Muitas pessoas elogiam o Google Docs pela sua versatilidade e a opção inestimável de partilhar um documento com pessoas específicas, mas essas opções de partilha, e como são utilizadas, podem abrir a porta para algumas enormes violações de privacidade. É assustadoramente difícil às vezes usar a internet de forma profissional e evitar confiar nos serviços do Google, mas existem maneiras de fazer uso dessas ferramentas e proteger dados pessoais simultaneamente.
O conjunto de recursos do Google é útil para praticamente qualquer pessoa com acesso à internet. A empresa suporta um tesouro de programas gratuitos para todas as linhas de trabalho, tais como Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps e, claro, Google Docs. Todas estas ferramentas fornecem opções de compartilhamento impressionantes permitindo aos usuários compartilhar dados e colaborar em projetos, e algumas até são divertidas de usar.
Felizmente, tirar proveito dessas opções de compartilhamento também produz os maiores riscos. No Google Docs, o método mais fácil de compartilhar links é ativar o compartilhamento de links para produzir uma URL única para o documento e enviar esse link para um colega. Enquanto a ação direta de enviar um link de pessoa para pessoa é relativamente segura, se esse documento tiver algum link que vá para outros sites, clicar nesses links envia o URL anterior (aquele que foi criado privadamente para compartilhar o próprio documento) para o diretório do novo site. Não é uma prática inerentemente nefasta – é apenas uma parte pouco conhecida de como a Internet funciona.
Como manter a privacidade ao enviar o Google Docs
Uma das formas mais fáceis e eficazes de partilhar com segurança um Google Doc é partilhá-lo com pessoas específicas. Há algumas maneiras de conseguir isso. A maneira mais rápida é manter o compartilhamento de links desligado e, em vez disso, selecionar “Pessoas Específicas” nas opções de compartilhamento de links. Isso requer que a outra parte faça login em uma conta do Google, mas se o trabalho significa enviar informações confidenciais em um documento, é provável que valha a pena o passo extra. Se o arquivo incluir links e o usuário clicar nesses links, o URL ainda informará a outros sites onde o usuário estava quando clicou no link, no entanto, não permitirá que esses sites leiam o documento em si já que as opções de compartilhamento de links foram definidas para limitar o acesso apenas às pessoas específicas escolhidas.
Outra opção é fazer uso dos Grupos do Google. Esta rota também requer que todos os envolvidos façam login com uma conta Google, mas em troca, ela cria uma lista de pessoas para quem qualquer coisa pode ser compartilhada exclusivamente. Esta é uma ótima opção se o trabalho requer compartilhar documentos frequentemente com um grande grupo de pessoas. Cada Grupo terá seu próprio endereço de e-mail “@googlegroups” associado, portanto, em vez de inserir o endereço de e-mail de uma pessoa específica ao escolher onde compartilhar um documento, basta usar o e-mail do Grupo. É uma boa idéia manter o controle dos membros do grupo para manter o conhecimento de quem tem acesso aos arquivos compartilhados, e é fácil remover pessoas que não fazem mais parte do projeto.
Ultimamente, como é normalmente o caso quando a comunicação online, estar atento às configurações de privacidade quando compartilhar informações é fundamental. Com o uso inteligente do compartilhamento de links, o Google Docs pode ser seguro e protegido.
