Free Press

• 6,384shares

Dank aan Janet Maydem voor het samenstellen van deze leuke gids voor het plannen van een familiereünie waar iedereen van zal houden.

Als je hebt gehoopt om je familie (of verre genetische neven en nichten) bij elkaar te krijgen voor een reünie, dan is nu het moment. De meerderheid van deze evenementen, 65% in feite, worden gehouden in de zomer, wanneer de vakantietijd, outdoor locaties en gemakkelijker reizen maken het proces eenvoudiger voor iedereen. Maar het plannen van een familiereünie, zelfs in de zomer, kan een monumentale taak lijken. Deze eenvoudige gids helpt u de stappen te ontleden en uw samenkomst in slechts één week te organiseren. Bereid u voor op een avontuur!

Zodra u deze stappen doorloopt, moet u een plan maken dat u in staat stelt om op de reünie zelf te socialiseren en plezier te maken. Zorg ervoor dat je op de reüniedag niet te veel werk hebt. Door nu slim te plannen, kun je later genieten.

Dag 1: Stel een datum vast en rekruteer wat hulp

Begin met het vaststellen van een voorlopige datum die voor jou zinvol is op basis van je inzicht in de verplichtingen van anderen, maar vergeet niet dat deze datum kan veranderen als je feedback van anderen krijgt. Bel een aantal familieleden of start een discussie op sociale media voor feedback over welke datum het beste zal zijn voor de meeste mensen.

Nu beginnen met het werven van wat hulp! Uw beste tijdsbesparing bij het plannen van uw reünie zal zijn het inschakelen van mensen om u te helpen. Broers en zussen, volwassen kinderen, genealogische contacten, zelfs verantwoordelijke tieners kunnen een deel van de last van uw schouders nemen. Begin uw planning met contact op te nemen met deze mensen en wijs taken toe aan degenen die bereid zijn u te helpen.

• Uw student, die handig is met computers, zou kunnen helpen met uitnodigingen en video’s.
• Uw nicht die van bakken houdt, zou kunnen helpen met het organiseren van het eten.
• Je oom de amateurfotograaf zou kunnen helpen familiefoto’s te verzamelen.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe je de taken kunt delegeren die je zult moeten volbrengen. Dit is een ongelooflijk belangrijke stap, want een beetje hulp kan al het verschil maken.

Dag 2: Plan uw gastenlijst

Dag is de dag om te beslissen wie aanwezig zal zijn. De uitnodigingen worden op dag 7 gemaakt en verstuurd, dus maak je nog geen zorgen.

Wie ga je uitnodigen? Als de reünie is voor een speciale gebeurtenis – zoals een mijlpaal verjaardag of jubileum – beginnen met directe familie en werk je weg naar uitgebreide familie.

Als de reünie bedoeld is om een tak van de familie te herenigen, geef dan een werktitel aan voor uw reünie, zoals “Nakomelingen van __________.” Hoewel dit type reünie meer tijd vergt om te organiseren, kan de moderne technologie sommige elementen gemakkelijker maken. (Lees verder om verschillende technologische tijdsbesparers te ontdekken.)

U kunt uw genealogische connecties uitnodigen op uw reünie. Wat is een betere plaats om over de stamboom te praten? Naaste familieleden en langdurige genealogische contacten kunnen op dezelfde manier worden uitgenodigd als directe familie.

Als je echter overweegt om een verre neef uit te nodigen die je onlangs via DNA hebt ontdekt, zou je misschien een beetje formeler willen zijn. Velen van ons genealogen vinden het misschien spannend om voor het eerst een heleboel familieleden te ontmoeten, maar sommigen zijn misschien wat terughoudend. Voor die verre “DNA” neven en nichten, contacteer hen eerst via je normale communicatiekanalen en vraag of ze geïnteresseerd zijn om aanwezig te zijn. Als ze ja antwoorden, stuur hen dan per post of e-mail uitnodigingen met alle informatie die ze nodig hebben – datum, tijd, routebeschrijving naar de locatie, enz. Als die verre familieleden van ver komen, kunt u ook aanbieden om hen te helpen bij het regelen van onderdak.

Dag 3: Reserveer uw locatie

Veel van het advies over het plannen van grote familiereünies beveelt een centrale locatie aan voor iedereen die zal komen, bij voorkeur in de buurt van een luchthaven en hotels. Maar veel locaties voor bijeenkomsten zijn duur en vaak ruim van tevoren geboekt. Als u geld wilt besparen of gewoon een meer informele omgeving wilt, zijn hier enkele opties:

1. Uw achtertuin. Heeft u een grote tuin of zelfs een paar hectare met een schuur? Organiseer de reünie bij u thuis! Je hoeft niet te reserveren of borg te betalen. Je hoeft alleen maar schoon te maken. Als je geen tijd hebt om je huis te organiseren, vraag dan je kinderen of kleinkinderen om te helpen in ruil voor wat extra geld. U kunt ook contact opnemen met uw plaatselijke middelbare school of jeugdgroepen en vragen naar jonge mensen die gemeenschapsdiensturen moeten vervullen of wat extra zomergeld willen verdienen – ze kunnen u misschien helpen.
2. Een openbaar park. Veel parken hebben schuilplaatsen of zelfs feestfaciliteiten die u kunt reserveren en sommige zijn gratis. Het kiezen van een park met een camping kan helpen met onderdak voor uw gasten.
3. Uw kerkkelder. Als u behoort tot een kerk of synagoge die een fellowship hall heeft, vraag dan of de zaal kan worden gehuurd. De prijzen voor dit soort zalen zijn vaak lager.
4. Uw plaatselijke zaal van het Amerikaanse Legioen of een soortgelijke locatie. Deze faciliteiten zijn vaak volgeboekt, maar het is de moeite waard om te controleren, vooral als uw reünie niet op een zaterdag is.
5. Een hotel, resort of restaurant. Hoewel sommige hotels en resorts een arm en een been kosten, kunt u worden verrast hoe redelijk geprijsd het huren van een evenement of vergaderruimte in sommige hotels kan zijn als u rondbelt. U kunt er misschien zelfs een gratis krijgen als meerdere familieleden er willen verblijven. En veel resorts bieden gewone hutten of grote kamers die voor dit doel kunnen worden gebruikt. Dit kan veel goedkoper zijn dan het huren van een officiële evenementenruimte. Een restaurant zal de zaal vaak gratis ter beschikking stellen als je het eten voor het evenement via hen koopt. Bovendien is er weinig schoonmaakwerk!

Neem vandaag de tijd om te bellen en e-mails te sturen, zodat u uw locatie kunt vastleggen.

Dag 4: Plan het eten voor uw familiereünie

Wondert u erover na hoe u in hemelsnaam tijd zult hebben om voor iedereen te koken? Goed nieuws – dat hoeft niet! Overweeg deze opties bij het plannen van uw menu:

1. Maak er een potluck van. Deze optie werkt goed als uw gasten niet ver hoeven te reizen. U zorgt voor het hoofdgerecht en de manier om het te bereiden (zoals hamburgers, hotdogs en een grote grill), en alle anderen zorgen voor de bijgerechten en desserts. U kunt gerechten aan bepaalde mensen toewijzen als u er zeker van wilt zijn dat bepaalde soorten voedsel worden verstrekt, vooral als sommige van uw gasten speciale dieetwensen hebben.
2. Kijk bij uw plaatselijke kruidenier of delicatessenzaak. Veel supermarkten en delicatessenwinkels bieden partij packs die broodjes, deli zijden, en dessert omvatten. Je moet deze wel een week of twee van tevoren bestellen, dus wees daar op voorbereid. Je kunt ook een eigen sandwich (of taco) bar maken door verschillende ingrediënten en kant-en-klare bijgerechten neer te leggen en de mensen hun eigen lunch te laten samenstellen.
3. Huur een cateraar. Dit is de snelste optie met de minste rompslomp (en is perfect voor sit down diners), maar het is ook een van de duurste. Als u een groot budget en weinig tijd heeft, boek dan ruim voor uw datum een cateraar (veel grote locaties, hotels en resorts hebben al een cateraar waar ze mee werken). Een andere optie, als je niet wilt koken maar toch wat geld wilt besparen, is om een cateraar te zoeken die een contract met je afsluit voor alleen het bereiden van het eten. De kosten zijn meestal lager als u het eten zelf vervoert en serveert.
4. Houd uw reünie in een restaurant (zoals hierboven vermeld). Veel restaurants hebben grote zalen voor bijeenkomsten en u kunt de locatie en het eten in één keer betalen (vaak voor een vaste prijs alleen voor het eten).

Dag 5: Plan uw vermaak

Elke familiereünie heeft verveelde kinderen en ongedurige volwassenen die iets te doen willen hebben. Hier zijn enkele activiteiten die eenvoudig en snel in elkaar te zetten zijn:

1. Traditionele gazonspelen. Heeft u een jeu de boules-baan? Hoefijzers? Een glijbaan? Zet ze op het gras en nodig groepen uit om te spelen. Zorg ervoor dat spelletjes waarbij u voorwerpen gooit of water gebruikt, niet in de buurt van uw eet- en ontmoetingsplek staan.
2. Bordspelletjes. U kunt een hoek van de zithoek van uw familiebijeenkomst aanwijzen voor bordspellen of kaarten. Laat deze de hele dag klaarstaan en nodig iedereen uit om de spelletjeshoek te gebruiken. Zet geen videospelletjes klaar – we willen tenslotte dat mensen met elkaar omgaan!
3. Open mike. Heeft u getalenteerde familieleden die zingen of interessante instrumenten bespelen? Zet een microfoon op en nodig de muzikanten in de familie uit om op te treden. Zorg ervoor dat u familieleden vraagt om hun instrumenten mee te nemen in de uitnodiging als u deze optie gaat opnemen.
4. Karaoke: U kunt deze machines kopen of huren voor een vrij lage prijs en ze zijn erg leuk, vooral voor avondevenementen.
5. Een verhaalcirkel: Het punt van een familiebijeenkomst is om mensen samen te krijgen, het delen van verhalen. Plan een uur voor iedereen, jong en oud, om een verhaal over hun leven te delen. Geef een stokje rond de cirkel om dingen georganiseerd te houden.
6. Een speelgoed- en knutselhoek: Als kinderen uw evenement zullen bijwonen (vooral als het binnen is) plan dan een kamer of hoek gevuld met speelgoed, knutselprojecten en kunstbenodigdheden om hen te vermaken. Iedereen zal uw attentheid op prijs stellen. U kunt zelfs een genealogie- of familiegerichte knutselactiviteit plannen die ze mee naar huis kunnen nemen als moment.
7. Foto’s delen. Vraag iedereen om oude foto’s mee te brengen om te delen en laat een tafel klaarzetten waar mensen oude foto’s en albums kunnen bekijken die door anderen zijn meegebracht. U kunt zelfs een scanner ter beschikking stellen, zodat iedereen een kopie kan maken van de foto’s die hij of zij wil hebben. Er kan een computer ter beschikking worden gesteld om digitale foto’s te bekijken die op een schijf of USB-stick zijn meegebracht. Zorg er wel voor dat iemand verantwoordelijk is voor het beheer van de inspanning, zodat oude foto’s op de juiste manier worden behandeld. Zie meer ideeën voor genealogie-gerichte reünie-elementen aan het einde van deze gids.

Dag 6: Voeg een virtuele reünie toe aan uw activiteiten

Heeft u familieleden in verre oorden van wie u weet dat ze niet zullen kunnen deelnemen? Welnu, als uw locatie toegang heeft tot elektriciteit en internet, waarom dan niet een uur vrijmaken en een “virtuele familiereünie” houden voor alle familieleden die er niet bij kunnen zijn?

Mijn broer deed dit voor de 60e verjaardag van zijn vrouw, omdat het in januari was en we in Wisconsin wonen. Ze hebben monitoren en webcams in hun keuken opgesteld en mensen die niet aanwezig konden zijn, konden zich aanmelden via een link en online deelnemen aan het feest. Volg deze stappen om een virtuele familiereünie te organiseren:

1. Registreer u bij een videoconferentiesite en meld u aan voor de datum en het tijdstip van uw virtuele reünie. Kopieer de link die de conferentiesite u geeft en sla hem op.
2. Deel de link voor de virtuele reünie in uw uitnodigingen. Markeer deze link als een virtueel samenkomstmoment voor mensen die de reünie niet persoonlijk kunnen bijwonen.
3. Wanneer u uw reünielocatie inricht, zorg dan voor een gebied met monitoren en webcams die op groepen mensen zijn gericht. Zorg ervoor dat u apparaten met microfoons gebruikt, zodat mensen elkaar kunnen horen praten. Op het moment van de virtuele reünie, sluit u uw apparaten aan op de videoconferentielink en kijkt u hoe mensen van ver zich aanmelden om deel te nemen aan uw feest.

Dit is ook de dag om na te denken over foto’s. U hoeft geen fotograaf in te huren, maar u zult iemand in de familie willen vinden die verantwoordelijk zal zijn voor het nemen van ze. Plan tijdens uw reünie ten minste een uur uit voor groepsfoto’s en stel een “fotomuur” op waar iedereen ermee instemt om te poseren voor ten minste één individuele of familiefoto.

Dag 7: Formatteer en verstuur uw uitnodigingen

Hoewel u misschien de traditionele papieren flyer naar sommige van uw gasten moet sturen, kunnen veel mensen via e-mail en sociale media worden uitgenodigd en dit is veel minder duur en gemakkelijker te hanteren. Online uitnodigingen zijn snel en kunnen een RSVP-link bevatten voor snelle antwoorden. Een virtuele reünie link kan ook worden opgenomen.

Als de omvang van uw computerervaring het vinden van de “aan”-knop is, wilt u deze taak misschien delegeren aan de sociale-mediagoeroe van uw familie. Maak anders een evenement aan op Facebook en vraag mensen aan te geven of ze aanwezig zijn. Of gebruik een online uitnodigings- of e-carddienst en verstuur uitnodigingen via e-mail.

Als je alle bovenstaande stappen hebt doorlopen, heb je de belangrijkste onderdelen van je reünie klaarstaan. Fijn voor u! Maar als u uw bijeenkomst op de familiegeschiedenis wilt richten, wilt u misschien ook een paar extra dagen plannen om enkele genealogie-gerichte elementen op te nemen. Hier zijn enkele ideeën.

Ideeën voor het toevoegen van een genealogie-display aan je familiebijeenkomst

Daar draait het toch allemaal om op een familiereünie, nietwaar? Familieherinneringen delen.

U wilt uw familiegeschiedenisonderzoek met iedereen delen op een respectvolle en niet-opdringerige manier en de bijeenkomst gebruiken als een gelegenheid om meer details, verhalen, verslagen en foto’s te verzamelen. Dit is misschien wel uw meest tijdrovende taak, maar u kunt het op verschillende manieren aanpakken.

1. Traditionele bord displays. Dit zal waarschijnlijk de gemakkelijkste manier zijn voor mensen om naar uw display te kijken, maar het is zeer tijdrovend om op te zetten. Als u gemotiveerde familieleden hebt die dit vrijwillig doen, delegeer het dan aan hen. Voeg naast een stamboomkaart en oude foto’s ook boeken of artikelen toe die over uw familie zijn geschreven.
2. Videovertoning. Deze optie is geweldig als u uw genealogische documenten en foto’s al hebt gedigitaliseerd. Maak een video-diavoorstelling van uw genealogie en laat die in een loop lopen, zodat mensen er de hele dag naar kunnen kijken. Ook hier kan je best een technisch onderlegd familielid vragen om je te helpen. U kunt voorbeelden van familie reünie video’s bekijken op YouTube, waaronder dit zeer mooie voorbeeld.
3. Verhaalpakketten. Neem contact op met uw familieleden en vraag hen om hun herinneringen over familieleden, plaatsen of gebeurtenissen te delen via e-mail of brief. U kunt deze per familiegroep ordenen. Zodra u uw verhalenverzameling hebt, voegt u er familiefoto’s aan toe en brengt u uw pakket naar uw plaatselijke drukker om kopieën te laten maken. Deel deze uit op uw reünie als aandenken voor uw gasten.

Lees dit artikel over het verzamelen van familieverhalen en dit artikel over hoe het respectvol te doen voor hulp.

Het plannen van een familiereünie in zo’n korte tijd zal niet gemakkelijk zijn, maar als je je tijd rantsoeneert volgens deze gids, kun je het doen. Vergeet niet om ook voor jezelf te zorgen – neem af en toe een pauze om te vieren dat je werk goed is gedaan.

Je vindt het misschien ook leuk:

Twee keer verwijderde neef? Deze tabel helpt u verwarrende neefrelaties uit te zoeken

Janet Meydam is een freelance schrijfster die meer dan 40 jaar ervaring heeft met genealogie als hobby. Haar kennis omvat het onderzoeken van veel verschillende archieven uit de Verenigde Staten, Duitsland en Polen. Zij is ook medeauteur van het familiegeschiedenisboek van haar ouders “I Come from a Long Line of Dilleys.” Janet werkt als ergotherapeut. Zij en haar man Tim hebben drie volwassen kinderen en wonen in Wisconsin.

Afbeelding: 1912 Ormond Family Reunion