dan ook, maar als je daar de variabelen bij optelt die een creatief beroep als een interieurbedrijf met zich meebrengt, valt er misschien nog wel meer te leren: Van het inhuren van de juiste mensen (of weten wanneer je de verkeerde moet laten gaan) tot het aanscherpen van de merkidentiteit, de weg naar een succesvol bedrijf kan er vaak een zijn die bezaaid is met vallen en opstaan. Maar, zoals Stevie McFadden, oprichter van Flourish Spaces in Richmond, Virginia, uitlegt: “Het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden” – en bovendien kun je veel leren door het goede voorbeeld te geven. We vroegen een aantal doorgewinterde ontwerpprofessionals naar hun beste tips over alles van facturering tot klantstrategie wanneer je de sprong waagt en voor jezelf begint.
Over de boekhouding
“Omdat ik al 35 jaar in het bedrijfsleven zit, geloof ik dat het belangrijkste bij het starten van een eigen interieurontwerpbureau is om ervoor te zorgen dat je een geweldig ondersteuningsteam achter je hebt staan. De ontwerpindustrie is een zeer specifieke industrie als het gaat om honoraria en commissies en daarom zou ik aanraden dat je vanaf het begin een advocaat en een accountant aan boord neemt die kennis hebben van de ontwerpindustrie. Ik zou ook aanraden om een boekhouder in te huren om het papierwerk af te handelen, want het kan een heel vervelend proces zijn waar je geen tijd aan wilt besteden als je zou moeten en kunnen gaan winkelen voor je klanten.” -Ellie Cullman, medeoprichter, Cullman & Kravis
“De eerste dingen zijn een bedrijfsvergunning en een belasting-ID binnen uw staat: Dit is duidelijk. Ik begon op de eerste dag met een ontwerpbeheersoftware, een professionele factureringsstructuur en een extern accountantskantoor op zijn plaats. Mijn sjablonen waren klaar, consistent en gebrandmerkt. Ik hield een beetje te lang vast aan het beheer van mijn eigen omzetbelastingrapportage en P&L-verklaringen. Achteraf gezien, wou ik dat ik die verantwoordelijkheden veel eerder had overgedragen. In feite had ik die taken moeten opnemen in mijn dag-één externe boekhoudkundige diensten. Je realiseert je niet hoeveel het betekent om vanaf het begin consistente rapportage te hebben, totdat je jaren later merkt dat je groeipatronen moet samenvoegen die in verschillende systemen zijn bijgehouden.” -Drew McGukin, oprichter, Drew McGukin Interiors
“Facturering in de ontwerpsector is nog steeds iets waar ik mee worstel. Het is een van de weinige beroepen waarvoor er gewoon geen standaardformule bestaat. Het belangrijkste is dat je weet wat je waard bent en dat je daar niet aan twijfelt. Als ontwerpers schakelen onze hersenen zelden uit en dat is waardevol voor de klant in het werk dat we hen leveren. Transparantie in facturering vooraf is de sleutel. In het begin plaatste ik opdrachten zonder betaling in goed vertrouwen, omdat ik de zaken gewoon in gang wilde zetten. Ik heb geleerd dat dit niet de manier is om een succesvol bedrijf te runnen. Je berooft uiteindelijk het ene gat met het andere en creëert chaos als het op bestellingen aankomt. Wees eerlijk tegen je klanten. Je bent geen bank; je bent een klein bedrijf dat een dienst levert, en producten die op tijd betaald moeten worden.” -Shaun Smith, oprichter, Shaun Smith Home
Over branding
“Ik heb mijn bedrijf pas officieel live aangekondigd toen ik een stevig, definitief logo-ontwerp en onderpandmateriaal had (visitekaartjes, notitieblokken, presentatiemappen, enz.). Het was heel belangrijk dat ik “gekleed was voor succes”. Vandaag de dag betekent de website iets anders. Je Instagram-feed is je nieuwe website en je eigenlijke website is je nieuwe portal. De eerste tip is het belangrijkst: Zorg dat je snel betaald krijgt en maak het makkelijk. Zoek uit wat je strategie is rond creditcard- of ACH-betalingen en bied dat gemak. Tip twee is even belangrijk: Deel wat je doet, maar laat alleen zien wat geweldig is. Ik had een “Coming Soon” splash pagina met Drew McGukin Interiors logo voor mijn hele eerste jaar. Ik was onvermurwbaar over het tonen van alleen professioneel beeldmateriaal. Ik had tijd nodig om het werk te produceren. Hetzelfde geldt tegenwoordig voor Instagram. Verhoog je afbeeldingen tot iets professioneels of plaats ze niet in je feed. Bouw je merk op via Stories of andere media, tag dan terug naar een geprofessionaliseerd IG-raster, ook al is het in het begin mager. En, geen maffe headshots. Wees direct, elegant en professioneel.” -Drew McGukin, oprichter, Drew McGukin Interiors
Op het creëren van een visie
“Het eerste wat je moet doen als je een ontwerpbureau begint, is echt definiëren wat je doelen en motivatie zijn om dit te doen. Een duidelijke visie is zo belangrijk. De doelen die uw bedrijf en merk zullen definiëren, moeten langetermijndoelen zijn. Je begint (hopelijk) geen bedrijf dat maar twee of drie jaar zal duren, dus stel jezelf doelen die veel verder gaan dan dat. Ik heb altijd geleefd volgens de mentaliteit ‘als je een doel hebt bereikt, is het tijd om er nog twee te stellen’.” -Shaun Smith, oprichter, Shaun Smith Home
Over het managen van groei
“Bij het managen van groei in mijn bedrijf, is voor mij de sleutel om zo snel mogelijk te beoordelen, aan te passen en aan te passen. Als je dat negeert, ontstaat er chaos. De sleutel die mij er (grotendeels) van weerhouden heeft werknemers te ontslaan, maar die ook geholpen heeft bij het aannemen van personeel, is vanaf het begin verwachtingen stellen. Je moet elk teamlid verantwoordelijk maken. Dit heeft me veel oefening gekost, maar als ik iets aan iemand delegeer, geef ik hem een einddatum en herinner ik hem eraan dat ik het loslaat en er niet naar zal kijken tot het op die datum af is. Natuurlijk worden er fouten gemaakt; maar dat hoort bij het loslaten en groeien van je bedrijf.” -Shaun Smith, oprichter, Shaun Smith Home
“Wat werknemers betreft, is onze filosofie dat iedereen zich eigenaar moet voelen van de projecten waar hij aan werkt en niet het gevoel moet hebben dat hem iets wordt opgedragen. Hier bij Cullman & Kravis werken we als teams en is elk teamlid nauw betrokken bij de ontwikkeling van het project, van het maken van plannen en het opstellen van voorstellen tot het plaatsen en opvolgen van orders.” -Ellie Cullman, medeoprichter, Cullman & Kravis
Op klantstrategie en relaties
“Denk na over wat je aanpak, filosofie en je niche gaat zijn, zodat je weet hoe je je diensten moet verkopen en hoe je je klanten gaat kiezen. Het is heel gemakkelijk om in het begin ja te zeggen tegen elk project en elke klant, maar de realiteit is dat de dingen waar je ja tegen zegt, je tijd en energie kunnen afhouden van de projecten die je echt wilt doen en die je zullen helpen je portfolio op te bouwen.” -Stevie McFadden, oprichter, Flourish Spaces
“Wees responsief. Ik laat een e-mail zelden langer dan vijf uur wachten als het aan mij ligt – behalve als het ’s avonds laat binnenkomt. Ik denk dat dat gevoel van urgentie de sleutel tot mijn succes is. Mensen vragen me dat de hele tijd en ik zeg gewoon: “Neem de telefoon op. Niet dat mensen nog bellen, maar vroeger kon je me altijd aan de telefoon krijgen. Ik was er niet bang voor. Dat is de sleutel: reactievermogen. Ik moet Bunny Williams en John Rosselli lof toezwaaien. Ik heb de kans gehad om voor een aantal echte pro’s te werken en geabsorbeerd hoe zij dingen deden en mezelf naar hen te modelleren.” -Miles Redd, medeoprichter, Redd Kaihoi
“Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je het nodige papierwerk voor je klanten voorbereidt. Als een klant eenmaal heeft besloten tot een aankoop, stellen we een zeer gedetailleerd voorstel op met informatie over de leverancier, stijl, kleur, enzovoort. Een voorstel zou ook een aanbetaling moeten vragen. De aanbetaling zou gebaseerd moeten zijn op wat de verkoper nodig heeft om de bestelling in gang te zetten of op de timing van wanneer je de verkoper moet betalen.” -Ellie Cullman, medeoprichter, Cullman & Kravis
“De grootste tip heeft me meer klanten opgeleverd, meer deals gesloten, en langdurige relaties verstevigd: Stuur een handgeschreven bedankbriefje. Ik begon mijn bedrijf met merkbriefpapier dat we tot op de dag van vandaag gebruiken. Twee van mijn eerste vijf klanten verkozen mij boven meer gevestigde ontwerpers omdat ik onmiddellijk na onze eerste ontmoeting een handgeschreven bedankbriefje stuurde. Negen jaar later werk ik nog steeds met beide klanten – meerdere huizen, meerdere grote projecten, en veel doorverwijzingen. Als ik mijn doelen voor het opstarten van zaken in een zin of twee zou moeten samenvatten, zou ik zeggen dat ik hyper-gefocust was op het presenteren van een professionele uitstraling, houding, en algemene indruk. Ik wilde dat elk stuk papier en elke e-mail een verhoogd gevoel van stijl en professionaliteit uitstraalde, op dezelfde manier als ik mijn afgewerkte ontwerpwerk wilde laten overkomen als weloverwogen, doordacht, onderscheidend en bovengemiddeld. In het begin had ik mezelf te verkopen en presenteerde ik me gepolijst, evenwichtig en professioneel op alle kanalen. In geval van twijfel koos ik voor de meer conservatieve stijl, omdat elegantie nauw samenhangt met terughoudendheid en ik uiteindelijk een rijke, verfijnde clientèle wilde. Ik leef volgens twee mantra’s uit mijn kindertijd van mijn geweldige moeder: ‘Omring jezelf met succesvolle mensen’ en ‘Het is oké om op te vallen, maar steek niet uit als een zere duim’. -Drew McGukin, oprichter, Drew McGukin Interiors
Over het uitbesteden van werkzaamheden
“Je moet je verdiepen in alle onderdelen van het runnen van een bedrijf, maar snel beslissen wat je uitbesteedt. Ik heb de eerste twee jaar mijn eigen boekhouding gedaan en dat is mijn idee van de derde ring van de hel, maar ik heb het lang genoeg gedaan om de verschillende hefbomen van mijn bedrijf echt te begrijpen, dus nu ik het heb uitbesteed aan een boekhouder, kan ik heel snel zien hoe gezond mijn bedrijf is en of er iets niet in orde is. Hetzelfde geldt voor inkoop en expeditie. Doe alles in een bedrijf lang genoeg om het te leren, maar niet langer dan nodig. Besteed de dingen uit die niet uw sterkste kant zijn. Probeer het bedrijf op een punt te krijgen waar u uw energie alleen richt op wat u uniek kunt doen.
Het heeft geen zin om het wiel opnieuw uit te vinden. Zoveel mensen hebben dit al eerder gedaan. Ik heb gemerkt dat andere ontwerpers een beetje ondoorzichtig zijn in termen van het delen van hoe dingen gedaan worden, maar dat geldt niet over de hele linie. Zoek mensen die een andere doelmarkt hebben en leer van hun ervaring; maar ik heb ook gezocht naar bedrijven die in hetzelfde domein zaten, maar misschien een jaar voor mij in termen van groei. Sta open om te leren van andere industrieën. Ik heb een vriend die een PR-bureau begint en ik heb veel dingen geleerd die ik op mijn ontwerpbedrijf kon toepassen. Werp een breed net uit, wees nieuwsgierig en pas je aan aan wat werkt voor jouw markt en jouw klanten.” -Stevie McFadden, oprichter, Flourish Spaces
Over transparantie in facturering
“Ik denk dat veel inrichters heel vaag zijn over hoe ze werken; ik ben dat niet. Ik ben ongelooflijk specifiek, en het is niet bijzonder ingewikkeld, en ik ben heel transparant. Versierders zijn in de loop der jaren in de problemen gekomen omdat ze dat niet zijn. Het is makkelijker om transparant te zijn met je marges. Je moet je klanten tevreden houden, maar je moet ook je verkopers tevreden houden. Het is belangrijk om ontvankelijk en sympathiek te zijn voor hun behoeften, en je moet een koorddanser zijn omdat je het beste probeert te krijgen van de mensen die je helpen, maar je moet hun beperkingen begrijpen en het beste voor je klanten krijgen.
Ik vertel de klant wat de kosten zijn, waar we ze vandaan halen, en de toeslag. Er zijn bepaalde winkels die ontwerpers 30 procent of 20 procent of helemaal geen korting zullen bieden, en ik ben heel specifiek over alles en laat iedereen precies weten wat we krijgen. Ik spreek de hele tijd in nettoprijzen. Als ik in een winkel ben, kijken de mensen je altijd aan en praten ze alleen maar in nettoprijzen. Decorateurs werken heel hard en ze hebben recht op het geld dat ze verdienen voor wat ze doen. Het is zeker geen private equity.” -Miles Redd, medeoprichter, Redd Kaihoi
Over het opstarten van een bedrijf en het beheren van de groei
“Deels is het geluk en deels is het instinct. Ik ben een groot voorstander van het vinden van goede mensen, hen een lange lijn geven en hen hun gang laten gaan. Ik heb geprobeerd dat te doen. Albert Hadley fluisterde altijd in mijn oor: ‘Blijf klein. Ik denk dat daar zoveel waarheid in zit. Voor het grootste deel ben ik een beetje klein gebleven. Direct zijn en doortastend zijn en snel het antwoord op oplossingen weten, helpt. Ik denk altijd aan Anna Wintour: Zij weet dat ze ongelooflijk besluitvaardig is en dat ben ik ook, voor het grootste deel. Dat helpt in het zakenleven.” -Miles Redd, medeoprichter, Redd Kaihoi
“Wat voor mij een verrassing was, was dat ik begreep dat er een verschil is tussen ontwerper zijn en het runnen van een bedrijf. Je kunt echt getalenteerd zijn in wat je doet, maar een goed begrip hebben van het proces van zakendoen – en dit is niet het sexy gedeelte van design – maar hoe je klanten, projecten en leveranciers gaat managen. Van tevoren nadenken over prijzen en hoe je dingen gaat aanpakken. Als je van tevoren nadenkt over het functioneren van je bedrijf, zal dat je helpen efficiënter te werken, waardoor je energie, tijd en creatieve sappen vrijkomen om te blijven doen wat je het liefste doet. Als je niet oppast, kunnen die administratieve dingen je echt in het onkruid zuigen, en als dat gebeurt, merk ik dat mijn creatieve sappen als eerste verdwijnen.” -Stevie McFadden, oprichter van Flourish Spaces
“Het is interessant wat er met onze ontwerpwereld gebeurt. Eerlijk gezegd zijn er veel te veel mensen die ontwerper willen worden en er zijn gewoon niet genoeg klanten. Als iemand vraagt wat ze nodig hebben om hun eigen ontwerpbureau te beginnen, zou ik zeggen dat ze nog niet klaar zijn om hun eigen ontwerpbureau te beginnen! Ze zouden minstens vijf jaar moeten spenderen aan het leren van de kneepjes van echt design en decoreren met echte klanten met volledig uitgewerkte plannen en niet alleen maar mooie dingen online kopen.” -Frank De Biasi, oprichter, Frank de Biasi Interiors
Over het managen van personeel
“Het is belangrijk om goede mensen te vinden die je vertrouwt en die om het merk geven. Ik probeer te erkennen, eerlijk te compenseren, inclusief te zijn en te benadrukken dat het een teamprestatie is en dat ik niet de enige ben. Het is iedereen. Vergissen is menselijk en vergeven is goddelijk, en niet dat mensen altijd fouten maken, maar het gebeurt wel. Ik probeer te zien waar de fout gebeurt, en meestal is het in een storing in de communicatie, dus ik probeer zoveel mogelijk communicatiekanalen te hebben. Het is echt moeilijk vandaag de dag.
We doen een project op Block Island, en het is een moeilijke plek om te komen. Er gaat maar één veerboot per jaar, zo lijkt het wel. We hadden alleen boxsprings en matrassen, en kijkend naar de hoogte van de hoofdeinden, konden de hoofdeinden slechts 14 inch hoog zijn en de matrassen waren 30 inch hoog. De klant bestelde ze en stuurde een e-mail naar een assistent en cc mij niet, en ik zweer als ik het had gezien, zou ik het hebben opgevangen. Tot ergernis van sommigen vraag ik: ‘Zet me alsjeblieft op alle mails, want ik zou liever gewoon zien wat er gebeurt.Nu is er sms, DM op IG, telefoon, e-mail … houd het alsjeblieft bij e-mail, want het is een formaat waar je kunt documenteren en opvolgen. Als het een tekst is, verdwijnt het. Dingen gebeuren, en het is het beste om een oplossing te vinden voor het probleem en verder te gaan in plaats van te zwelgen in het probleem zelf.” -Miles Redd, medeoprichter, Redd Kaihoi