Free Press

Net als bij het definiëren van communicatiestudie, bestaan er vele definities van organisatiecommunicatie. Deetz stelt dat een van de manieren om ons begrip van organisatiecommunicatie te verduidelijken is verschillende benaderingen te vergelijken. Voor het doel van deze tekst willen we echter organisatiecommunicatie definiëren, zodat u een referentiekader hebt om dit hoofdstuk te begrijpen. Onze definitie is niet definitief, maar creëert een startpunt voor het begrijpen van deze specialisatie van de communicatiestudie.

Wij definiëren organisatiecommunicatie’ als het zenden en ontvangen van berichten tussen onderling gerelateerde individuen binnen een bepaalde omgeving of setting om individuele en gemeenschappelijke doelen te bereiken. Organisatiecommunicatie is sterk contextgebonden en cultureel afhankelijk. Individuen in organisaties zenden boodschappen uit via face-to-face, schriftelijke en gemedieerde kanalen.

Organisationele communicatie helpt ons om 1) taken te volbrengen met betrekking tot specifieke rollen en verantwoordelijkheden van verkoop, diensten en productie; 2) ons aan te passen aan veranderingen door middel van individuele en organisatorische creativiteit en aanpassing; 3) taken te volbrengen door het handhaven van beleid, procedures, of voorschriften die de dagelijkse en continue activiteiten ondersteunen; 4) relaties te ontwikkelen waarbij “menselijke boodschappen worden gericht aan mensen binnen de organisatie – hun houding, moreel, tevredenheid en voldoening” (Goldhaber 20); en 5) de operaties van de organisatie te coördineren, te plannen en te controleren door middel van management (Katz & Kahn; Redding; Thayer). Organisatiecommunicatie is de manier waarop organisaties hun organisatieklimaat en -cultuur vertegenwoordigen, presenteren en vormen – de houdingen, waarden en doelstellingen die de organisatie en haar leden karakteriseren.

Organisatiecommunicatie concentreert zich grotendeels op het opbouwen van relaties en interactie met interne organisatieleden en belangstellende externe publieken. Zoals Mark Koschmann uitlegt in zijn geanimeerde YouTube-video, hebben we twee manieren om naar organisatiecommunicatie te kijken. De conventionele benadering richt zich op communicatie binnen organisaties. De tweede benadering is communicatie als organisatie – wat betekent dat organisaties het resultaat zijn van de communicatie van degenen die er deel van uitmaken. Communicatie gaat niet alleen over het overbrengen van berichten tussen zenders en ontvangers. Communicatie vormt letterlijk onze sociale wereld. Veel van onze communicatie bestaat uit het verzenden en ontvangen van relatief onproblematische berichten en het handelen naar aanleiding van die informatie. Andere keren liggen de zaken iets ingewikkelder, bijvoorbeeld wanneer u een conflict met een goede vriend of familielid moet oplossen. In dergelijke situaties is er veel meer aan de hand dan alleen het uitwisselen van informatie. Je bent eigenlijk bezig met een complex proces van betekenisgeving en het onderhandelen over regels die door de betrokken mensen zijn gecreëerd.

Om organisaties succesvol te laten zijn, moeten ze competente communicatoren hebben. Uit onderzoek naar organisatiecommunicatie blijkt dat organisaties afhankelijk zijn van effectieve communicatie en efficiënte communicatievaardigheden van hun leden. Een aantal onderzoeken (Davis & Miller; Holter & Kopka; Perrigo & Gaut) identificeren effectieve mondelinge en schriftelijke communicatie als de meest gewilde vaardigheden door degenen die organisaties leiden. Het Ministerie van Arbeid van de V.S. rapporteerde communicatie bekwaamheid als de meest essentiële vaardigheid die nodig is voor de beroepsbevolking van de 21ste eeuw om organisatorisch succes te bereiken (Secretary’s Commission on Achieving Necessary Skills). Het Public Forum Institute stelde dat werknemers bedreven moeten zijn in publieke presentatie, luisteren en interpersoonlijke communicatie om te floreren in een organisatie.

Organisaties zoeken mensen die instructies kunnen opvolgen en geven, nauwkeurig kunnen luisteren, nuttige feedback kunnen geven, goed kunnen opschieten met collega’s en klanten, kunnen netwerken, dienstbare informatie kunnen verstrekken, goed in teams kunnen werken, en creatief en kritisch problemen kunnen oplossen en ideeën op een begrijpelijke manier kunnen presenteren. Het ontwikkelen van organisatiecommunicatiebewustzijn en -effectiviteit is meer dan alleen knowhow of kennis hebben. Efficiënte organisatiecommunicatie houdt in dat je weet hoe je informatie creëert en uitwisselt, met verschillende groepen of individuen werkt, in gecompliceerde en veranderende omstandigheden communiceert, en dat je de aanleg of motivatie hebt om op de juiste manieren te communiceren.

Zoals u nu weet, is de studie van communicatie diep geworteld in de orale retorische tradities van het oude Rome en Griekenland. Net als vele van de eerste concepten die het vakgebied hebben gevormd, zijn enkele van de grondbeginselen van de organisatiecommunicatie afkomstig uit het Oosten. Al in de vierde eeuw concentreerden Chinese geleerden zich op de “problemen van communicatie binnen de enorme overheidsbureaucratie evenals tussen de overheid en het volk” (Murphy, Hildebrandt & Thomas 4). Oude oosterse geleerden concentreerden zich op informatiestroom, berichtgetrouwheid, en kwaliteit van informatie binnen hun overheidsbureaucratie (Krone, Garrett & Chen; Paraboteeah). Dit zijn nog steeds aandachtsgebieden voor organisatorische communicatie die u vandaag in uw lessen zult leren.

Zoals de meeste specialisaties van ons vakgebied, begon organisatiecommunicatie in het midden van de 20e eeuw met het werk van P. E. Lull en W. Charles Redding aan de universiteit van Purdue (Putnam & Cheney). Tijdens het industriële tijdperk lag de nadruk van de organisatorische communicatie op de productiviteit van de arbeiders, de organisatorische structuur, en de algemene organisatorische doeltreffendheid. Door dit werk was men geïnteresseerd in hogere winsten en management efficiency. Follett wordt vaak aangeduid als de eerste management consultant in de Verenigde Staten (Stohl). Zij concentreerde zich specifiek op de complexiteit van boodschappen, geschikte kanaalkeuze, en werknemersparticipatie in organisaties. Bernard plaatste communicatie in het hart van elk organisatorisch proces, stellende dat mensen met elkaar moeten kunnen interageren om een organisatie te laten slagen.

Als een specialisatie in ons vakgebied, kan organisatorische communicatie aantoonbaar worden teruggevoerd op het boek van Alexander R. Heron uit 1942, Sharing Information With Employees dat de communicatie tussen manager en werknemer bekeek (Redding & Tompkins; Meyers & Sadaghiani). Putnam en Cheney verklaarden dat de specialisatie van “organisatorische communicatie groeide uit drie belangrijke spraakcommunicatietradities: public address, overreding, en sociaal-wetenschappelijk onderzoek naar interpersoonlijke, kleine groep, en massacommunicatie” (131). Samen met public-speaking training voor corporate executives al in de jaren 1920 (Putnam & Cheney), richtten vroege werken zoals Dale Carnegie’s How to Win Friends and Influence People in 1936 zich op noodzakelijke mondelinge presentatie en schriftelijke communicatievaardigheden voor managers om te slagen in organisaties.

Redding en Thompkins identificeren drie perioden in de ontwikkeling van organisatorische communicatie. Tijdens het Tijdperk van Voorbereiding (1900 tot 1940) werd veel van het grondwerk gelegd voor de discipline die wij vandaag kennen. Geleerden benadrukten het belang van communicatie in organisaties. De primaire focus in deze tijd lag op public address, zakelijk schrijven, bestuurlijke communicatie, en overtuigingskracht. Het Tijdperk van Identificatie en Consolidatie (1940-1970) zag het begin van zakelijke en industriële communicatie, waarbij bepaalde groeps- en organisatorische relaties als belangrijk werden erkend. Tijdens het Tijdperk van Volwassenheid en Innovatie (1970-heden), nam empirisch onderzoek toe, “vergezeld van innovatieve inspanningen om concepten, theoretische premissen, en filosofische kritieken te ontwikkelen” (Redding & Thompkins 7).

Zoals andere specialisaties in de afgelopen eeuw, heeft organisatorische communicatie zich dramatisch ontwikkeld als dialoog tussen zakelijke en academische contexten. Redding en Thompkins concluderen dat “tegen 1967 of 1968, organisatiecommunicatie eindelijk op zijn minst een matige mate van succes had geboekt in twee opzichten: het had zich losgemaakt uit zijn ‘zakelijke en industriële’ kluisters, en het had een redelijke mate van erkenning gekregen als een entiteit die een serieuze academische studie waardig was” (18).

Terwijl communicatie zich ontwikkelt, blijft onderzoek zich ontwikkelen, en blijft organisatiecommunicatie zichzelf herdefiniëren. In het begin richtte dit gebied zich op leiders die openbare presentaties gaven. Meer recent is de nadruk komen te liggen op alle niveaus van interactie in organisaties. Omdat interpersoonlijke relaties een groot deel uitmaken van organisatorische communicatie, richt veel onderzoek zich op hoe interpersoonlijke relaties verlopen binnen het kader van organisatorische hiërarchieën.

Modern onderzoek naar organisatorische communicatie is samengevat in acht grote tradities: 1) communicatiekanalen, 2) communicatieklimaat, 3) netwerkanalyse, 4) superieure-ondergeschikte communicatie, 5) het informatieverwerkingsperspectief, 6) het retorisch perspectief, 7) het cultureel perspectief, en 8) het politiek perspectief (Putnam en Cheney; Kim) Sinds de jaren tachtig is deze specialisatie uitgebreid met werk over organisatiecultuur, macht en conflictbeheersing, en organisatorische retoriek. Als je op jouw campus een cursus organisatiecommunicatie zou volgen, zou een groot deel van de tijd worden besteed aan het ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van organisatorische socialisatie, interviewen, het geven van individuele en groepspresentaties, het creëren van positieve werkrelaties, prestatie-evaluatie, conflictoplossing, stressmanagement, besluitvorming en communicatie met extern publiek.

Terugkijkend naar hoofdstuk zes, hebben we gekeken naar drie primaire manieren waarop communicatiewetenschappers onderzoek doen. Wanneer we organisatiecommunicatie bestuderen, kunnen we gebruik maken van kwantitatieve methoden om gedrag te voorspellen, of van kwalitatieve methoden om gedrag te begrijpen. We kunnen kwalitatieve methoden gebruiken om communicatie in de natuurlijke omgeving van organisaties te bestuderen om organisatieculturen te begrijpen en hoe ze functioneren (Putnam & Cheney; Pacanowsky & O’Donnell-Trujillo; Kim).

Kritische benaderingen zien organisaties als “plaatsen van overheersing” (Miller 116) waar bepaalde individuen worden gemarginaliseerd of benadeeld door onderdrukkende groepen of structuren. Meestal gaat de aandacht van deze onderzoekslijn uit naar gender of etnische identiteit zoals die zich in organisaties manifesteren. De kritische onderzoeker maakt gebruik van interpretatieve onderzoekstechnieken, vergelijkbaar met culturele studies. Wanneer een kritische onderzoeker iets bekijkt zoals een bedrijfspamflet of het handboek voor werknemers van een organisatie, zal hij politieke boodschappen blootleggen die bepaalde groepen mensen kunnen benadelen.