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A maioria das pessoas quer saber a melhor maneira de agendar o seu dia para a máxima produtividade, e há inúmeros artigos e livros que afirmam conhecer o “horário perfeito”. Mas a realidade é que não há um método perfeito para todos. Porque todos nós temos pontos fortes e fracos particulares quando se trata de gestão do tempo e produtividade, o que funciona para uma pessoa pode ser um desastre total para outra.

História tem mostrado que as pessoas mais produtivas usam técnicas de agendamento muito diferentes, dependendo das suas circunstâncias, personalidades e níveis de energia. Winston Churchill, por exemplo, trabalhou até tarde da noite e terminou seu dia com uísque e cochilos. Toni Morrison começou a escrever antes do amanhecer. Não há um “tamanho único” para a máxima produtividade.

Queremos ajudá-lo a encontrar o método de agendamento que melhor se adapta a si. Nós queremos ver você alcançar produtividade em velocidade warp todos os dias. Com isso em mente, aqui estão cinco métodos diferentes de agendamento diário que você pode tentar. Alguns destes métodos são bastante simples, enquanto outros são loucos.

É tudo uma questão de encontrar o ajuste certo.

O método de bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo significa simplesmente planear o seu dia com antecedência e dedicar horas específicas para realizar tarefas específicas. Fazer isso requer determinar com antecedência o que você vai realizar e exatamente quando você vai realizá-lo. Uma vez que você tenha essas tarefas em mente, insira-as no seu calendário e depois comece a trabalhar nessas tarefas na hora apropriada durante o dia.

No agendamento das tarefas, é importante bloquear tanto os blocos pró-ativos como os blocos reativos. Os blocos pró-ativos são quando você se concentra em tarefas importantes que você deve fazer. Isto é quando você faz progressos em projetos importantes, esboça documentos importantes, ou esboça um protótipo para o seu próximo grande produto. Blocos reativos são quando você dá tempo para solicitações e interrupções, como e-mail e reuniões improvisadas.

Por exemplo, você pode agendar suas tarefas mais desafiadoras para as primeiras duas horas do dia e arar na sua caixa de entrada durante a tarde. Isto permite que você trabalhe sem distracções e ainda saiba que vai chegar a coisas como e-mail e telefonemas.

Este método tem a vantagem de ajudá-lo a saber exactamente como vai utilizar o seu tempo e exactamente quando vai realizar tarefas específicas. O padrão para fazer listas apresenta uma lista de tarefas para completar em seu próprio tempo. O bloqueio de tempo fornece-lhe uma lista de tarefas e um período de tempo específico para completar cada tarefa.

Forçando-se a trabalhar dentro de uma estrutura rígida e a realizar tarefas num determinado tempo, você é forçado a trazer o foco do laser para cada actividade.

Gurus de produtividade Cal Newport jura pelo método de bloqueio de tempo, dizendo:

Por vezes as pessoas perguntam porque me preocupo com um nível de planeamento tão detalhado. Minha resposta é simples: ele gera uma enorme quantidade de produtividade. Uma semana de trabalho bloqueada por 40 horas, eu estimo, produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho de mais de 60 horas sem estrutura.

Planear o seu dia com antecedência com o seu calendário pode ajudá-lo a concentrar-se nas tarefas que mais importam. “Não importa como você olha para ele”, diz o escritor Art of Less Doing Ari Meisel, “as tarefas envolvem tempo”. (Sua técnica é usar o FollowUp.cc para receber lembretes via e-mail das tarefas no momento certo).)

O método de tarefas mais importantes (MIT)

O método MIT é focar no que é essencial. Em vez de escrever uma lista de tarefas e tentar fazer tudo isso, determine as 1-3 tarefas que são absolutamente essenciais e depois concentre-se implacavelmente nessas tarefas durante o dia. Não é que você nunca faça mais do que três tarefas em um dia, mas que você não faça mais nada até completar as três tarefas essenciais.

A realidade é que, na maioria dos dias, há apenas algumas coisas essenciais que devem ser feitas. Sim, há mil vozes clamando por nossa atenção, mas a maioria dessas vozes não são cruciais. As notificações que explodem seu telefone e os e-mails que preenchem sua caixa de entrada podem todos esperar. Se você puder completar as 1-3 tarefas essenciais, tudo o resto se torna secundário ou até desnecessário.

Este é o tópico central do livro de Gary Keller e Jay Papasan The ONE Thing: “O que é a ONE Coisa que você pode fazer esta semana de tal forma que, fazendo tudo o resto seria mais fácil ou desnecessário?”

Quando você determina suas 1-3 tarefas mais importantes, elas são agendadas primeiro no seu dia. Você então faz progressos em itens essenciais antes de ser bombardeado por distrações. Você pode usar isso em conjunto com o método de bloqueio de tempo, salvando suas horas iniciais para as tarefas mais importantes. Email, telefonemas e reuniões vêm mais tarde, depois de ter completado as suas tarefas essenciais.

Ao focar obsessivamente nas suas tarefas mais importantes, cada dia é produtivo. Você nunca tem um dia em que perca tempo com tarefas sem sentido. O especialista em produtividade James Clear coloca desta forma:

Se você fizer a coisa mais importante primeiro a cada dia, então você sempre terá algo importante feito. Eu não sei quanto a ti, mas isto é importante para mim. Há muitos dias em que eu perco horas cruzando a 4ª, 5ª ou 6ª tarefas mais importantes da minha lista para fazer e nunca consigo fazer a coisa mais importante.

Aplicações de gestão de tarefas recomendadas:

• OmniFocus

• Coisas

• Todoísta

A Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é tudo sobre trabalhar em resumo, massivamente produtivo, intensamente focado explode, e depois dá a si mesmo uma breve pausa. É incrivelmente simples, na medida em que tudo o que requer é um temporizador, e permite decompor uma grande tarefa em intervalos manejáveis.

Aqui está como funciona:

• Escolha uma tarefa

• Configure o seu temporizador durante 25 minutos

• Trabalhe na tarefa até o temporizador terminar

• Faça uma pequena pausa (cerca de 5 minutos)

• A cada 4 sessões Pomodoro, Faça um intervalo mais longo (15-30 minutos)

Esta técnica permite realizar uma quantidade significativa ao longo do dia enquanto ainda está a fazer intervalos adequados. O tempo relativamente curto de cada sessão também lhe permite focalizar intensamente sem se cansar mentalmente.

Algumas pessoas juram absolutamente pela Técnica Pomodoro. Paul Klipp, presidente da filial polaca da Lunar Logic, diz isso sobre o uso do Pomodoro:

Você pode pensar que uma pessoa poderia fazer 16 desses ciclos em um dia. Eu tenho sorte de conseguir mais de dois em um dia sem interrupções. Mas nesses 50 minutos eu faço mais do que nas outras sete horas do meu dia de trabalho, pelo menos em termos de avançar nos aspectos mais importantes dos meus projetos mais importantes.

Apesar da sua bela simplicidade, há alguns pontos negativos na Técnica Pomodoro. As sessões de Pomodoro são supostamente períodos ininterruptos de foco, o que significa que você não pode pausar a meio da sessão e depois retomá-la mais tarde. Se um colega de trabalho passar por aqui e pedir alguns momentos do seu tempo, você precisa ou educadamente declinar ou parar a sessão todos juntos.

No entanto, como Klipp observou acima, é possível realizar uma quantidade significativa em apenas algumas sessões.

Aplicações Pomodoro recomendadas:

• Focus Booster

• Pomo Done

• Marinara Timer

90 Minute Focus Sessions

O corpo humano opera em ciclos chamados “ritmos ultradianos”. Durante cada um destes ciclos, há um pico quando estamos mais energizados e um canal quando estamos exaustos.

Com a técnica de foco de 90 minutos, você aproveita ao máximo os picos e canais de energia que ocorrem ao longo do seu dia: Trabalhe 90 minutos e depois descanse por 20-30 minutos. Ao discutir os picos de desempenho em um estudo de 1993, Anders Ericcson apontou que aqueles períodos de descanso entre sessões de trabalho intenso são essenciais para a melhoria.

A maioria das pessoas presta pouca atenção aos ritmos naturais do seu corpo e usa estimulantes como o café para energizar através de períodos de baixa energia. Isso quase sempre resulta em uma queda completa por volta das 14:30h, o que corresponde a uma calha em seu ritmo ultradiano.

Trabalhar em explosões de 90 minutos permite que você correlacione seus níveis máximos de energia com sua lista de tarefas, o que então dá um grande impulso à sua produtividade. Você está trabalhando com seu corpo ao invés de contra ele.

Como diz o Estrategista Digital Tom Gibson:

Precisamos começar a pensar em produtividade e saída em termos cíclicos, ao invés de lineares. Muitos já reconhecem que têm horários de pico durante o dia em que são melhores trabalhadores. Outras vezes, eles são melhores pensadores. Outras vezes, só servem para Netflix.

Fomos treinados pela jornada de trabalho de 8 horas para assumir que devemos trabalhar de forma estável das 8h às 17h com apenas um intervalo para o almoço, para exercer a produção máxima do início ao fim do dia de trabalho. E embora este método certamente permita que os gestores se mantenham em cima dos empregados, prejudica a produtividade.

Obviamente, este sistema tem os seus inconvenientes. Se a sua chefe entra no seu escritório e o encontra a dormir a sesta no chão, ela pode não ficar satisfeita, mesmo quando explica que está a trabalhar em conjunto com os seus ritmos ultradianos (e, podemos acrescentar, melhorando a sua memória). E haverá prazos que não lhe darão outra escolha a não ser colocar o seu nariz na pedra de amolar.

Mas quando você não se encontra contra o relógio, você pode querer considerar os ritmos naturais do seu corpo ao decidir sobre o seu método de agendamento. Seu corpo pode não cair exatamente na linha dos ciclos de 90 minutos, mas monitore seus níveis de energia ao longo do dia por algumas semanas para ver se você pode encontrar um padrão para si mesmo.

Polyphasic Sleep Method

Este é um método de agendamento um pouco bizarro que só funciona para algumas pessoas selecionadas, mas se funcionar para você, você alcançará quantidades incomuns de produtividade em um único dia.

A maioria das pessoas são adormecidas monofásicas, o que significa que elas dormem diariamente em um pedaço (ou fase). Os adormecidos bifásicos dormem em dois pedaços menores, como 4 horas de manhã e 4 horas no final da noite. Os dorminhocos polifásicos levam este método ao extremo, dividindo o sono em várias fases curtas, o que permite menos sono em geral e aumentos significativos na produtividade. A quantidade de sono em cada fase pode variar, com algumas pessoas dormindo apenas em sestas de 20 minutos e outras agarrando pedaços maiores de sono e depois suplementando com sestas.

Eugene Dubovoy é um gerente de projeto da Rússia que adotou um horário polifásico de sono de 3,5 horas todas as noites suplementado por três sestas de 20 minutos durante o dia. Como resultado, ele tem significativamente mais tempo à sua disposição e consegue muito mais do que faria de outra forma. Como ele disse ao Business Insider: “O maior benefício é que eu tenho cerca de dois meses de tempo extra a cada ano. O tempo é o recurso mais valioso em nossas vidas”

Chris Jeub, outro dorminhoco polifásico, concorda: “O meu horário de sono polifásico fez-me sentir saudável e alerta, deu-me um sono mais satisfatório, e ajudou a aumentar a minha produtividade em até 28 horas por semana.””

Este horário tem alguns inconvenientes muito óbvios. Steve Pavlina notou o desafio de ter este tipo de horário enquanto ainda mantém um horário familiar são. E se você perder alguma das suas sessões de sono agendadas, isso pode significantemente descartar seu horário de sono.

Mas este horário também tem algumas enormes vantagens, como conseguir horas extras todos os dias. Se você dormir apenas quatro horas por dia, você adiciona aproximadamente 28 horas extras à sua semana (assumindo que normalmente dorme 8 horas).

Finding The Ideal Mix

Criar seu horário mais produtivo pode significar criar híbridos de alguns desses métodos. O método MIT funciona bem com o Método de Bloqueio de Tempo. Três sessões Pomodoro se encaixam perfeitamente dentro de uma sessão de trabalho de 90 minutos. E o Método Polifásico…bem, você pode estar por sua conta lá.

Mas é crucial que você agende seu dia. Como o autor do Essencialismo Greg McKeown, diz: “Se você não prioriza sua vida, outra pessoa o fará”.

Ao definir uma agenda diária, você se assegura de que é você quem prioriza sua vida.

Leitura do Método Polifásico:

• Produtividade Presidencial: Como os Líderes Americanos Equilibram Prioridades para se Fazer Mais

• Produtividade e Ergonomia: A melhor maneira de organizar sua mesa

• Como evitar as 9 coisas que mais prejudicam a produtividade

Este post foi publicado originalmente em novembro de 2016 e atualizado em março de 2019. Veja imagem de Wil Stewart via Unsplash. Foto do temporizador Pomodoro, de David Svensson. Ilustração de ritmo ultra-tradiano por Officevibe. Ilustração do sono polifásico via Wikimedia.