De geavanceerde technologie van vandaag de dag leidt tot meer financiële fraude. Dat is nu eenmaal de aard van het beestje. Naarmate een bedrijf snellere manieren vindt om het betalingsproces te optimaliseren door middel van automatisering, is actieve fraudepreventie noodzakelijk om het merk te beschermen. Dit kan worden bereikt met een methode die “positief betalen” wordt genoemd.
Wat is Positief Betalen?
Positive pay is een vorm van treasury management die werkt om gewijzigde cheques te identificeren en chequefraude te voorkomen. Het stopt criminelen van het verzilveren van frauduleuze cheques met behulp van gestolen bankrekeningnummers. Het zal ook vangen elke slechte cheque informatie waar het bedrag of de datum is gewijzigd.
Het is een geautomatiseerde cash management service die snel overeenkomt met cheques een bedrijf uitgeeft met die het presenteert voor betaling. Elke cheque die er vreemd uitziet of als verdacht wordt beschouwd, wordt voor nader onderzoek naar de verstrekker teruggezonden.
Het positieve betaalsysteem fungeert als een vorm van verzekering voor een organisatie tegen verliezen, fraude en andere aansprakelijkheden. Over het algemeen zijn er kosten verbonden aan het gebruik van de dienst, hoewel sommige banken het nu gratis aanbieden.
Hoe werkt Positive Pay?
Om een bedrijf te beschermen tegen gewijzigde, vervalste of nagemaakte cheques, vergelijkt een positieve betaaldienst specifieke chequegegevens met een lijst die door het bedrijf wordt verstrekt, voorafgaand aan de verwerking. Dit omvat informatie zoals:
- Dollarbedrag
- Checknummer
- Datum
- Rekeningnummer
In sommige gevallen wordt de begunstigde ook op de lijst opgenomen. Als een van de gegevens niet overeenkomt, zal de bank de cheque niet goedkeuren. Dit soort veiligheidscontroles is nodig zodat een bedrijf nooit valse cheques honoreert die door de mazen van het net glippen. Het is een vorm van automatiseren van de ogen van uw accountant.
Wanneer de informatie niet overeenkomt en de cheque wordt geweigerd, stelt de bank de klant hiervan op de hoogte via een uitzonderingsrapport. Zij houdt de betaling tegen totdat het bedrijf de bank adviseert de transactie te accepteren of af te wijzen. De bank kan ook acties ondernemen zoals:
- Vlag op de cheque
- Notificeer een vertegenwoordiger van het bedrijf
- Vraag toestemming om de cheque goed te keuren
Als er slechts een kleine fout of een klein probleem is, kan het bedrijf de bank adviseren om de cheque goed te keuren. Als uw bedrijf vergeet een lijst naar de bank te sturen, kunnen alle ingediende cheques die erin hadden moeten staan, uiteindelijk worden geweigerd. Wees dus voorzichtig.
Reverse Positive Pay vs. Positive Pay
Een andere vorm van positieve betaling wordt reverse positive pay genoemd. Dit systeem vereist dat de emittent zelf controles uitvoert. Dit maakt het de verantwoordelijkheid van het bedrijf om de bank te waarschuwen voor het weigeren van een cheque.
In dit proces zal de bank u dagelijks op de hoogte stellen van alle ingediende cheques en zal zij de cheques die zijn goedgekeurd, goedkeuren. Als uw bedrijf niet reageert op de bank in een korte tijd, zal de bank doorgaan en de cheque te verzilveren.
Aternatief zal de bank alles weigeren wat u hen vraagt. Onthoud alleen dat deze methode veel riskanter is dan het geautomatiseerde positieve betalingsproces.
Voorkomen van fraude met cheques en elektronische betalingen
Er zijn veel manieren waarop positieve betaling een slimme vorm van zakelijk bankieren is. Het vereenvoudigt het proces van het innen van cheques, helpt een bedrijf fouten te verminderen, en bespaart op arbeidskosten. Andere belangrijke voordelen zijn:
Check Verification
Elke cheque die ter betaling wordt aangeboden, wordt automatisch geverifieerd. Dit geldt voor cheques die bij alle bankkantoren worden aangeboden. Positive Pay voorkomt de betaling van dubbele cheques en beschermt ook tegen verloren of gestolen cheques.
Fraudecontrole
Positive Pay vermindert de kans op chequefraude drastisch. Het is als het hebben van een set van robot ogen om te kijken over alles. Een bedrijf heeft de verbeterde mogelijkheid om frauduleuze items te identificeren en terug te sturen, inclusief verdachten van de naam van de begunstigde. Een bank werkt samen met een bedrijf om te controleren of u de cheques die op de rekening zijn geboekt, daadwerkelijk hebt uitgegeven/ontvangen.
Het is altijd uw beslissing
Eindelijk beslist het bedrijf altijd of het de cheque accepteert of niet. U heeft het laatste woord bij positieve betaling. Online bankieren geeft een merk de mogelijkheid om gemakkelijk toezicht te houden en beslissingen te nemen over uitzonderingsposten en om uitgifte-informatie te uploaden.
Andere belangrijke voordelen zijn:
- Consistente account monitoring
- Minder menselijke arbeidskosten en fouten
- Een tweede set ogen op alle transacties
In Conclusie
De enige keer dat positieve betaling fout kan gaan, is als uw bedrijf er niet in slaagt de uitzonderingenlijst te bewaken (d.w.z. wat de bank weigert). U moet iemand hebben die dagelijks kijkt naar alles wat niet doorgaat. De grootste fout die moet worden gemaakt is het laten passeren van een frauduleuze cheque, simpelweg omdat niemand die dag aan de lijst is toegekomen.
Positieve betaling stelt een bedrijf in staat om criminelen een stap voor te blijven en zijn cashflow te beschermen. Door vandaag strategieën te implementeren om in de toekomst bescherming te bieden, is er minder ruimte voor fouten. Het is een fraudebeschermingssysteem dat door de meeste commerciële banken wordt aangeboden om bedrijven van elke omvang te beschermen en iets dat serieus moet worden overwogen.