Free Press

Een eventmanager houdt toezicht op het ontwerp, de opzet en de uitvoering van evenementen die mensen samenbrengen. Deze evenementen kunnen variëren van kleine netwerkbijeenkomsten met enkele tientallen gasten tot grootschalige conferenties met duizenden deelnemers gedurende meerdere dagen, en alles daartussenin.

Ongeacht de omvang, het managen van evenementen is altijd een mensgerichte onderneming. Jouw doel is ervoor te zorgen dat mensen het meeste uit een bepaald evenement halen, en je werkt nauw samen met mensen om dat doel te bereiken.

Lees verder om te leren wat eventmanagement tot een lonende carrière maakt (als je een mensen-mens bent!), de essentiële vaardigheden van een succesvolle eventmanager, en de geheimen van succes van topprofessionals.

Wat is eventmanagement?

Eventmanagement is een projectmanagementberoep dat zich richt op elk aspect van evenementen, van het kiezen van een locatie tot het opvolgen van de tevredenheid van de gasten.

Wat is het verschil tussen de rol van een eventmanager en die van een eventplanner?

Voor het grootste deel zijn deze functiebenamingen synoniem. Eventuele verschillen die bestaan tussen de rollen komen voornamelijk neer op hoe bedrijven en event professionals de posities voor zichzelf definiëren. Sommigen definiëren eventmanagers bijvoorbeeld als personen die alleen werken aan grootschalige evenementen of die zich meer bezighouden met taken op de dag zelf dan met de planning voor het evenement.

Maar als je op beide termen zoekt op LinkedIn of andere vacaturebanken, komen veel dezelfde functies naar voren in de resultaten, net als banen bij ‘eventdesigner’. Het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics schaart al deze functies onder de beroepsgroep “Meeting, Convention, and Event Planners”.

Wat zijn de fases van het event management proces?

Er zijn vijf basisstadia van evenementenbeheer, hoewel elke stap meerdere taken bevat. Bovendien bevinden drukke evenementmanagers zich doorgaans in verschillende stadia voor talrijke evenementen op een gegeven moment.

Stap 1: Onderzoek, doelen stellen en haalbaarheidsbeoordeling

Of u nu een bedrijfsinterne eventmanager bent, of een eventmanagementbedrijf runt dat met verschillende klanten werkt, de eerste fase is het bepalen van het doel van uw evenement en het beoordelen van de haalbaarheid van het evenement. In veel gevallen zal dit vanzelfsprekend lijken. Het algemene doel van het evenement is om geld in te zamelen voor een nieuwe bibliotheekvleugel, de 20e verjaardag van een bedrijf te vieren of een nieuw product uit te rollen.

Maar het is van essentieel belang om meer granulair te worden. Hier zijn enkele dingen die u uw klant kunt vragen of met uw interne team kunt bespreken:

• Voor bedrijfsevenementen: Wat is de business case? Gaat u één product introduceren of meerdere? Zal er een educatieve component zijn?
• Voor non-profits: Wat is het specifieke doel voor fondsenwerving? Is het evenement uitsluitend voor langetermijndonateurs? Zal het evenement samenvallen met een nieuwe tentoonstelling?
• Voor prijsuitreikingen: Moet de F&B gebeuren tijdens de ceremonie of erna? Moet het een permanent cocktailuurtje zijn of een zittend evenement?
• Voor netwerkevenementen: Wilt u het gemeenschapsgevoel binnen een organisatie verbeteren? Wilt u dat gasten lid worden van een nieuwe professionele Facebook-groep?
• Voor sociale evenementen: Is het een formeel of een ontspannen evenement? Wat voor soort muziek moet er zijn om ervoor te zorgen dat alle gasten een geweldige tijd hebben?

Deze eerste fase moet ook een beoordeling van de levensvatbaarheid van het evenement omvatten, wat inhoudt dat een evenementbudget wordt vastgesteld en wordt nagegaan of dit overeenkomt met het doel van het evenement. Een non-profitorganisatie kan bijvoorbeeld ontdekken dat ze niet over de financiële reserves beschikt voor een galafeest. In dit geval kan de non-profitorganisatie het gala een jaar uitstellen en in plaats daarvan een goedkoop foodtruckfestival organiseren met een fondsenwervend element.

Stap 2: Kies uw thema en ontwerp het evenement

Volgende, evenement managers ontwerpen het evenement om de gespecificeerde doelstellingen te bereiken. Dit is waar de ruwe schets van uw evenement in beeld komt.

• Wat zal er tijdens het evenement gebeuren?
• Wie zal er optreden/spreken/lesgeven?
• Wanneer en waar zal dit gebeuren?
• Wat is de geplande indeling van tafels, stoelen, podia, podia, en F&B?
• Wat is de geplande stijl van het decor, de achtergrond en andere evenementenelementen? (Modern, traditioneel, romantisch, steampunk, rustiek?)

Dit is een creatief proces dat kleur-, geluids- en lichtontwerp kan omvatten voor gala’s en andere meer theatrale, performance-gecentreerde evenementen. Voor professionele evenementen zal de nadruk liggen op het vaststellen van tijdschema’s en seminaractiviteiten, merkborden en swag, en het beslissen over mogelijke sprekers.

Eventmanagers en hun teams zullen vaak samenwerken met digitale tools voor evenementdiensten, zoals Social Tables, zodat iedereen het planningstraject begrijpt en eventuele problemen in een vroeg stadium kan signaleren.

Fase 3: Focus op de details voor een succesvol evenement

Als de evenementmanager en zijn team eenmaal een visie voor het evenement hebben, gaan ze over op de details. Deze fase omvat het grootste deel van het evenementmanagementproces, en kan het volgende omvatten (afhankelijk van het soort evenement):

• Versturen van RFP’s naar locaties en leveranciers.
• Huren van locaties, leveranciers, sprekers en performers (en voorbereid zijn met back-up keuzes).
• Finaliseren van contracten met locaties, leveranciers, sprekers, en performers.
• Bouwen van een evenementwebsite en aangepaste evenementapp.
• Ontwerpen van enquêtes na het evenement.
• Versturen van uitnodigingen voor gasten.
• Hashtags voor het evenement schrijven en de social media-campagne voorafgaand aan het evenement lanceren.
• Het bijhouden van RSVP’s en registratieaantallen voor evenementen.
• Communicatie met genodigden.
• Evenementmarketing en outreach.
• Het bespreken van het evenementschema met sprekers en uitvoerenden.
• Cliëntupdates en walkthroughs.
• Trainen van evenementmedewerkers en vrijwilligers.
• Ontwerpen en afronden van kritieke evenementdocumenten, zoals de evenemententijdlijn en BOE.
• Controle van wifi en mobiele telefonie, met name voor evenementen met veel techniek.
• Organiseren van vervoer en valetdiensten.
• Ontwerpen van het incheckproces voor evenementen en maken van bewegwijzering.
• Het samenstellen van swagbags en merchandise.

Stadium 4: Uitvoering van het evenement

Dit is het belangrijkste evenement voor elke eventmanager! Hier komen alle voorgaande fasen op de dag zelf tot leven en wordt een evenement gerealiseerd dat de gasten waarderen en leuk vinden.

Afhankelijk van de omvang van het evenement kan de opbouw de ochtend van het evenement beginnen of een paar dagen ervoor. De uitvoering van het evenement omvat:

• Het binnenkomen en opstellen van leveranciers en leveranciers.
• Opzetten van tafels en stoelen, tafelversieringen, bloemstukken, buffettafels, podiums en podia.
• Eindwandelingen, soundchecks en technologische controles.
• Aankomst van de gasten en inchecken van het evenement.
• Gasten service en communicatie.
• F&B service.
• Het managen van onverwachte problemen en noodsituaties.
• Het controleren of sprekers en artiesten hebben wat ze nodig hebben en hun cues begrijpen.
• Voorstellingen en toespraken.
• Social media walls en aanwezigen polls.
• Het uitdelen van swag bags.
• Het beheren van gastenuitgangen.

Stap 5: Post-event gastencommunicatie en team debrief

Uitzonderlijke eventmanagers beschouwen een evenement pas als voorbij als ze begrijpen hoe gasten, vrijwilligers, klanten en teamleden op het evenement hebben gereageerd. Dit begint tijdens het evenement zelf, waarbij evenementmanagers de reacties van gasten observeren, met aanwezigen praten en eventuele problemen met de gastenservice bespreken.

Vervolgens sturen ze 12 tot 48 uur na een evenement een enquête uit. Event managers ontwerpen post-event enquêtes om de meeste reacties te krijgen door ze kort, eenvoudig en vriendelijk te houden.

Met de antwoorden in de hand bespreken event managers met klanten hun tevredenheid over de resultaten van het evenement en de enquêteresultaten. Ten slotte bespreken ze met het eigen team wat er goed en fout is gegaan en ontwikkelen ze een actieplan om soortgelijke problemen bij het volgende evenement te voorkomen.

Welke vaardigheden heeft een eventmanager nodig?

Evenementmanagers hebben bovenal mensenkennis nodig. De baan vereist constante interactie met klanten, evenement planning teams, leveranciers en locatie teams, en gasten. Elke dag werken eventmanagers zij aan zij met zowel teamleden die ze goed kennen als mensen die ze net hebben ontmoet. Andere essentiële vaardigheden van eventmanagers zijn onder meer:

• Een Marie Kondo-achtig vermogen om georganiseerd te blijven
• Het vermogen om te multitasken
• Het leuk vinden om ’s nachts en in het weekend te werken
• Scherpe communicatie- en luistervaardigheden
• Een diepe bron van creatieve ideeën
• Vindt plezier in een snellesnelle werkomgeving
• Het vermogen om zich te concentreren te midden van pandemonium
• Flexibiliteit wanneer onvermijdelijke uitdagingen zich voordoen
• Confidence in besluitvorming
• Wilheid om te leren en vaardigheden uit te breiden
• Passie voor de dynamische industrie

Lees de must-have vaardigheden voor eventplanners om een diepere duik te nemen in 6 eventindustrie carrière vaardigheden.

3 geheimen over het omgaan met eventmanagementverantwoordelijkheden van top eventmanagers

Naast de bovenstaande vaardigheden hebben we enkele onverwachte tips van ervaren eventmanagers verzameld. Hier zijn enkele andere kwaliteiten die volgens hen kunnen leiden tot succes in de eventmanagementbranche:

Be the calm in the storm

Dingen zullen misgaan, dat is een gegeven. Wees niet verbaasd als iets niet aankomt of op de verkeerde plaats wordt afgeleverd, een bord verkeerd is gespeld, iets kapot gaat, iemand te laat is… enz. Hou je hoofd koel en gebruik je mentale gereedschapskist om de situatie aan te pakken en te verhelpen. Een evenementenplanner kan grote problemen met een glimlach oplossen en iedereen kalm houden om niet nog meer stress te veroorzaken. Als je twijfelt, laat je dan leiden door Vanilla Ice… “Als er een probleem is, dan los ik het wel op” – Victoria Blasich, Marketing Manager voor beursmarketingbedrijf Freemind Seattle. Uittreksel uit Habits of a Successful Event Manager, een gastblog voor de Northwest Event Show-website.

Ontwikkel uw zakelijke slimheid

Evenementen zijn een dienst en moeten op een zakelijke manier worden georganiseerd. Evenementen moeten niet alleen een publiek van de juiste omvang aantrekken, maar de cijfers moeten ook kloppen. Managers van evenementen moeten een zakelijk inzicht hebben. Er wordt steeds meer van hen verlangd dat zij weten hoe een bedrijfssector werkt. Ze moeten een commercieel instinct hebben en ervoor zorgen dat belangrijke beslissingen worden genomen in de context van wat zakelijk het meest zinvol is. Wat is het beste voor de balans van het evenement en niet alleen voor het evenement? Op een bepaald moment in het planningsproces van een evenement moet u moeilijke beslissingen nemen over de richting die uw evenement uitgaat. Deze beslissingen moeten met het hoofd worden genomen en niet met het hart. Nogmaals, dit zijn moeilijke beslissingen en niet altijd welkom bij het team. – Chris Powell, De Evenementenexpert. Uittreksel uit The 7 Key Skills of a Successful Event Manager op de blog van The Event Expert.

Maak contact met (en leer van) anderen

Social media doorbreekt barrières en is een geweldige manier om op de hoogte te blijven en in contact te komen met beïnvloeders die je manier van denken en werken kunnen uitdagen. Neem deel aan Twitter-chats, word lid van en draag bij aan LinkedIn-groepen, bekijk thought leaders op YouTube om nieuwe perspectieven te zien en nieuwe ideeën op te doen. Ga naar evenementen in de sector en hoor van de beste sprekers in de wereld van evenementen. Voel je geïnspireerd door de snelle en opwindende industrie waar je deel van uitmaakt. – Becki Cross, Managing Director en Event Strategist bij Event Northern Ltd. Uittreksel uit 10 manieren om een betere eventmanager te worden op de Event Manager Blog.

Ten slotte een veelgehoorde parel van wijsheid die van de meeste eventmanagers komt: zorg goed voor jezelf. Eventmanagement en -planning is een berucht stressvol beroep. Als je een carrière in eventmanagement nastreeft, is het essentieel dat je een stressverminderingsstrategie hanteert om een burn-out te voorkomen.

Nu weet u alles over wat een eventmanager doet!

Ontdek hoe de eventbeheersoftware van Social Tables u kan helpen uw professionele vaardigheden aan te scherpen. Of leer de essentiële stappen voor het starten van een bedrijf in eventmanagement.