Free Press

Why Aren’t My Construction Bids Working?

U hebt de vaardigheden, het juiste team op zijn plaats, en de inzet om de klus te klaren, elke keer weer – maar waar is het werk? Als uw bouwvoorstellen tekortschieten of gewoon het doel missen, dan zult u niet zoveel werk binnenhalen als u zou willen. Een beoordeling van het bied- en offerteproces kan u helpen uw aanpak te verfijnen en de kans te vergroten dat u met succes kunt meedingen naar de beste projecten en klanten.

Wat is het biedproces voor de bouw?

Wanneer een hoofdaannemer een project moet opleveren, zal hij het opsplitsen in pakketten, zoals gipsplaten, loodgieterswerk of monteurs, en onderaannemers uitnodigen om te bieden op specifieke delen van het werk die door deze specialismen worden gedefinieerd. Aangezien een algemene aannemer deze belangrijke projectelementen vaak uitbesteedt, is het voor alle betrokkenen belangrijk het aanbestedingsproces voor de bouw te begrijpen. Voor eigenaars en algemene aannemers stelt het aanbestedingsproces hen in staat het best mogelijke team voor de opdracht te vinden tegen de meest concurrerende prijs die beschikbaar is. Als u in staat bent om een overtuigende en nauwkeurige offerte op te stellen, vergroot u de kans dat u veel werk binnenkrijgt en houdt u uw beste talent in beweging van het ene boeiende project naar het volgende.

Als bieder stelt de informatie die door de eigenaar of algemene aannemer in de uitnodigingsfase wordt onthuld, u niet alleen in staat om de opdracht nauwkeurig te beoordelen en een offerte uit te brengen, maar zorgt deze er ook voor dat u zich kunt richten op de juiste soorten opdrachten en klanten. Niet elke uitnodiging zal een goede match zijn voor uw merk en niet elke opdracht is de tijd waard die nodig is om een winnend voorstel te maken. Het doel voor bieders is om te bepalen welke projecten de tijd waard zijn en vervolgens een overtuigend, nauwkeurig en gedetailleerd voorstel op te stellen dat uw kansen om te winnen verhoogt en uw merk de aandacht geeft die het verdient.

Het aanbestedingsproces voor de bouw – hoe het werkt

Uw offertevoorstel is een beetje als een cv of een sollicitatie; het maakt een eerste indruk op de klant, laat hen weten hoe gekwalificeerd u bent en geeft hen zelfs een idee van wat ze kunnen verwachten als ze met u werken. Als je eerste indruk, of bod, intrigerend is voor de klant, ga je door naar de interviewfase, waardoor de kans dat je wordt aangenomen voor de baan drastisch toeneemt.

Je vindt aanbestedingsuitnodigingen op verschillende plaatsen. Wanneer u een uitnodiging tot inschrijving ontvangt, downloadt u gewoon het aanvraagpakket en bekijkt u het zorgvuldig om een goed begrip te krijgen van wat de baan is, welke vaardigheden de eigenaar wenst, en eventuele voorkeuren of specificaties die ze voor de baan hebben. Dit is ook het moment om ervoor te zorgen dat het pakket echt volledig is en dat de eigenaar of aannemer een realistisch idee heeft van wat het project zal kosten en hoe lang het zal duren.

Tijdens het beoordelingsproces kunt u pakketten elimineren die niet volledig zijn, niet realistisch zijn en niet overeenkomen met uw bedrijfsgrootte of uw specifieke vaardigheden. Op alles solliciteren is tijdverspilling, net als solliciteren op vacatures die niet bij uw vaardigheden passen, tenzij u een dwingende reden hebt om dat te doen. Elke offerte die u opstelt, kost tijd, dus gebruik die uren verstandig en concentreer u op projecten die aantrekkelijk, realistisch en uiteindelijk winbaar zijn.

Biedtips

Tip # 1: Wees productiever

Let’s face it, hoe productiever uw team is, hoe groter uw winstmarge. Na het verliezen van een zeer concurrerende aanbestedingsproces, zullen veel aannemers aannemen dat ze de aanbesteding verloren omdat andere aannemers “onder de kostprijs” boden. Maar was dat ook zo? Feit blijft dat ten minste 40% van de bedrijven hun kosten niet begrijpt of bijhoudt, en als u meer bouwopdrachten verliest dan wint, moet u zich afvragen of u de kosten van de uitvoering van een project echt begrijpt. Belangrijker nog, u moet zich afvragen of u uw projecten kosteneffectiever zou kunnen uitvoeren.

Vele bouwdeskundigen zullen u terecht aanraden om u te concentreren op uw schattingsproces in plaats van op de kosten. Maar de beste manier om concurrerender te bieden is niet alleen om de kosten bij te houden, zodat u nauwkeurigere schattingen kunt geven – het is om uw algehele productiviteit te verbeteren. Hulpmiddelen zoals Bid Board Pro van BuildingConnected kunnen u helpen uw productiviteit in de hele preconstructie te verbeteren.

Tip #2: Wees er als eerste

Een van de gemakkelijkste manieren waarop u meer biedingen kunt winnen (en een van de meest onderschatte strategieën) is om uw concurrentie voor te zijn. Het is moeilijk om een bod te winnen tegen 10 of 30 concurrenten, maar hoe zit het met 3? Hoe meer offertes een eigenaar of hoofdaannemer ontvangt, hoe groter de kans dat u de offerte verliest. Het is moeilijk te geloven, maar een bod winnen betekent niet dat je een wiskundewonder hoeft te zijn. Door gebruik te maken van aanbestedingsmarktplaatsen en -netwerken voor de bouwsector om opdrachten en projecten te vinden voordat uw concurrentie er weet van heeft, kunt u er als eerste bij zijn en de kans vergroten dat u de aanbesteding wint. Deze online tools helpen u niet alleen bij het vinden van nieuwe opdrachten waarop u kunt bieden, maar stellen u ook in staat een bedrijfsprofiel aan te maken dat wordt opgenomen in zoekopdrachten naar opdrachten. In een perfecte wereld zou je nooit hoeven te bieden. Vacatures zouden gewoon in je schoot vallen. We leven natuurlijk niet in een perfecte wereld, maar zou het niet leuk zijn als projecteigenaren achter jou aanzitten in plaats van jij achter hen?

Tip # 3: Sta op de juiste biedlijst

Omdat een opdracht bestaat, wil nog niet zeggen dat je erop moet bieden. Een van de grootste fouten die veel aannemers maken bij het uitbrengen van bouwoffertes, is dat ze op elke klus bieden die ze tegenkomen. In die zin is een zeer effectieve biedstrategie om het aantal voorstellen dat u indient te beperken. Hoewel het verleidelijk is om aan te nemen dat concurrerend bieden een volume-spel is, d.w.z. hoe meer u erin stopt, hoe meer u eruit zult krijgen, is het in veel gevallen juist het tegenovergestelde. Door uw lijst met biedmogelijkheden te beperken, kunt u de kwaliteit van uw biedingen verbeteren en biedmogelijkheden selecteren met een grotere kans op succes.

Dus wat is de “juiste” biedlijst? De juiste biedlijst is er een die geschikt is voor uw bedrijf. Maar hier zijn enkele punten om te overwegen de volgende keer dat u op een project biedt:

• Bied op uw niche. Dit betekent dat u moet uitzoeken waar u het beste in bent en alleen op die opdrachten moet bieden. Je kunt niet overal goed in zijn, maar je kunt wel ergens goed in zijn. Ben je beter in commerciële of industriële projecten? Ben je beter in kleinere of grotere projecten? Wat het ook is, neem even de tijd om na te denken over waar uw team in het verleden succesvol in is geweest – de projecten die u hebt voltooid en die tot terugkerende opdrachten hebben geleid – en bied dan alleen op dat soort projecten.
• Stop met bieden op projecten die u niet kunt winnen. Er zijn projecten die u niet kunt winnen, hoeveel energie en moeite u ook in uw voorstel steekt. Als het project vraagt om een bepaalde specialisatie die u mist, ga er dan niet van uit dat een laag bod dat tekort zal compenseren. Dat is niet het geval, en u zult er alleen in slagen uw tijd, moeite en geld te verspillen aan een nutteloze onderneming. Bied ook niet op projecten waar u gewoonlijk niet werkt of waar u niet voldoende personeel hebt om aan de eisen van de opdracht te voldoen.
• Bied niet op projecten die u waarschijnlijk niet zult winnen. Veel factoren kunnen de kans vergroten dat u een aanbesteding niet wint, maar een van de meest voor de hand liggende is hoe concurrerend het aanbestedingsproces is. Moet u opbieden tegen 3 of 30 concurrenten? Neem de tijd om dit uit te zoeken en besluit om alleen te bieden op opdrachten met minder dan 5 concurrenten. Houd niet alleen uw bod-hit ratio bij. Hou het bij per klant, projecttype, locatie en concurrenten en ontwikkel benchmarks. Door uw staat van dienst te evalueren ten opzichte van het hele landschap, kunt u beginnen met het maken van een berekende beslissing om alleen te bieden wanneer u de grootste kans op succes hebt.

Tip # 4: Wees waardevoller

Wanneer een bedrijf een ongedifferentieerd merk heeft of geen echt concurrentievoordeel ten opzichte van andere bedrijven, wordt hun product of dienst een commodity. Niemand wint een commodity-spel; het is een spel waar iedereen zijn prijzen (en uiteindelijk zijn winstmarges) moet verlagen om een bod te winnen. In dit opzicht is de “winnaar” van een prijzenoorlog de aannemer die de opdracht krijgt omdat hij uiteindelijk zo laag biedt dat hij zijn winstmarge verliest. Wanneer u daarentegen een gedifferentieerd merk hebt, kunt u een “prijspremie” gaan vragen. Een prijspremie is het bedrag of percentage dat uw prijs hoger is dan de gemiddelde prijs die in de markt voor die goederen en diensten in rekening wordt gebracht.

In het algemeen zijn een paar attributen waarop u zich kunt concentreren om te beginnen met het verkopen van waarde in plaats van prijs: expertise, kwaliteitscontrole, maatwerk en responsiviteit. Wanneer we specifiek denken aan de bouwsector, kunnen uw klanten deze attributen meer waarderen dan de prijs, en doen ze dat ook vaak:

• Expertise en ervaring – Hebben u en uw team de meeste vaardigheden en ervaring als het gaat om het type project waarop u biedt?
• Kwaliteit en grootte van het team – Heeft u een zeer bekwaam team en de juiste hoeveelheid middelen om een bepaald project te voltooien?
• Klantenservice en -ondersteuning – Biedt uw team een extra niveau van klantenservice en -ondersteuning?
• Salesmanship – Kunt u de waarde van uw team echt “verkopen” in uw vergaderingen, presentaties of offertes?
• Reputatie – Staat u in de branche bekend om uw uitmuntendheid in een bepaald type project?
• Financiële zekerheid – Is uw bedrijf financieel veilig? Heeft u betere betalingsvoorwaarden of heeft u minder geld nodig?

Door uw merk te onderscheiden via een of meer van de bovenstaande attributen zult u in staat zijn meer bouwaanbiedingen binnen te halen, zelfs als u niet de laagste bieder bent. In feite zullen uw biedingen zelfs concurrerender zijn wanneer u een prijspremie vraagt. En door hoger te bieden, verhoogt u uw winstmarge en uw nettowinst.

Het maken van een winnend voorstel

Elk detail is van belang bij het bieden voor een contract – en in de hyperconcurrerende bouwsector van vandaag de dag is er meer nodig dan alleen de beste prijs om echt op te vallen. Hoe uitgebreider, professioneler en nauwkeuriger uw voorstel is, des te groter is de kans dat u een goede eerste indruk maakt bij de hoofdaannemers, het heen en weer geschuif vermindert en uiteindelijk de opdracht binnenhaalt.

Daarom hebben wij deze checklist voor het indienen van offertes ontwikkeld. Met behulp van onze PDF-checklist kunt u uw voorstel snel controleren om er zeker van te zijn dat er geen belangrijke details (zoals certificeringen, addenda, vervaldatums) door de mazen van het net glippen. Print hem uit, bewaar hem op uw bureau en bied met meer vertrouwen!

Opvolgen van offertes

Naast het maken van meer overtuigende offertes, zijn hier de top drie redenen waarom u een proces voor follow-ups zou moeten ontwikkelen.

Verbeter uw relaties met hoofdaannemers

Wanneer u de verantwoordelijkheid neemt voor het opvolgingsproces, bewijst u aan hoofdaannemers dat u gemakkelijk bent om mee te werken, een goede communicator bent en op de top van uw spel zit. Algemene aannemers willen werken met onderaannemers die hun leven gemakkelijker maken, dus het is een geweldige manier om jezelf te onderscheiden in een concurrerende omgeving.

Verhoog slagingspercentages door feedback te krijgen om revisies te maken

Het is onwaarschijnlijk dat een algemene aannemer zelf contact met je opneemt om je feedback te geven over een offerte of je te laten weten wat je moet doen om het concurrerender te maken. Echter, wanneer u een follow-up en vragen of ze hebben een kans gekregen om uw voorstel te herzien, het geeft je ook de mogelijkheid om te vragen of ze willen dat u eventuele herzieningen te maken. Nogmaals, deze jongens zijn druk, dus neem het initiatief om ervoor te zorgen dat uw voorstel raakt alle juiste merken.

Zelfs als je ontdekt dat iemand anders al won de baan, kan de algemene aannemer bereid zijn om feedback die u helpt winnen de volgende te geven. Hoe meer informatie u na elk voorstel kunt krijgen, hoe gerichter en strategischer u in de loop van de tijd zult worden.

Spendeer uw tijd aan het bieden op banen die u waarschijnlijker zult winnen

Als u blijft indienen en niet terughoort, is het misschien tijd om opnieuw te evalueren of het bieden op de banen van die aannemer een prioriteit voor uw team moet zijn.

Dit is waar follow-ups van pas kunnen komen. Als u voortdurend follow-up met iemand en nog steeds nooit iets terug te horen, is het waarschijnlijk niet de moeite waard om te bieden op hun projecten in de toekomst. Moving forward, kunt u uw inspanningen opnieuw richten op algemene aannemers die echt respect voor uw tijd.

Houd in gedachten dat elke algemene aannemer is anders. Ontwikkel eerst een basislijn follow-up-proces voor algemene aannemers waarmee u niet eerder hebt gewerkt (bijvoorbeeld een e-mail twee dagen na het ingediende voorstel, een telefoontje een week erna). Synchroniseer deze taken in uw agenda om ervoor te zorgen dat u niet vergeet contact op te nemen. Vervolgens, nadat u de communicatievoorkeuren van die algemene aannemer hebt geleerd, kunt u uw follow-ups voor hun toekomstige projecten aanpassen.

Waarom u dat bod niet hebt gewonnen

Hieronder bespreken we 13 van de meest voorkomende redenen waarom bouwaanbiedingen verloren gaan. Als u deze verliesstrategieën in gedachten houdt, kunt u uw winnende offerteplan voor toekomstige offertes opstellen.

U begreep de reikwijdte van het werk niet

Als u de reikwijdte van het werk van de offerteaanvraag (RFP) niet volledig begrijpt, zult u het moeilijk hebben om de juiste taken of deadlines vast te stellen, waardoor u in principe geen kans hebt om een winnende offerte voor de bouw samen te stellen. Zorg ervoor dat u de omvang van het werk zorgvuldig doorleest. Als er een aspect is dat niet logisch is of als je meer informatie nodig hebt, kom dan terug met verduidelijkende vragen, zolang er nog genoeg tijd is om het voorstel voor de deadline in te dienen.

De prijs klopte niet

Als u pogingen om bouwopdrachten te krijgen niet kunt winnen, kan de prijs op zijn minst een deel van het probleem zijn. Uw klanten zullen niet blij zijn als u een verkeerde prijsopgave doet, te veel vraagt of te weinig biedt. Zelfs minder bieden dan u waard bent, is een probleem, omdat het evaluatieteam zich dan kan afvragen wat uw niveau van deskundigheid is.

Dus onthoud dat zowel te hoog als te laag offreren een rode vlag is. Hoewel je onmogelijk kunt voorspellen wat je concurrenten tot op de dollar zullen offreren, is de beste tactiek om je minder zorgen te maken over onder- of overbieden.

Je hebt je kosten niet expliciet toegelicht

Bij het bekijken van een offerte vandaag, kan het evaluatieteam een moment van sticker shock ervaren bij het bekijken van de prijs. Dat wil niet zeggen dat de bouwkosten onredelijk zijn of de deal verbreken, of dat u niet kunt vragen wat u waard bent. Uw enige taak: leg uw kosten expliciet uit, regel voor regel, en laat zien hoe het inhuren van u de waarde zal opleveren die zij in een project zoeken.

Je hebt je ervaring niet laten zien

Veel bedrijven schrijven schitterende voorstellen, maar vergeten die te staven met bewijs. Vergeet niet om altijd relevante projecten uit het verleden op te nemen bij het indienen van offertes en voorstellen. Je hebt tenslotte goed werk geleverd, dus vergeet dat niet te laten zien.

Je referenties waren niet op niveau

Referenties zijn belangrijk, en niet alleen voor collegeaanvragen. Zorg voor de juiste en relevante referenties om je prestaties en staat van dienst te laten zien. Het is beter om minder referenties te gebruiken dan de kwaliteit ervan op te offeren. Als u een moeizame relatie had op een project, kunt u die beter weglaten, omdat het echt de bepalende factor kan zijn of u wint of verliest.

Uw veiligheidsverleden is niet ideaal

Een goed veiligheidsverleden betekent minder risico en minder kosten, waar klanten allebei om geven. Als uw veiligheidsrecord gebrekkig is, is het niet waarschijnlijk dat u het winnende bod krijgt.

Als u zich zorgen maakt over uw veiligheidsrecord, is het tijd om een nieuwe aanpak in te stellen. U moet een cultuur creëren waarin veiligheid prioriteit heeft, en dat betekent dat u een zorgvuldig veiligheidsplan moet opstellen en uw werknemers moet opleiden over de beste manier om zich aan de normen te houden. Hier zijn bijvoorbeeld vijf eenvoudige stappen die werknemers kunnen nemen om de veiligheid vandaag nog te verbeteren. Als dit een probleem is, is het de eerste die u moet aanpakken – zowel voor uw kansen om bouwaanbestedingen te winnen als voor het algemene welzijn van uw bedrijf in de toekomst.

U miste documenten en informatie

Als u bouwaanbestedingspogingen wilt winnen, is het van cruciaal belang dat u uw voorstel en offerte tot op de letter afmaakt. Zelfs één klein ontbrekend onderdeel of document kan u onmiddellijk diskwalificeren. Zorg ervoor dat u alles indient wat wordt gevraagd. U moet dubbel, drievoudig, zelfs viervoudig elk deel van het document controleren voordat u uw voorstel indient.

U hebt de RFP niet grondig gelezen

Als u de RFP niet grondig hebt gelezen, bent u in slechte vorm. De RFP zal om zeer specifieke informatie vragen, en het is het beste om de instructies precies op te volgen. Wijk er absoluut niet van af, en houd je aan alle eisen met betrekking tot het aantal pagina’s en de details van het indienen. Dit laat zien dat u een professional bent en dat u de behoeften en voorkeuren van uw klant van tevoren respecteert.

U was te laat met indienen

Zelfs één minuut telt bij het indienen van een offerte. Als u zich niet meteen aan het begin aan een eenvoudige deadline kunt houden, waarom zou een klant u dan vertrouwen dat u zich aan de jarenlange tijdlijn met budgettaire gevolgen zult houden? Laat, voordat u uw bouwvoorstel indient, voldoende tijd over om te navigeren in biedsystemen die handmatig omslachtig en traag kunnen zijn. Waar het op neerkomt: Als u aanbestedingspogingen voor de bouw wilt winnen, wees dan niet te laat.

Je voelde je niet goed in persoon

Hoewel je het misschien tot de in-person interviewfase hebt geschopt, als de eigenaar of andere betrokken projectstakeholders het gevoel hebben dat je persoonlijk geen goede match bent, kan dat een deal-breker zijn. Hoewel het verstandig is om een werkrelatie niet te forceren, probeer je beste zelf te zijn en benadruk hoe goed je kunt samenwerken of compromissen kunt sluiten tijdens het interview met belanghebbenden.

Uw voorstel was niet origineel

Denkt u dat originaliteit alleen telt bij het schrijven van een roman of het maken van een beeldhouwwerk? Dat is niet zo. Als uw voorstel eruit ziet alsof het is gekopieerd en geplakt van een direct formulier, zal uw potentiële klant opmerken. Als het project je tijd waard is, zorg er dan voor dat je het voorstel aanpast en verpersoonlijkt. Laat zien hoe uw merk en diensten anders zullen zijn dan die van uw concurrenten, en zorg ervoor dat ze meer van u willen zien.

U gebruikt niet het juiste gereedschap

Het gebruik van de juiste gereedschappen en apparatuur op een project is belangrijk voor het succes ervan. In uw voorstel of interview kunt u specifiek digitale hulpmiddelen noemen die u zult gebruiken of op eerdere projecten hebt gebruikt – maar zijn dit de juiste? Een eigenaar heeft misschien ervaring met het gebruik van specifieke software en technologische hulpmiddelen bij eerdere projecten en is daar misschien naar op zoek. Doe je onderzoek en blijf op de hoogte van de laatste innovaties in de industrie en kan hun waarde laten zien in het voorstel.

U Didn’t Proof Your Proposal

Als je een solide bod hebt, is een kleine typfout hier en daar waarschijnlijk niet van plan om de dealbreaker te zijn. Maar fouten en slordigheden in een bouwvoorstel communiceren over het algemeen iets groters; of uw offerte was overhaast of de kwaliteit van uw werk voldoet niet aan de norm. Als u op de shortlist staat, kunnen een paar fouten u gemakkelijk onder de aandacht brengen. Voordat je op verzenden drukt, zorg ervoor dat een paar paar ogen je offerte hebben bekeken. Het is ook verstandig om in gedachten te houden dat een goed geschreven voorstel belangrijk is, maar het controleren van de wiskunde op de prijsstelling is ook essentieel, omdat een kleine misrekening kan betekenen dramatisch over- of onderbieden.

Bid Like a Winner

Het is tijd om te stoppen met bieden om te overleven, en te beginnen met bieden om te winnen. Het runnen van een bedrijf kan veel op gokken lijken, en de kansen (of de concurrentie) lijken vaak tegen u gericht, zodat het verlagen van uw bod aanvoelt als uw veiligste optie. Maar met de juiste hulpmiddelen en een solide strategie om uw bedrijf als een serieuze speler op de markt te positioneren, kunt u beginnen uw kansen op het winnen van meer projecten te vergroten – zonder uw service te onderwaarderen. Binnen de kortste keren zult u minder tijd kwijt zijn aan bieden en meer tijd aan het binnenhalen van opdrachten, omdat u de juiste tactieken en tools in handen hebt om de juiste kansen effectief te evalueren en uiteindelijk voorstellen te maken waarmee uw bedrijf zich onderscheidt.

Wilt u de waarde van uw digitale oplossingen voor offertebeheer maximaliseren? Download ons eBoek om te leren hoe:

Download nu