Laten we de puntjes op de i zetten. Je bent hier omdat je op zoek bent naar een manier om je tijd beter te beheren en je productiviteit te verhogen. Hoewel er honderden, zo niet duizenden, opties zijn om dit doel te bereiken, is één trefzekere techniek time-blocking.
Als je niet bekend bent met time-blocking, dan ben je hier op de juiste plaats. In het volgende artikel zal ik beschrijven wat time-blocking is, waarom het rockt, en gids over hoe het te implementeren in uw dagelijkse schema.
Wat is time blocking, en waarom is het effectief.
“Time blocking is gewoon een tijdmanagementtechniek waarbij je een specifieke hoeveelheid tijd reserveert voor een bepaalde taak,” legt Calendar’s Howie Jones uit. “Bijvoorbeeld, in plaats van het controleren van je telefoon elke keer dat je een e-mail of sociale melding ontvangt, zou je dit op duidelijk gedefinieerde tijdstippen doen.” Hoe je besluit je dag te blokkeren, is echter aan jou om te bepalen.
Voor Jones zet hij een blok opzij om zijn inbox en sociale media te controleren voordat hij ’s ochtends in zijn werk duikt. “Er is nog een blok na de lunch,” voegt hij eraan toe. “
Anderen, zoals Bill Gates en Elon Musk, zijn fan van microplanning waarbij hun hele dag bestaat uit blokken van vijf minuten. Maar een meer gebruikelijke praktijk zou zijn om een hoeveelheid tijd te reserveren, zoals ongeveer een uur, om een belangrijke taak te voltooien of een vergadering bij te wonen. Daarna volgt een korte pauze, meestal niet langer dan 20 minuten, om daarna weer aan de slag te gaan.
Dat is allemaal goed en wel. Maar waarom is tijd-blokken zo effectief?
Om te beginnen, hoewel soms nuttig, zijn to-do-lijsten inferieur. Hoofdzakelijk omdat ze geen rekening houden met tijd. Je hebt misschien tien dingen die je vandaag wilt doen. Maar als de eerste twee langer duren dan verwacht, zul je de rest nooit afkrijgen. Hierdoor hebben we de neiging om de meer beheersbare en minder kritieke taken eerst aan te pakken, wat betekent dat die heerlijke kikkers daar gewoon koud worden.
Bovendien ontmoedigt tijd-blokkering je om te multitasken. “Door brokken tijd in te plannen voor een specifieke taak of probleem, bevorder je diep gefocust werk,” legt Jones uit. “Het helpt je ook minder te focussen op ‘oppervlakkig werk,’ wat dringende, maar niet essentiële activiteiten zijn.”
Time blocking vecht ook terug tegen perfectionisme en uitstelgedrag, omdat er een tijdslimiet is verbonden aan je dagelijkse verantwoordelijkheden. Het maakt het ook gemakkelijker voor u om verzoeken om uw tijd af te wijzen. En, het helpt u na te denken over uw prioriteiten door u een document te geven van wat u wel en niet hebt bereikt in een specifiek tijdsbestek.
Bent u klaar om de kracht van tijd-blokkeren te benutten? Zo ja, dan is hier een eenvoudige stap-voor-stap gids om u te helpen eindelijk de controle over uw dagelijkse schema te nemen.
Stap 1: Ontwar uw geest.
Voordat u begint met het toevoegen van blokken tijd aan uw agenda, moet u eerst bepalen hoe u ze gaat vullen.
Het zou zijn alsof je een plank vanaf nul bouwt – als je zo’n talent zou bezitten. Je moet van tevoren veel plannen. Zo niet, dan heb je misschien een plank die nergens toe dient omdat de afmetingen helemaal verkeerd zijn. Maar als je wist dat je een plank wilde om je vinyl collectie op te zetten, dan zou je eerst plannen opzoeken. Nu zou je kopen van de juiste materialen om uw opslag needs.
Like de meesten van ons, hoewel, zijn er waarschijnlijk een miljoen dingen die je moet doen wervelen rond in je hoofd. Dus, haal ze daar weg door een hersendump te doen.
Het is een eenvoudige activiteit waarbij je letterlijk alles opschrijft wat je moet doen. U kunt pen en papier gebruiken, een app zoals Evernote, of de notitie-app van uw telefoon. Begin met het opnoemen van je verplichtingen, zoals het bijwonen van een vergadering of het inleveren van een opdracht op een specifieke datum. Andere dingen om hier op te nemen zijn dingen als je ochtendritueel, dagelijkse woon-werkverkeer, of alles wat te maken heeft met je doelen.
Je zult ook dingen willen opnemen die je zou willen doen, maar nog niet hebt toegezegd om ze te doen. En, ook gooi in alles wat je zou het niet erg te doen in de toekomst.
U hoeft niet om dit te doen dagelijks. Maar het is iets dat je regelmatig zou moeten doen. Persoonlijk denk ik dat dit een wekelijkse activiteit moet zijn, zoals vrijdagmiddag of zondagavond.
Stap 2: Stel uw prioriteiten vast.
Met uw lijst op sleeptouw, is het tijd om prioriteiten te stellen.
Gelukkig, als u uw lijst hebt onderverdeeld in moeten, willen en misschien, bent u halverwege. Maar je moet het nog steeds analyseren, zodat je de dingen kunt identificeren die deze week gedaan moeten worden. Al het andere kan ofwel worden gepland voor een latere datum, delegeren aan iemand anders, of geschrapt van uw lijst.
Als je vastzit omdat alles essentieel lijkt, hier zijn een paar strategieën om uw lijst te prioriteren:
- Bepaal uw MIT’s. Dit zijn niet meer dan drie dingen die absoluut vandaag gedaan moeten worden.
- Gebruik een prioriteitenmatrix. Hier zou u alles op uw lijst in de volgende kwadranten plaatsen: urgent en vitaal; noodzakelijk, maar niet urgent; kritisch, maar niet belangrijk; en noch urgent noch belangrijk.
- Bepaal de waarde van uw taken met de ABCDE-methode. Geef gewoon “A” aan uw belangrijkste taak, “B” voor belangrijk, “C” voor misschien, “D” staat gelijk aan delegeren, en “E” is voor elimineren.
- Het Pareto Principe. Concentreer u op de handvol activiteiten die de meeste resultaten opleveren.
- Warren Buffett’s 2-lijst strategie. Noteer de 25 dingen die u deze week wilt bereiken. Omcirkel vervolgens uw top vijf en vergeet de rest.
Stap 3: Bereid een dagelijkse blauwdruk voor.
Nu u uw prioriteiten voor de week hebt bedacht, laten we uitzoeken waar u ze in uw agenda moet plaatsen.
Uw eerste optie zou zijn om in chronologische volgorde door uw taken te werken. Laten we zeggen dat u dan items die moeten naar beneden te krijgen voor vrijdag. Uw eerste twee taken zouden worden gepland voor maandag. Taken drie en vier zouden worden gepland voor dinsdag, enzovoort.
Ik vind dit leuk. Het is vrij eenvoudig en niet overweldigend. Als ik op maandag wakker word, weet ik welke vis ik moet vangen – net als de rest van de dagen van de week.
Natuurlijk zijn er hier enkele overwegingen. Ten eerste moet je inschatten hoe lang elk van deze taken je zal kosten. Als ze elk vijf uur in beslag nemen, betwijfel ik of u ze allebei op dezelfde dag afkrijgt. Het is niet dat je geen tien uur per dag kunt werken. Maar dat is niet haalbaar als je rekening houdt met pauzes en afleidingen. In dit geval kijkt u meer naar een 12 plus uur dag.
Een andere factor zou zijn voor verplichtingen zoals conference calls, vergaderingen, afspraken, of harde deadlines. Het zal een uitdaging zijn om twee grote taken aan te pakken als je al twee vergaderingen in je agenda hebt staan.
En vergeet niet om rond je energieniveaus te werken. We hebben allemaal verschillende tijden waarop we het meest productief zijn, gebaseerd op ons eigen ultradiane ritme. Volg uw eigen ritme, zodat u weet wanneer u het meest productief bent. Een algemene vuistregel is dat we meestal het alertst en energiekst zijn een paar uur nadat we wakker zijn geworden. Naarmate de week vordert, nemen de energieniveaus af.
Met dit in gedachten zou u uw meest uitdagende taken in de ochtend willen plannen. De middag gebruikt u dan voor minder belastende activiteiten zoals vergaderingen. Probeer ook uw week zo in te plannen dat u niet op vrijdag aan een belangrijk onderwerp werkt.
Stap 4: Blokkeer uw hele dag.
Laten we hier even op adem komen. Ik bedoel, ik heb je net een hoop informatie gegeven. Maar, we zijn zo’n beetje op het punt waar jullie allemaal op hebben gewacht – het blokkeren van elke dag van je schema.
Omdat je je prioriteiten al hebt geïdentificeerd en een blauwdruk voor je week hebt bedacht, zou dit niet zo moeilijk moeten zijn. Het gaat waarschijnlijk ongeveer als volgt:
- 5:30 – 6:30 uur: Ochtendritueel
- 6:30 – 7:00 uur.Pendelen naar het werk
- 7:00 – 7:30 uur: e-mail, sociale media en Slack
- 7:30 – 9:00 uur: zinvol werk.
- 9:00 – 9:30 uur: Pauze.
- 9:30 – 10:00 uur: Conferentiegesprek.
- 10:00 – 12:00 uur: Zinvol werk.
- Middag – 13:00 uur: Lunch.
- 1:00 uur – 13:30 uur: E-mail, sociale media, Slack.
- 1:30 uur – 14:30 uur: Teamvergadering.
- 2:30 uur. – 15.30 uur: niet ingepland – beschikbaar voor kantoorbezoek.
- 3.30 – 16.00 uur: e-mail, sociale contacten, Slack.
- 4.00 – 16.30 uur: woon-werkverkeer naar huis.
- 4.30 – 21.00 uur: Quality time met familie.
Dat is een elementaire dagindeling. Maar, ik denk dat je het wel snapt. Je tijd is de hele dag ingecalculeerd. U hebt ook tijd uitgetrokken voor uw belangrijkste werk en onbelangrijke taken zoals e-mail.
U hebt ook tijd uitgetrokken voor uw ochtendroutine, uw dagelijkse woon-werkverkeer, pauzes en tijd met uw gezin. Er is zelfs een ongepland blok tijd voor het geval u uw werk ’s ochtends niet hebt voltooid, taken op de lange baan hebt geschoven of voor een onverwachte gebeurtenis moet zorgen.
Stap 5: Overgang van blok-naar-blok.
Als u de kunst van het tijdblokken wilt perfectioneren, dan moet u buffers hebben tussen elk brok tijd. Het is onrealistisch te denken dat u onmiddellijk van de ene taak naar de andere springt. Je hersenen hebben tijd nodig om te decompresseren en op te laden.
Wat meer is, je hebt deze overgangsperioden nodig voor dingen zoals reizen naar een vergadering. Laten we zeggen dat u om 14.00 uur naar de andere kant van de stad moet voor een afspraak met investeerders. Je hebt misschien een vergadering gepland. Maar als het je 20 minuten kost om daar te komen, moet je ook de tijd van 13.30 tot 14.00 uur blokkeren. Het is gewoon een eenvoudige manier om te voorkomen dat je per ongeluk iets anders plant waardoor je te laat op de vergadering komt.
Stap 6: Uitschakelen en afstemmen.
Een andere manier waarop tijd blokkeren nuttig kan zijn, is het uitroeien van die vervelende afleidingen. Oke, uitroeien is misschien een beetje hard. Maar, je snapt het idee. Afleidingen onderbreken u van het krijgen van dingen gedaan.
De belangrijkste boosdoener? Uw smartphone. Gelukkig kun je apps op bepaalde tijden blokkeren door limieten op je telefoon in te stellen of tools als Freedom of FocusMe te gebruiken. U kunt uw telefoon ook in de ‘Niet storen’-modus zetten. En als dat niet werkt, kunt u uw telefoon altijd in een andere kamer bewaren.
Naast uw smartphone, kunt u ook worden afgeleid door collega’s of uw familie als u thuis werkt. Soms is dit onvermijdelijk. Maar u kunt de deur van uw kantoor sluiten als u zich op uw werk moet concentreren. Als ze de hint niet snappen, hang dan een ‘Niet storen’-bordje op je deur of deel je agenda met hen, zodat ze weten wanneer je vrij bent om te chatten.
Ik stel voor dat je een afleidingslogboek bijhoudt. Het hoeft niet iets bijzonders te zijn. Maak gewoon een notitie van wat u stoorde en wanneer. Bijvoorbeeld, als een lawaaierige vuilniswagen ervoor zorgt dat je elke woensdagochtend je aandacht verliest, zet dan rond die tijd een ruisonderdrukkende koptelefoon op.
Stap: 7: Herzie indien nodig.
Finitief, herzie indien nodig.
Om dit te doen, bekijk je je agenda van de afgelopen week. Hoe productief was u? Wat ging er niet zoals gepland? Verplaats voor de komende week wat blokken om te zien of die veranderingen gunstig waren of niet.
Het zou ook verstandig zijn om een tool als Calendar te gebruiken die kan analyseren hoe je je tijd besteedt dankzij de magie van machine learning. Het kan dan slimme suggesties doen. Het kan bijvoorbeeld uw vergaderingen in de gaten houden en aanbevelen wanneer ze moeten plaatsvinden, samen met wie uit te nodigen.