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Ponha que você é o menino ou menina chefe da sua escola. Você tem a responsabilidade de organizar uma exposição. Qual é a primeira coisa que você faz? Primeiro você vai tentar anotar todas as tarefas que precisam ser feitas. Você vai anotar os detalhes da tarefa e a pessoa a quem foi dada a respectiva responsabilidade. Além disso, você usará comunicação formal com o diretor, professores e outras pessoas em posição. Da mesma forma, nos negócios também precisamos anotar os detalhes e comunicar a outras pessoas na organização. Esta forma de comunicação nos negócios é memorandum. Nesta seção, vamos estudar memorando.

Memorandum

Um memorando é uma nota ou um registro para uso futuro. Para uma organização, é muito importante ter uma forma eficiente de comunicação. É uma ferramenta intra-escritório. Tem uma série de propósitos.

Em palavras simples, um memorando é uma mensagem ou informação escrita de uma pessoa ou departamento para outro no mesmo negócio. É menos formal do que uma carta.

Um memorando é muitas vezes abreviado como um memorando. Os memorandos efetivos afirmam claramente o objetivo na primeira frase.

Propósito do memorando

Uma pessoa escreve um memorando com alguns propósitos em mente. É usado

• Para informar.
• Para perguntar.
• Uma pessoa pode usá-lo para relatar.
• Para dar sugestões.
• Para lembrar.
• Uma pessoa pode usá-lo para instruir.
• Uma pessoa pode promover a boa vontade usando um memorando.
• Para comunicar as ideias.

Vantagens dos memorandos.

Usar memorandos tem uma série de vantagens. Os memorandos são

• O memorando é rápido.
• É um meio de comunicação conveniente.
• É barato. Os memorandos são usados dentro de uma organização para que se possa usar papel de baixa qualidade.
• Ajuda na manutenção de registros escritos.

Partes de memorando

Existem principalmente cinco partes de um memorando. Elas são

Segmento de cabeçalho

O segmento de cabeçalho de um memorando tem quatro seções básicas.

TO: Nome do leitor e títulos de trabalho

FROM: Nome do remetente e título de trabalho

DATE: Data completa

SUBJECT: Motivo para escrever um memorando

Segmento de Abertura

Neste segmento, pode-se encontrar o propósito do memorando. O parágrafo de abertura inclui a razão ou o motivo da escrita de um memorando. Ele dá uma breve visão geral do memorando.

Contextos

É o evento ou circunstância do problema que o escritor está resolvendo. Deve-se mencionar claramente o contexto.

Segmento da tarefa

É o segmento que se deve incluir para mencionar os passos para resolver o problema. Deve-se incluir apenas as informações necessárias. Faça um planejamento adequado antes de escrever uma nota.

Segmento de resumo

Se uma nota for mais do que uma página, deve-se incluir um segmento de resumo separado. Não é necessário para um breve memorando. Ele ajuda o leitor a entender a idéia principal do memorando. Também ajuda a dar os passos necessários.

Segmento de discussão

É a parte mais longa de um memorando. Ele inclui todos os detalhes que suportam as idéias. Lembre-se de começar com informações gerais e depois ir para uma mais específica. Ele inclui idéias de apoio, fatos e pesquisas.

Segmento de conclusão

Acabe sempre o seu memorando com palavras corteses. Certifique-se de fazer a conclusão da tarefa de forma eficiente e fácil. Tente atrair o leitor para fazer a acção positiva.

Anexos necessários

Também se pode anexar listas, gráficos, tabelas, etc. no final de um memorando. Faça uma referência para seus anexos e adicione uma notação para eles.

O formato de um memorando

Pontos Importantes a Recordar

• Sempre use uma linha de assunto clara e específica.
• Não desperdice o tempo do leitor usando memorandos longos. Seja claro e conciso.
• Utilize a voz activa.
• Utilize a primeira pessoa.
• Seja formal.
• Evite gírias e palavras amigáveis.
• Utilize uma disposição cuidadosa e lógica da informação.
• Calme os parágrafos curtos.
• Uma pode usar enumerações para os parágrafos.
• Uma pode usar maiúsculas sólidas e indentação central para detalhes importantes.
• Utilizar balas para fazer pontos.
• Acabar sempre o memorando em palavras corteses.
• Utilizar fontes de texto e cores para chamar a atenção.
• Evite memorandos grosseiros e impensados.
• Não precisa de um fecho de cortesia ou uma assinatura.
• Reprima o conteúdo antes de enviar.

Exemplos resolvidos para você

Problema: Qual dos seguintes é verdadeiro em relação a um memorando.

1. Comprimento e informal.
2. Curto e informal.
3. Curto e conciso.
4. Todos os acima.

Solução: iii. Curto e conciso.

Problema: Qual das seguintes afirmações é verdade num memorando?

1. O documento inteiro é espaçado simples.
2. O documento inteiro é espaçado duplo.
3. Apenas os parágrafos do corpo são espaçados duplo.
4. Tudo é espaçado duplo excepto o parágrafo do corpo.

Solução: iv. Tudo é espaçamento duplo, exceto o corpo parágrafo.