Het zal niemand verbazen dat ik een vroege aanhanger van elektronische agenda’s was, begin jaren negentig met een Casio Digital Diary, gevolgd door een Psion 5mx in 1997. Maar de overstap van een Filofax naar een PDA met grijstinten betekende wel dat ik één ding moest opgeven dat ik pas jaren later terugkreeg: kalenders met kleurcodering.
Velen gebruiken kleurcodering om onderscheid te maken tussen werk en sociale gebeurtenissen, en ook voor zaken als gezinskalenders. Maar ik gebruik ze ook om me te helpen een evenwichtig leven te handhaven …
Er zijn waarschijnlijk maar weinig mensen in de wereld die niet een tijd in hun leven hebben gehad waarin het leek alsof ze niets anders deden dan werken. freelance gaan werken, of een bedrijf beginnen, is een klassiek voorbeeld. Zonder vaste inkomstenstroom is het gemakkelijk om het gevoel te hebben dat je geen werk kunt afslaan dat je wordt aangeboden. Er was een moment in mijn leven dat ik om die reden echt gekke uren maakte.
Familie, gezelligheid, leuke activiteiten, hobby’s en persoonlijke ontwikkeling kunnen allemaal het onderspit delven.
Maar niet alleen werk kan alles in beslag nemen. Alles, van een nieuwe baby tot een nieuw huis, kan je leven in beslag nemen. Er zijn geen gemakkelijke oplossingen voor al deze problemen, maar er is een oud zakelijk gezegde dat luidt: ‘wat gemeten wordt, wordt beheerd.’
Met andere woorden, de eerste stap om iets te laten gebeuren, is er aandacht aan te besteden. En dat is waar kleurgecodeerde kalenders kunnen helpen.
Waarom hebben kleurgecodeerde kalenders?
Kleurgecodeerde projecten stellen u in staat om in een oogopslag te zien hoeveel tijd u investeert in de verschillende aspecten van uw leven. Besteed u genoeg tijd aan uw werk, uw partner, uw kinderen, uw gezondheid, uw passieprojecten … ? Als elk element zijn eigen kleur heeft, is het makkelijk om door je agenda te bladeren en te zien hoe de balans uitvalt.
Hier zijn bijvoorbeeld mijn kleuren:
Dus naast werk, administratie en een oogje in het zeil houden op Stephs agenda’s, houd ik in feite zes categorieën in de gaten:
- Gezamenlijke activiteiten met mijn partner
- Sociale/leuke evenementen (anders dan met Steph)
- Werken aan ons huis
- Fictie schrijven
- Video
- Persoonlijke ontwikkeling
Ik heb deze categorieën gekozen omdat ze elk staan voor iets waaraan ik prioriteit geef in mijn leven, en er zeker van wil zijn dat ik er voldoende aandacht aan besteed.
Bij voorbeeld, als het leven druk is vinden sommige paren dat ze van week tot week kunnen gaan zonder elkaar te zien. Als je elk je eigen evenementen hebt, en je eigen vriendenkring naast de gezamenlijke, kan het makkelijk zijn om te merken dat je maar weinig tijd voor elkaar hebt.
Sommige stellen hebben ‘date nights’ – een avond per week die puur voor hen tweeën is gereserveerd om samen te zijn. We hebben niet gemerkt dat we dat nodig hebben, maar een snelle scan van mijn agenda stelt me in staat om te zien hoeveel dieprood er is, en actie te ondernemen als het een beetje licht lijkt.
Hetzelfde geldt voor het schrijven van fictie. Wanneer u schrijven voor de kost in de dag, kan passieprojecten krijgen verwaarloosd, dus ik heb een kleur voor dat, zodat ik kan zien hoeveel tijd ik besteed aan het schrijven van fictie.
Video is een ander ding dat ik ben gericht op dit moment, op zoek naar mijn vaardigheden te ontwikkelen, zowel voor werk projecten en leuke, dus ik wil ervoor zorgen dat ik genoeg tijd te investeren in dat.
Persoonlijke ontwikkeling is iets dat gemakkelijk verwaarloosd kan worden, of het nu gaat om naar de sportschool te gaan, boeken te lezen die bedoeld zijn om je horizon te verbreden of een nieuwe vaardigheid te leren. Dus ook dat heeft zijn eigen kleur.
En net zoals ik ervoor wil zorgen dat ik veel dingen met mijn partner doe, wil ik er ook voor zorgen dat ik tijd heb voor leuke dingen in mijn eentje of met mijn eigen vriendenkring, dus daar heb ik ook een kleur voor.
Hoe maak je agenda’s met kleurcodering
Apple’s Agenda-app ondersteunt kleurcodering niet rechtstreeks: je kunt niet één agenda maken en vervolgens bepalen welke kleur elke gebeurtenis moet hebben. Dus als je slechts een enkele persoonlijke agenda gebruikt, is de eerste stap om extra agenda’s te maken, waaraan je gebeurtenissen toewijst.
Je wilt een agenda voor elk van de levenscategorieën die je in de gaten wilt houden. Hoewel dit klinkt als een gedoe, het kost slechts een beetje werk om het te maken, en is vervolgens zeer snel en gemakkelijk te gebruiken.
U kunt kalenders maken op uw Mac of op een iOS-apparaat, afhankelijk van wat u het handigst vindt.
Op uw Mac:
- Open de Agenda-app
- Klik op de knop Agenda’s, linksboven
- Tik met twee vingers onder de agenda’s en kies Nieuwe agenda (of Optie-CMD-N)
- Noem uw agenda
- Tik er met twee vingers op en wijs er een kleur aan toe
Op een iOS-apparaat:
- Tik op de knop Agenda’s, middenonder
- Tik onderaan op Agenda toevoegen
- Kies een naam en een kleur
Herhaal dit voor elke categorie die u wilt bewaken.
Hoe bestaande gebeurtenissen aan een agenda toewijzen
De volgende taak is het verplaatsen van bestaande gebeurtenissen van hun bestaande naar hun nieuwe agenda. Hoewel dit een beetje vervelend is, duurt het niet zo lang als u denkt. Als je herhalende gebeurtenissen hebt, kan het sneller zijn om de gebeurtenis te verwijderen, het als een nieuwe te maken (zie hieronder), het toe te wijzen aan de juiste kalender en dan het herhalingspatroon opnieuw in te stellen.
Op een Mac:
- Tik met twee vingers op de gebeurtenis
- Selecteer Agenda en vervolgens de agenda waarnaar u de gebeurtenis wilt verplaatsen
Op een iOS-apparaat:
- Tik op de gebeurtenis
- Tik op de bestaande agenda en selecteer de nieuwe
Hoe wijst u een nieuwe gebeurtenis toe aan een agenda
Op een Mac:
- Maak de gebeurtenis zoals gebruikelijk
- Selecteer de agenda in de vervolgkeuzelijst, rechtsboven
Op een iOS-apparaat:
- Maak de gebeurtenis zoals gewoonlijk
- Schuif omlaag naar Agenda
- Tik op de standaardagenda en selecteer de gewenste
Monitoring van uw levensbalans
Als u alles eenmaal hebt ingesteld, is het heel eenvoudig om uw levensbalans te monitoren – vooral op een Mac. In de weekweergave kunt u in één oogopslag zien hoe de kleuren in balans zijn. In de dummy-versie bovenaan dit artikel zie je bijvoorbeeld dat er veel gezamenlijke evenementen zijn, een beetje werk aan een passieproject, niet veel leuke solo-evenementen, geen videowerk, niet veel persoonlijke ontwikkeling en lunchtijden zijn een beetje werk-zwaar.
Na een tijdje wordt het bijna automatisch, en het zal je opvallen als er een kleur ontbreekt in een week, of minder prominent is dan het zou moeten zijn. Maar tot die tijd, maak er een gewoonte van om actief te scannen op de kleurbalans.