Free Press

E-Signature Admissibility in Court

Documenten die elektronisch zijn ondertekend, hebben dezelfde juridische bescherming als documenten die met een balpen zijn ondertekend. Desondanks is de grootste zorg van de meerderheid van de bedrijven die geïnteresseerd zijn in het verkrijgen van e-handtekeningen op contracten en ander belangrijk papierwerk, of deze elektronisch uitgevoerde documenten zowel rechtsgeldig als toelaatbaar zullen zijn in de rechtbank.

In de Verenigde Staten hebben rechters keer op keer geoordeeld voor e-handtekeningen. Grotendeels dankzij de E-Sign Act, die bepaalt dat transacties geen “rechtsgevolgen mogen worden ontzegd” louter en alleen vanwege hun elektronische vorm, kunnen zakenmensen en consumenten er volledig op vertrouwen dat hun e-handtekeningen rechtsgeldig zijn. Zolang een elektronische handtekening op de juiste manier is verkregen, met gebruikmaking van conforme technologieën, certificeringen en authenticaties, zal zij volledig rechtsgeldig zijn. Maar zal het document ontvankelijk zijn in de rechtbank en zal een rechter de voorwaarden van het contract afdwingen?

Geldigheid, ontvankelijkheid, &afdwingbaarheid

Mensen uit het bedrijfsleven en consumenten moeten weten dat rechtsgeldigheid, ontvankelijkheid in de rechtbank en afdwingbaarheid niet hetzelfde zijn. Elk concept heeft een eigen definitie, reeks vereisten, en, het belangrijkste, bijdrage aan de uitkomst van een juridisch geschil.

De E-Sign Act stelt dat handtekeningen niet de rechtsgeldigheid mag worden ontzegd louter omdat ze elektronisch zijn, wat betekent dat een contract dat elektronisch is ondertekend, voor de rechter kan worden gebracht. De bereidheid van een rechter om dat contract te aanvaarden, zal echter afhangen van de manier waarop het elektronische document is ondertekend.

Er moet aan bepaalde criteria worden voldaan, wil een elektronische handtekening toelaatbaar zijn in de rechtszaal. Wie een elektronisch ondertekend contract aan de rechter wil voorleggen, moet de bedoeling van de ondertekenaar en de veiligheid van het ondertekende document kunnen bewijzen. Als het document na ondertekening op enigerlei wijze kan zijn gemanipuleerd of gewijzigd, is de kans groot dat een rechter zal weigeren het document in de rechtszaal toe te laten. Zo kan een elektronisch ondertekend document rechtsgeldig zijn, maar door zwakke punten in de beveiliging, de auditlogs of de authenticatie niet ontvankelijk worden verklaard voor de rechter. Daarom is het van cruciaal belang dat bedrijven een oplossing voor elektronische handtekeningen kiezen die een goede reputatie heeft en voldoet aan de hoogste normen voor technische integriteit.

Ten slotte hangt de afdwingbaarheid van een contract niet alleen af van de geldigheid en ontvankelijkheid ervan, maar ook van de inhoud van de overeenkomst zelf. In een geschil kan een rechter onderzoeken of: de voorwaarden van een bepaalde overeenkomst duidelijk en consistent waren, er een tegenprestatie was (een uitwisseling van waarde tussen partijen), de partijen handelingsbekwaam (bekwaam) waren om te ondertekenen, of een partij onder dwang of ongepaste invloed stond, en of een partij per vergissing of zonder kennis van de betekenis van de overeenkomst heeft getekend. De meeste bedrijven laten een advocaat hun overeenkomsten vóór de uitvoering opstellen of herzien met deze criteria in gedachten, om de afdwingbaarheid in de toekomst te maximaliseren, mocht de inhoud van het document voor de rechter worden onderzocht.

Criteria voor toelaatbaarheid

Bij het onderzoeken van de toelaatbaarheid van een elektronisch ondertekend document in gerechtelijke procedures, zal een rechter de beveiliging, auditing en authenticatieprotocollen van de technologie en het proces van de elektronische handtekening analyseren.

Veiligheid

Een systeem voor elektronische handtekeningen moet worden versterkt met beveiligingsprotocollen op bankniveau om ervoor te zorgen dat documenten en auditrecords nooit kunnen worden gemanipuleerd of toegankelijk zijn voor onbevoegde partijen. Als de beveiliging op enigerlei wijze wordt aangetast, waardoor de integriteit van een elektronisch document in twijfel kan worden getrokken, kan een rechter het document niet-ontvankelijk verklaren.

Audit Logs

Vanuit juridisch oogpunt zijn audit logs een belangrijk onderdeel van de naleving van de wettelijke voorschriften. Auditlogs met tijdsaanduiding stellen partijen, waaronder de rechtbank, in staat na te gaan wanneer een document is aangemaakt, bekeken, ondertekend en gearchiveerd. Audit logs moeten gedetailleerd zijn en beveiligd met een digitale handtekening, checksum, of vergelijkbare methode om ervoor te zorgen dat ze fraudebestendig blijven.

Authenticatie

Hoe meer een elektronisch document kan worden geauthenticeerd, hoe groter de kans dat een rechter dat document als bewijs in de rechtszaal zal accepteren. Het verifiëren van documenten kan echter een glibberig pad zijn, en sommige verificatiemaatregelen kunnen zo omslachtig zijn dat zij afbreuk doen aan de toegankelijkheid en het gemak die e-handtekeningen zo populair hebben gemaakt. Het komt er dus op aan manieren te vinden om documenten te authentiseren die verifieerbaar, toelaatbaar en verdedigbaar zijn, zonder de betrokken partijen te overstelpen. De beste praktijken voor de authenticatie van e-handtekeningen omvatten een multivariate aanpak die biometrische authenticatie, auditlogs en handtekeningcertificaten omvat.

Biometrische authenticatie

Biometrische authenticatie identificeert mensen op basis van intrinsieke fysieke kenmerken. RightSignature, bijvoorbeeld, heeft een eigen biometrische verificatietechnologie die unieke kenmerken vastlegt met betrekking tot de snelheid en timing van de handtekening van een persoon. Dit soort gegevens is representatief voor de fysieke bewegingen van een bepaalde persoon en vormt het bewijs van de identiteit en de intentie van de ondertekenaar als deze in een rechtszaak worden ondervraagd.

Email- en IP-adressen

Door de toegang tot een bepaald e-mailaccount te bevestigen en een IP-adres vast te leggen, kunnen systemen voor elektronische handtekeningen de identiteit van een ondertekenaar koppelen aan de computer en de software die bij de gebeurtenis van de elektronische handtekening zijn gebruikt.

Digitale vingerafdrukken

Door SHA-1 of soortgelijke digitale controlesommen te nemen, kunnen geavanceerde platforms voor elektronische handtekeningen bewijsmateriaal vastleggen over elke fase van het proces van het opstellen en ondertekenen van een contract. Dit volgt elke verandering en wijziging, en voorkomt dat iemand op enig moment met een contract kan knoeien.

Webcam Foto Authenticatie

Foto-authenticatie is een van de meest geavanceerde hulpmiddelen die worden gebruikt om de identiteit van ondertekenende partijen te valideren. Wanneer een webcam of mobiele telefooncamera het gezicht van een ondertekenaar vastlegt tijdens de gebeurtenis van de elektronische handtekening, wordt alle twijfel weggenomen over de identiteit van die persoon en zijn vermogen om te ondertekenen.

Handtekeningcertificaten

Door de rechter toelaatbare handtekeningcertificaten bieden rechters en juridische professionals een manier om de geldigheidsgegevens van een document, auditlogboeken en informatie over de ondertekenaar – zoals volledige naam, handtekening, IP-adres, e-mailadres en alle andere identificerende details – te bekijken en te verifiëren. Handtekeningcertificaten zijn een belangrijk onderdeel bij het authenticeren van ondertekende documenten in de rechtszaal.

Aanvullende authenticatie

Een aantal aanvullende authenticatiemethoden kan ook helpen om de ontvankelijkheid van een elektronisch contract te garanderen. Sommige geavanceerde platforms voor elektronische handtekeningen kunnen nu de telefoonnummers van ondertekenaars bevestigen door te eisen dat ze een code invoeren die via een telefoontje of sms is ontvangen voordat een contract kan worden voltooid, samen met de eis dat ondertekenaars hun rijbewijsnummers en andere persoonlijke informatie invoeren om hun identiteit te verifiëren.

Weighing the Pros and Cons

Een van de moeilijkste uitdagingen voor bedrijven die proberen om transacties elektronisch uit te voeren, is om te weten hoe ver ze moeten gaan bij het doorlichten en verifiëren van ondertekenaars. Voor veel bedrijven is het uiteindelijke doel om een contract op te stellen dat rechtsgeldig en ontvankelijk is in de rechtbank zonder een proces op te zetten dat omslachtig is voor de mensen wier handtekeningen nodig zijn om de transacties te voltooien.

Het vinden van dit evenwicht kan moeilijk zijn, wat de reden is waarom veel bedrijven een vertrouwd softwareplatform voor e-handtekeningen kiezen bij het online uitvoeren van belangrijke zakelijke aangelegenheden. Door gebruik te maken van gevestigde technologie, kunnen bedrijven er zeker van zijn dat contracten rechtsgeldig en toelaatbaar zijn, terwijl ze consumenten en zakelijke tegenpartijen toch een naadloze, intuïtieve ondertekenervaring bieden.