Free Press

Invoicing & Payments

Te late betaling is lastig in normale tijden, maar vooral in moeilijke tijden. Het wordt niet alleen een financiële last, maar ook een emotionele.

Een veel voorkomende oplossing voor betalingsachterstanden is het in rekening brengen van een vergoeding voor te late betaling. Het is de voor de hand liggende oplossing, toch? U geeft de klant een duwtje in de rug om u nu te betalen, of hij moet later nog meer kosten maken.

Maar is het wel zo eenvoudig? Zijn er geen situaties waarin het een slecht idee is? En als u eenmaal hebt besloten kosten in rekening te brengen voor te late betaling, hoeveel rekent u dan? Er is in feite veel te overwegen. In dit bericht zullen we het allemaal onderzoeken:

• Waarom een vergoeding voor te late betaling in rekening brengen een goed idee is
• Richtlijnen voor het in rekening brengen van deze vergoeding (en wanneer het een slecht idee kan zijn)
• Hoeveel in rekening brengen

Waarom een vergoeding voor te late betaling een goed idee kan zijn

Naast het aanmoedigen van klanten om te betalen, is een vergoeding voor te late betaling om verschillende andere redenen een goed idee:

1. U heeft het geld nodig – ASAP. In moeilijke tijden is cashflow extra belangrijk. Kosten voor te late betaling kunnen een extra stimulans zijn om klanten u sneller te laten betalen. Idealiter zou u dergelijke maatregelen kunnen vermijden, maar alleen al het idee van een vergoeding voor te late betaling kan klanten motiveren om u zo snel mogelijk te betalen, of in ieder geval met u te communiceren als ze dat niet kunnen.
2. Het zet u neer als een serieuze professional die een bedrijf te runnen heeft. Als u geen late fee policy, kan de perceptie zijn dat een klant die niet op tijd betaalt dit gedrag kan herhalen.
3. Je krijgt betaald voordat andere aannemers doen. De kans is groot dat als die klant u niet op tijd betaalt, hij hetzelfde doet bij andere aannemers. Maar als je een strenger betalingsbeleid hebt en ophef maakt, zullen ze jouw betaling naar de top van de stapel verplaatsen.

Hoewel in principe kosten voor te late betaling werken, zijn er gevallen waarin ze geen goed idee zijn.

Guidelines for Charging Late Payment Fees

Door de onderstaande richtlijnen te volgen, zul je beter begrijpen wanneer het geschikt is om deze kosten in rekening te brengen.

1. Vraag uzelf af: Voldeed het werk aan de schatting?

Klanten zijn verschillend. Sommigen betalen je niet omdat ze slechte klanten zijn. Anderen betalen niet omdat ze het geld niet hebben. Maar dan zijn er die niet blij zijn met uw service. Maar, in plaats van herrie te schoppen, uiten ze hun woede door je niet op tijd te betalen. Ze zijn passief-agressief.

Een vergoeding voor te late betaling in een factuur opnemen, verergert het probleem alleen maar. Daarom is het belangrijk dat u controleert of het werk aan de schatting voldeed voordat u factureert. Als dat het geval is, is de klant waarschijnlijk tevreden. U kunt nu uw factuur sturen en de betalingstermijnen vermelden, zodat u niet voor verrassingen komt te staan. Nu we het er toch over hebben…

2. Vraag uzelf af:

Niets brandt bruggen sneller dan onverwachte kosten. Reken geen kosten voor te late betaling als klanten die niet verwachten. Stel eerst de verwachtingen vast door:

• de vergoeding vroeg in de relatie schriftelijk vast te leggen, bij voorkeur in een contract.
• de vergoeding te vermelden op alle facturen die u stuurt. Zorg ervoor dat het zichtbaar is; verberg het niet in de kleine lettertjes. Op dezelfde manier, je gefrustreerd als je tegenkomt verrassingskosten, diep begraven in de voorwaarden, zo ook uw klanten.

Wanneer u niet hebt gespecificeerd het bovenstaande, kunt u nog steeds opnemen late betaling kosten. Informeer de klant gewoon van tevoren, met de mededeling dat u volgende maand een beleid voor te late betaling zult hanteren. Op deze manier kunnen ze niet onwetend handelen over het feit en kunnen ze verwachten dat alle toekomstige facturen die onbetaald blijven – na een bepaalde hoeveelheid tijd – in waarde toenemen.

En als de klant reageert, vragend om rechtvaardiging, kunt u zeggen dat het, in feite, een beleid is dat u afdwingt (of gaat afdwingen) met alle nieuwe klanten.

3. Weet wanneer vergeving en een zachtere aanpak de betere keuze is

Omdat u een beleid inzake te late betaling hebt, betekent nog niet dat u het bij elke gelegenheid moet afdwingen. Een klant kan bijvoorbeeld een persoonlijke uitdaging doormaken – zoals een sterfgeval, of hij wordt hard getroffen door de huidige recessie. In andere gevallen kunnen er onvoorziene omstandigheden zijn waardoor een lucratieve en doorgaans betrouwbare klant u niet op tijd kan betalen. Evalueer elke situatie en leg niet iedereen hetzelfde beleid op.

Door te benadrukken dat je meeleeft met hun omstandigheden en af te zien van de vergoeding, kun je je relatie met hen versterken. Dit zal alleen maar bijdragen aan zakelijk succes op de lange termijn. Naast goed zaken doen, loont het om menselijk te zijn.

Hoeveel moet u in rekening brengen?

Laten we ervan uitgaan dat u overweegt een vergoeding voor te late betaling in rekening te brengen, de volgende vraag die u waarschijnlijk heeft is: Hoeveel moet ik in rekening brengen? Hoe bereken ik de rente? Is er een bovengrens? Wat is acceptabel en wat niet?

Voordat we verder gaan met het beantwoorden van deze vragen, is het belangrijk om te benadrukken dat het doel van een vergoeding voor te late betaling het motiveren van tijdige betaling is en NIET het creëren van een extra inkomstenstroom.

Dus, maak de vergoeding voldoende om mensen te laten handelen, en niet te exorbitant dat de klant het gevoel heeft dat je hem over de rooie gaat (vooral als de betaling slechts een dag of twee te laat is). Als er iets zal het alleen maar verzuren de relatie en je verliest hun business.

Okay met dat uit de weg, laten we terug naar it.

De eerste stap is het vaststellen van een aanvaardbaar niveau van de rente in rekening te brengen. In de VS, bijvoorbeeld, zijn er verschillende wetten voor elke staat. Als u eenmaal weet wat de maximale jaarlijkse rente is die u in rekening kunt brengen, berekent u de maandelijkse financieringskosten. Deel gewoon het maximum van de staat door 12. Als de rente bijvoorbeeld 18% is, bedragen de maandelijkse financieringskosten 1,5% (18/12). Op een factuur van $5000 die 30 dagen te laat is, geldt een boete van $75 ($5000×0,015).

Laten we ook eens aannemen dat de betaling 15 dagen te laat is. Dan wordt het een beetje anders. Dan kunt u de kosten berekenen door 15/365 te delen, te vermenigvuldigen met 18%, en dan door het totaal op de factuur. Het geeft je ruwweg $37.

Zo simpel is het…en een late fee in rekening brengen met FreshBooks is nog simpeler. Wanneer u een factuur maakt en een klant toevoegt, hebt u de mogelijkheid om late kosten in te stellen, hetzij als een percentage of een vast bedrag.

Voor meer informatie leest u Wat zijn late betalingskosten en aanmaningen?

Deze post is bijgewerkt in november 2020.