Free Press

De kans is groot dat uw organisatie, ongeacht de grootte, een inkoopaanvraag- en inkooporderproces gebruikt om de uitgaven in enigerlei vorm te beheren. De digitalisering en automatisering van het inkoopaanvraag- en inkooporderproces kan uw bedrijf een aantal belangrijke voordelen opleveren. Dit zal vooral duidelijk worden wanneer het tijd is om uw financiële rekeningen te controleren en u ontdekt dat u een duidelijk papieren spoor hebt om te volgen.

Om het proces beter te begrijpen voordat u de beoogde voordelen plukt, hebben we het inkoopproces hieronder stap voor stap voor u uitgesplitst.

Het inkooporder- en inkoopaanvraagproces

Een inkooporder is een commercieel document gemaakt door de koper die officieel een bestelling bevestigt en de aankooptransactie autoriseert voor goederen of diensten van uw beoogde leverancier.

Inkooporders zijn nuttig omdat ze de duidelijke verwachtingen van uw bedrijf vastleggen, die kunnen worden gebruikt om te controleren of de bestelling wordt geleverd zoals overeengekomen. Ze zijn juridisch bindend, en uiteindelijk kunnen ze u helpen binnen uw budget te blijven, helpen bij uw financiële controles, en uw bedrijf helpen orders efficiënt op te sporen en te beheren.

Stap 1: De inkoopaanvraag aanmaken

De eerste stap is het aanmaken van de inkoopaanvraag, die anders is dan de inkooporder. De inkoopaanvraag is een formulier dat uw bedrijf intern opstelt en indient bij de inkoopafdeling van uw bedrijf, met een lijst van artikelen die het door de inkoopafdeling goedgekeurd wil zien. Pas als de inkoopafdeling de aanvraag heeft goedgekeurd, wordt er een inkooporder gegenereerd.

De voordelen van een inkoopaanvraag kunnen niet genoeg worden benadrukt. Deze voordelen omvatten de mogelijkheid om uw strategische leveranciers te isoleren en het totale aantal leveranciers te consolideren, waardoor u tijd en geld bespaart; de uitgaven voor buitenbeentjes te verminderen; de bedrijfsuitgaven te stroomlijnen; en uw totale aanvraagkosten zowel extern als intern te verlagen.

Stap twee: Het afgeven van de inkooporder

Dit is een cruciale stap waarbij uw bedrijf onmiddellijke waarde kan zien in het automatiseren en digitaliseren van het inkoopproces. In sommige bedrijven schrijven handmatige processen voor dat de inkooporder pas kan worden goedgekeurd nadat deze fysiek is ondertekend door de persoon met de aangewezen autoriteit. Als dit in plaats daarvan via e-mail of met behulp van een e-procurement softwarebron gebeurt, kan dit veel sneller worden bereikt.

Als de inkoopaanvraag eenmaal is goedgekeurd, vormt deze de basis voor een inkooporder waarin het inkoopverzoek wordt geschetst. Dit vormt in wezen een formele overeenkomst tussen uzelf en de leverancier in kwestie. De inkooporder moet de datum, de prijzen, de levering, de overeengekomen voorwaarden (bijvoorbeeld eventuele kortingen), een inkoopordernummer en het tijdschema voor betaling bevatten.

Stap drie: De leverancier ontvangt de inkooporder

Bedenk dat een leverancier om wijzigingen kan vragen als sommige details onjuist of voor de leverancier niet aanvaardbaar zijn. De leverancier kan vervolgens de gewijzigde inkooporder goedkeuren en naar u terugsturen, hetzij via e-mail of met behulp van een e-procurementplatform.

Stap Vier: Inkoper archiveert de inkooporder

Nadat de inkoper de inkooporder heeft vastgelegd, is het proces min of meer voltooid. U wilt deze stap niet overslaan, want het indienen van inkooporders zal u zeer helpen bij uw financiële controles.

Stap vijf: Goedkeuring en betaling

Als de bovenstaande vier stappen zijn voltooid, is het product of de dienst geleverd zoals overeengekomen en zal het uiteindelijk worden gecontroleerd aan de hand van het inkooporderdocument zelf. Als de dienst is uitgevoerd volgens de voorwaarden van de inkooporder, zal de betaling worden verricht zoals bedoeld.

Final Step: Stel de belangrijke vragen

Hoewel het verkrijgen van een inkooporder reden tot feest kan zijn, is het nog steeds aan te bevelen dat u uw due diligence doet om eventuele toekomstige implicaties van die order te begrijpen. Hebt u de krediethistorie van de leverancier gecontroleerd? Hebben ze “getrouwheidskortingen” waarvan u op de hoogte moet zijn?

Als team kunt u zich op holistische wijze voorbereiden op de volgende stappen door alle “wat als”-vragen te stellen die van invloed zijn op uw bedrijf. Zorg ervoor dat u bij deze voorbereiding uw hele team bij de discussie betrekt, inclusief het boekhoudteam, het magazijnteam, het IT-team, enzovoort.

De kosten van het uitgeven en verwerken van een inkooporder kunnen variëren, afhankelijk van uw bedrijf en zijn behoeften. Hoewel het raadzaam zou zijn om niet te veel tijd te besteden aan het beoordelen van uw exacte kosten, is het nuttig om te weten dat de typische kosten van een inkooporder rond de $ 35,88 per transactie kunnen liggen. Deze kosten kunnen aanzienlijk worden verlaagd, tot wel 90%, door het implementeren van een inkoopaanvraag en inkooporder software.

Neem controle over uw inkooporders met ProcurePort:

ProcurePort’s cloud-hosted e-Procurement software voor inkoopaanvragen kan u helpen toezicht te houden op uw uitgaven, buitenissige uitgaven te beperken, minder tijd te besteden aan inkooporders en u meer controle over uw bedrijf te geven.Neem vandaag nog contact met ons op om een demo aan te vragen van ProcurePort’s cloud-hosted e-Procurement software.