Free Press

Resultatenbeheer is een steeds krachtiger hulpmiddel geworden om teams op één lijn te brengen rond een gemeenschappelijk doel.

Het verduidelijken van doelen en vooral van de middelen om resultaten te bereiken, is van het grootste belang om een team samenhangend en geïntegreerd te houden.

Er zijn echter hulpmiddelen die het oplossen van root cause-problemen nog krachtiger maken, waardoor meer zichtbaarheid en duidelijkheid ontstaat bij het volgen van doelen en indicatoren.

In deze post hebben we enkele probleemanalysetools, beslissingsdiagrammen en andere manieren geselecteerd om root cause-onderzoek te doen.

Lees aandachtig en u zult zien welke bekende probleemoplossingshulpmiddelen, zoals de 5 waarom-methode, Ishikawa’s grafiek (fishbone of oorzaak-en-gevolg-analyse), en Pareto-analyse, naast andere concepten, uitstekende manieren zijn om de hoofdoorzaak van een probleem vast te stellen.

Inleiding tot Root Cause Problem Solving

Veel van deze hulpmiddelen voor root cause analyse komen voort uit het concept van kwaliteitsmanagement, dat is ontstaan om kwaliteit en standaard productieprocessen te waarborgen.

Daartoe is een reeks van root cause analyse tools en methoden gecreëerd om ervoor te zorgen dat de productie van producten de door de markt waargenomen kwaliteitsnorm handhaaft.

De meeste van deze methodologieën zijn gebaseerd op het concept van continue verbetering.

Deze reeks activiteiten wordt samengevat door het acroniem PDCA (acroniem voor Plan, Do, Check, Act).

Lees meer op onze blog: Verbeter uw management meteen: leer hoe PDCA stap voor stap te doen

De evolutie van deze root cause analyse tools heeft ervoor gezorgd dat ze zich steeds meer vertakken van fabrieken en fabrieken om commerciële kantoren te bereiken, waardoor ze de meest gebruikte groep management tools integreren.

Concepten en tools voor oorzaak-en-gevolg analyse of root cause analyse van problemen, bijvoorbeeld, die voorheen alleen op productielijnen werden gebruikt, zijn routine geworden bij managers in alle gebieden van bedrijven.

Door de praktische en probleemoplossende aanpak kan het topmanagement veel baat hebben bij de toepassing van deze methodologieën, vooral vanwege hun objectiviteit en het gemak waarmee ze kunnen worden opgevolgd, vooral in combinatie met besluitvormingsinstrumenten.

In praktische termen kan het proces van Analyse van de Onderliggende Oorzaak in algemene zin worden omschreven als:

• het probleem definiëren;
• mogelijke oorzaken vaststellen;
• de werkelijke oorzaken verifiëren;
• een oplossing voor het probleem voorstellen;
• de oplossing toepassen;
• de resultaten analyseren.

In de context van het hoger management wordt de analyse van oorzaken en gevolgen in het algemeen toegepast op afwijkingen van doelen, om de belangrijkste factoren te identificeren die tot het falen van die periode hebben geleid.

Dus, bij de behandeling van de oorzaken van een afwijking, proberen managers het doel dicht bij de te bereiken waarde te houden en, derhalve, in overeenstemming met de verwachtingen van het bedrijf.

Er zijn echter verschillende hulpmiddelen voor probleem-oorzaakanalyse, elk met zijn eigen bijzonderheden.

Het is aan elk team om te bepalen welke van de beste hulpmiddelen voor probleemanalyse binnen hun respectieve realiteiten moeten worden toegepast.

Hier zullen we ons verdiepen in 3 belangrijke manieren om root cause onderzoek te doen:

1. Pareto chart;
2. Fishbone – Ishikawa diagram onderzoeksmethode;
3. 5 Why’s onderzoeksmethode.

1- Analyse van de oorzaak – Pareto

Het Pareto-diagram is een praktisch voorbeeld van een instrument waarmee u items kunt identificeren en selecteren die verantwoordelijk zijn voor een groot effect op procesverbetering, lees verder:

80% van de resultaten wordt veroorzaakt door 20% van de factoren.

Dit is het concept van Pareto analyse: 80/20

Vanuit een methode oogpunt voor het identificeren van problemen, kan worden gesteld dat 80% van de problemen kan worden opgelost door 20% van de oorzaken te behandelen.

Dus, voor het maken van een Pareto-diagram moeten we:

1. Een doel identificeren dat in een bepaalde periode niet werd bereikt;
2. De mogelijke problemen opnoemen die tot de afwijking van het doel hebben geleid;
3. De frequentie toekennen waarmee zij voorkomen of de mate van relevantie;
4. De gegevens in aflopende volgorde sorteren naar frequentie | belang;
5. Bereken het percentage dat betrekking heeft op elk item, en maak een nieuwe kolom met het cumulatieve percentage van de reeks;
6. Maak een grafiek waarin de kolommen de frequentie weergeven en de rijen de cumulatieve percentages;
7. Selecteer de problemen die, na optelling van de percentages, 80% van de factoren vertegenwoordigen.

2- Analyse van de hoofdoorzaken – Visgraat

Het visgraatdiagram, ook bekend als het oorzaak-en-gevolgdiagram en het Ishikawa-diagram, is een grafisch hulpmiddel dat wordt gebruikt om de hoofdoorzaken van een probleem in kaart te brengen.

Door zijn hiërarchische vorm, staat het u toe om verscheidene oorzaken te groeperen en te visualiseren die worden beschouwd als de oorsprong van een probleem of van een verbetermogelijkheid die u wenst te bereiken, naast de effecten ervan op het probleem of resultaat.

In zijn structuur van oorzaak en gevolg analyse om de hoofdoorzaak van het probleem te identificeren, volgt de constructie van het Ishikawa diagram de volgende stappen:

1. Kies het probleem dat u wilt analyseren;
2. Bedenk informatie over het probleem;
3. Brainstorm het probleem, samen met een team, en maak een lijst van mogelijke oorzaken, zowel primaire als secundaire;
4. Identificeer de oorzaken die het meest relevant zijn voor het probleem en groepeer ze volgens de 6M’s;
5. Stel oplossingen voor de naar voren gebrachte oorzaken voor, heb altijd een persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de oplossing.

Een ander belangrijk detail bij het oplossen van root cause problemen met behulp van het Ishikawa diagram is om het te gebruiken als een methode om de 6 door Ishikawa gedefinieerde probleemcategorieën te identificeren, bekend als de 6M’s:

• Methode: Hoe beïnvloedt het werk dat wordt gedaan het probleem?
• Machine: Hoe beïnvloedt de apparatuur die in het proces wordt gebruikt het probleem?
• Measure: Hoe beïnvloeden de metrieken die worden gebruikt om de ontwikkeling van de activiteit te meten het probleem?
• Environment: Hoe beïnvloedt de omgeving waarin de activiteit wordt ontwikkeld het probleem?
• Materiaal: Hoe beïnvloedt de kwaliteit en het type van de gebruikte materialen het probleem?
• Arbeid: Hoe beïnvloeden de mensen die betrokken zijn bij de activiteit het probleem?

Bedenk: dit zijn slechts enkele mogelijkheden van categorieën die kunnen worden geanalyseerd met behulp van het Ishikawa-diagram.

Door de fishbone-onderzoeksmethodologie te gebruiken in de zoektocht naar kwaliteitsprocessen, moet u uw eigen concepten definiëren, gebaseerd op de specifieke kenmerken van uw bedrijf.

Lees meer over dit hulpmiddel voor root cause-analyse in deze blogpost: Wat is een Ishikawa-diagram en hoe maak je er een?

3- Root cause analysis – 5 whys

De 5 whys kwaliteitstool is heel eenvoudig, maar daarom niet minder efficiënt.

Het gaat uit van het principe van diep graven in een probleem, proberen om de hoofdoorzaak van het diepere probleem te extraheren.

Het wordt veel gebruikt wanneer een bedrijf wil de kwaliteit van haar leveringen te verbeteren en om over te gaan tot de continue verbetering van haar processen.

Het werd opgericht door Taiichi Ohno, in de jaren ’50. Hij werkte bij Toyota en realiseerde zich de noodzaak om de kwaliteit van de producten van het bedrijf te verbeteren om aan de behoeften van de klant te voldoen.

Je voert deze methodiek uit door vijf keer achter elkaar te vragen waarom een bepaald probleem zich voordoet.

Na vijf vragen geloofde Ohno dat je in staat zou zijn om de echte hoofdoorzaak van een probleem vast te stellen, en dat er stappen konden worden ondernomen om het te elimineren en een proces te creëren dat de kwaliteit van de leveringen zou garanderen.

De toepassing van de 5 waaroms kwaliteitstool is vooral geschikt voor problemen met een paar variabelen.

Wanneer problemen complexer worden, worden analyses van diverse andere factoren noodzakelijk, en is deze methode niet voldoende om problemen te identificeren.

Voordelen van het gebruik van Root Cause Analysis Tools

Tot slot hebben we een aantal van de meest gebruikte root cause analysis tools in managementprocessen gegroepeerd.

De grootste voordelen die root cause analyse in uw bedrijf kan brengen zijn:

• Afstemming: nadat de belemmeringen voor het bereiken van resultaten bespreekbaar zijn voor het hele team;
• Diepte: omdat de analyse niet oppervlakkig wordt gedaan, is de kans groter dat een team zich kan richten op de echte oorzaak;
• Standaardisatie: zodat alle analyses dezelfde uitvoeringsmethode volgen en gericht zijn op het bereiken van de hoofdoorzaak van alle processen die hun doelen niet bereiken.

Maar als je eenmaal de problemen hebt ontdekt en hun onderliggende oorzaken hebt geanalyseerd, hoe prioriteer je dan welke het eerst worden opgelost?

Wij stellen hiervoor een extra hulpmiddel voor, de beslissingsprioriteringsmatrix, of beslissingsdiagram, bekend als de GUT-matrix.

Het is zeer eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken en zou moeten worden gebruikt wanneer u veel problemen hebt op te lossen en niet weet met welke u moet beginnen.

De matrix die in 1981 door Charles Kepner en Benjamin Tregoe is gemaakt, is nog steeds heel bruikbaar en werkt als volgt:

Je moet de onderstaande tabel gebruiken om elk probleem een cijfer te geven, van nul tot vijf, verwijzend naar 3 criteria:

• Zwaarte van het probleem;
• Noodzaak om het op te lossen;
• Noodzaak voor het probleem om te potentiëren.

Begrijp elk van de criteria in het beslissingsdiagram beter:

• Zwaarte: Voor dit concept is het noodzakelijk te definiëren hoezeer de gevolgen van het probleem van invloed zullen zijn op het bereiken van de strategische doelstellingen van het bedrijf, de veiligheid van de mensen en de gemeenschap.
• Urgentie: Wat zal er gebeuren als het probleem niet onmiddellijk wordt opgelost? Is het mogelijk om te wachten, of zullen de activiteiten worden verlamd? Is er een noodplan? Neem deze factoren in overweging om de snelheid te bepalen waarmee het probleem moet worden opgelost.
• Tendens: Wat is de waarschijnlijkheid dat het probleem erger wordt als het niet snel wordt opgelost? Lijkt het erop dat het de werking van het bedrijf zal belemmeren?

Gebaseerd op deze criteria, kent u scores toe volgens deze schaal:

1. Het is geen dringend of ernstig probleem, het veroorzaakt geen onmiddellijke schade.
2. Een beetje urgent, een beetje ernstig en het zal alleen maar erger worden op de lange termijn.
3. Urgent en ernstig en zal verergeren op de middellange termijn.
4. Zeer urgent, het zal verergeren in een korte tijd.
5. Uiterst urgent en ernstig. Het moet nu worden opgelost voordat het erger wordt.

Plaats de scores in de beslissingsmatrix, vermenigvuldig de getallen en u zult weten dat het hoogste resultaat overeenkomt met het probleem dat als eerste moet worden opgelost.

Nu u zoveel weet over de beste hulpmiddelen voor root cause analyse en hoe u de oplossingen kunt prioriteren, wat dacht u van het leren over software die verschillende management- en bedrijfsmanagementtools omvat? Los uw bedrijfsproblemen op op basis van echte gegevens en richt u op resultaten!

Verander het beheer van uw bedrijf met STRATWs One