Free Press

Un manager de evenimente supervizează proiectarea, amenajarea și executarea evenimentelor care aduc oamenii împreună. Aceste evenimente pot merge de la mici întâlniri de networking cu câteva zeci de invitați până la conferințe la scară largă, cu mii de participanți pe parcursul mai multor zile – și tot ce se află între ele.

Nu contează amploarea lor, gestionarea evenimentelor este întotdeauna un efort centrat pe oameni. Scopul dvs. este să vă asigurați că oamenii obțin maximum de la un anumit eveniment și lucrați îndeaproape cu oamenii pentru a atinge acest obiectiv.

Citește în continuare pentru a afla ce face ca managementul evenimentelor să fie o carieră plină de satisfacții (dacă ești o persoană de oameni!), abilitățile esențiale ale unui manager de evenimente de succes și secretele succesului de la profesioniștii de top.

Ce este managementul evenimentelor?

Managementul evenimentelor este o profesie de management de proiect axată pe fiecare aspect al evenimentelor, de la alegerea unei locații până la urmărirea satisfacției invitaților.

Care este diferența dintre rolul unui manager de evenimente și cel al unui planificator de evenimente?

În cea mai mare parte, aceste denumiri de locuri de muncă sunt sinonime. Orice diferențe care există între aceste roluri se reduc în primul rând la modul în care companiile și profesioniștii din domeniul evenimentelor definesc aceste posturi pentru ei înșiși. De exemplu, unii pot defini managerii de evenimente ca lucrând doar la evenimente de amploare sau ocupându-se de sarcinile din ziua evenimentului mai mult decât de planificarea dinaintea evenimentului.

Dar, atunci când căutați ambii termeni pe LinkedIn sau pe alte forumuri de joburi – multe dintre aceleași posturi apar în rezultate, la fel ca și posturile de „designer de evenimente”. De asemenea, Biroul de Statistică a Muncii din SUA plasează toate aceste posturi în cadrul unei singure categorii ocupaționale ‘Meeting, Convention, and Event Planners’.

Care sunt etapele procesului de management al evenimentelor?

Există cinci etape de bază ale managementului evenimentelor, deși fiecare etapă conține mai multe sarcini. În plus, managerii de evenimente ocupați se află de obicei în diferite etape pentru numeroase evenimente la un moment dat.

Etapa 1: Cercetarea, stabilirea obiectivului și evaluarea viabilității

Dacă sunteți un manager intern de evenimente corporative sau conduceți o companie de organizare de evenimente care lucrează cu diverși clienți, prima etapă constă în definirea obiectivului evenimentului și evaluarea fezabilității acestuia. În multe cazuri, acest lucru va părea de la sine înțeles. Obiectivul general al evenimentului este de a strânge fonduri pentru o nouă aripă a bibliotecii, de a sărbători cea de-a 20-a aniversare a unei companii sau de a lansa un nou produs.

Dar este esențial să deveniți mai granular. Iată câteva lucruri pe care să le întrebați clientul dvs. sau să le discutați cu echipa dvs. internă:

• Pentru evenimente de companie: Care este cazul de afaceri? Veți prezenta un singur produs sau mai multe? Va exista o componentă educațională?
• Pentru organizații nonprofit: Care este obiectivul specific de strângere de fonduri? Este evenimentul destinat exclusiv donatorilor pe termen lung? Va coincide evenimentul cu o nouă expoziție?
• Pentru ceremoniile de premiere: Ar trebui ca F&B să aibă loc în timpul ceremoniei sau după? Ar trebui să fie o oră de cocktail în picioare sau un eveniment la masă?
• Pentru evenimente de networking: Doriți să îmbunătățiți sentimentul de comunitate în cadrul unei organizații? Doriți ca invitații să se alăture unui nou grup profesional pe Facebook?
• Pentru evenimente sociale: Este un eveniment formal sau relaxat? Ce tip de muzică ar trebui să existe pentru a vă asigura că toți invitații se vor simți minunat?

Această primă etapă ar trebui să includă, de asemenea, o evaluare a viabilității evenimentului, ceea ce înseamnă stabilirea unui buget pentru eveniment și aflarea dacă acesta se aliniază cu obiectivul evenimentului. De exemplu, o organizație non-profit poate afla că nu are rezervele financiare necesare pentru o gală de strângere de fonduri. În acest caz, organizația non-profit poate amâna gala cu un an și poate organiza, în schimb, un festival de food truck cu costuri reduse, cu un element de strângere de fonduri.

Etapa 2: Alegeți tema și proiectați evenimentul

În continuare, managerii de evenimente proiectează evenimentul pentru a îndeplini obiectivele specificate. Acesta este momentul în care se pune în evidență schița aproximativă a evenimentului dumneavoastră.

• Ce se va întâmpla în timpul evenimentului?
• Cine va cânta/vorbi/învăța?
• Când și unde se va întâmpla acest lucru?
• Care este dispunerea planificată a meselor, scaunelor, scenelor, podiumurilor și F&B?
• Care este stilul planificat al decorului, al fundalului și al altor elemente ale evenimentului? (Modern, tradițional, romantic, steampunk, rustic?)

Este un proces creativ care poate include proiectarea culorilor, a sunetului și a luminilor pentru gale și alte evenimente mai teatrale, centrate pe spectacol. În cazul evenimentelor profesionale, accentul va fi pus pe stabilirea de termene și activități de seminar, semne de marcă și swag-uri și luarea unei decizii cu privire la posibilii vorbitori.

Managerii de evenimente și echipele lor vor colabora adesea pe instrumente digitale de servicii pentru evenimente, cum ar fi Social Tables, astfel încât toată lumea să înțeleagă traiectoria de planificare și să poată sesiza din timp orice probleme care apar.

Etapa 3: Concentrează-te pe detalii pentru un eveniment de succes

După ce managerul de eveniment și echipa sa se stabilesc asupra unei viziuni pentru eveniment, ei trec la detalii. Această etapă cuprinde cea mai mare parte a procesului de gestionare a evenimentului și poate include următoarele (în funcție de tipul de eveniment):

• Întoarcerea cererilor de ofertă către locații și furnizori.
• Angajarea locațiilor, furnizorilor, vorbitorilor și artiștilor (și să fie pregătiți cu opțiuni de rezervă).
• Finalizarea contractelor cu locațiile, furnizorii, vorbitorii și artiștii.
• Construirea unui site web al evenimentului și a unei aplicații personalizate pentru eveniment.
• Proiectarea de sondaje post-eveniment.
• Întocmirea de sondaje post-eveniment.
• Întocmirea invitațiilor pentru invitați.
• Scrierea de hashtag-uri pentru eveniment și lansarea campaniei de social media pre-eveniment.
• Dezvăluirea numărului de RSVP și a numărului de înscrieri la eveniment.
• Comunicarea participanților.
• Marketingul evenimentului și acțiuni de informare.
• Discutarea programului evenimentului cu vorbitorii și artiștii.
• Actualizări și prezentări pentru clienți.
• Instruirea personalului și a voluntarilor evenimentului
• Proiectarea și finalizarea documentelor critice ale evenimentului, cum ar fi calendarul evenimentului și BOE.
• Verificarea wifi-ului și a serviciilor de telefonie mobilă pentru eveniment, în special pentru evenimentele cu multă tehnologie.
• Organizarea transportului și a serviciilor de valet.
• Desenarea procesului de înregistrare la eveniment și crearea de indicatoare.
• Construirea pungilor de cadouri și a mărfii de marcă.

Etapa 4: Executarea evenimentului

Acesta este evenimentul principal pentru orice manager de evenimente! Acesta este momentul în care toate etapele anterioare prind viață în ziua evenimentului și produc un eveniment pe care oaspeții îl apreciază și se bucură.

În funcție de amploarea evenimentului, amenajarea poate începe în dimineața unui eveniment sau cu câteva zile înainte. Executarea evenimentului presupune:

• Intrarea și montarea furnizorilor și a vânzătorilor de evenimente.
• Montarea meselor și a scaunelor, a centrelor de masă, a aranjamentelor florale, a meselor de bufet, a scenei și a podiumurilor.
• Petrecerile finale, verificările de sunet și verificările tehnologice.
• Sosirea invitaților și înregistrarea evenimentului.
• Servicii și comunicare cu invitații.
• Serviciu F&B.
• Gestionarea problemelor neașteptate și a urgențelor.
• Verificarea faptului că vorbitorii și artiștii au ceea ce au nevoie și că își înțeleg indicațiile.
• Prezentări și discursuri.
• Muri de socializare și sondaje pentru participanți.
• Darea de pungi de cadouri.
• Gestionarea ieșirii invitaților.

Scena 5: Comunicarea cu invitații după eveniment și debriefingul echipei

Managerii de evenimente excepționali nu consideră că un eveniment s-a încheiat până când nu înțeleg cum au răspuns invitații, voluntarii, clienții și membrii echipei la eveniment. Acest lucru începe în timpul evenimentului în sine, managerii de evenimente observând reacțiile oaspeților, vorbind cu participanții și verificând cu serviciile pentru oaspeți cu privire la orice problemă.

În continuare, ei vor trimite un sondaj post-eveniment între 12 și 48 de ore după un eveniment. Managerii de evenimente concep sondajele post-eveniment pentru a obține cele mai multe răspunsuri, menținându-le scurte, simple și prietenoase.

Cu răspunsurile în mână, managerii de evenimente se întâlnesc cu clienții pentru a discuta despre satisfacția lor cu privire la rezultatele evenimentului și la rezultatele sondajului. În cele din urmă, ei vor discuta cu echipa internă ce a mers bine și ce nu a mers bine și vor elabora un plan de acțiune pentru a evita probleme similare la următorul eveniment.

De ce aptitudini are nevoie un manager de evenimente?

Peste toate, managerii de evenimente au nevoie de aptitudini umane. Slujba necesită interacțiuni constante cu clienții, echipele de planificare a evenimentelor, echipele furnizorilor și ale locului de desfășurare, precum și cu invitații. În fiecare zi, managerii de evenimente lucrează cot la cot atât cu membrii echipei pe care îi cunosc bine, cât și cu persoane pe care abia le-au cunoscut. Alte abilități esențiale ale managerilor de evenimente includ:

• Capacitatea de a rămâne organizat, asemenea lui Marie Kondo
• Capacitatea de a face mai multe lucruri în același timp
• Este bucuros să lucreze noaptea și în weekend
• Capacitate de comunicare și de ascultare ascuțită
• Un puț adânc de idei creative
• Găsește plăcere într-un ritm rapid de lucru.mediu de lucru în ritm alert
• Capacitatea de a se concentra în mijlocul pandemoniului
• Flexibilitate atunci când apar provocări inevitabile
• Încredere în luarea deciziilor
• Disponibilitate de a învăța și de a extinde abilitățile
• Pasiune pentru industria dinamică

Citește aptitudinile obligatorii pentru planificatorii de evenimente pentru a face o scufundare mai profundă în 6 aptitudini de carieră în industria evenimentelor.

3 secrete despre cum să faci față responsabilităților de organizare a evenimentelor de la managerii de evenimente de top

Pe lângă abilitățile de mai sus, am adunat câteva sfaturi neașteptate de la managerii de evenimente cu experiență. Iată alte câteva calități care, în opinia lor, pot duce la succes în industria de organizare a evenimentelor:

Să fii calmul în furtună

Aceste lucruri vor merge prost, asta este un dat. Nu fiți surprinși când ceva nu ajunge sau este livrat în locul greșit, un semn este scris greșit, ceva se strică, cineva întârzie…etc. Păstrați-vă calmul și folosiți-vă setul de instrumente mentale pentru a aborda și remedia situația. Un planificator de evenimente poate rezolva probleme uriașe cu zâmbetul pe buze și îi poate menține pe toți ceilalți calmi pentru a nu provoca mai mult stres. Atunci când aveți îndoieli, canalizați-vă după Vanilla Ice… „Dacă există o problemă, o voi rezolva eu” – Victoria Blasich, director de marketing pentru firma de marketing pentru târguri Freemind Seattle. Extras din Habits of a Successful Event Manager (Obiceiurile unui manager de evenimente de succes), un blog invitat pentru site-ul Northwest Event Show.

Dezvoltați-vă inteligența în afaceri

Evenimentele sunt un serviciu și trebuie să fie organizate într-o manieră de afaceri. Evenimentele nu numai că trebuie să atragă un public de dimensiuni adecvate, dar cifrele trebuie să se adune. Managerii de evenimente au nevoie de un cap pentru afaceri. Din ce în ce mai mult li se cere să știe cum funcționează un sector de afaceri. Aceștia trebuie să aibă un instinct comercial, asigurându-se că deciziile cheie sunt luate în contextul a ceea ce are cel mai mult sens din punct de vedere comercial. Ce este cel mai bine pentru bilanțul evenimentelor și nu doar pentru eveniment? La un moment dat, în procesul de planificare a evenimentului, va trebui să luați decizii dificile cu privire la direcția pe care o ia evenimentul dumneavoastră. Aceste decizii trebuie luate cu capul și nu cu inima. Din nou, acestea sunt decizii dificile și nu sunt întotdeauna bine primite de către echipă. – Chris Powell, Expertul în evenimente. Extras din The 7 Key Skills of a Successful Event Manager pe blogul The Event Expert.

Implică-te cu (și învață de la) alții

Mediile sociale sparg barierele și reprezintă o modalitate excelentă de a te ține la curent și de a te conecta cu persoane cu influență care îți pot provoca modul de gândire și de lucru. Participați la discuții pe Twitter, alăturați-vă și contribuiți la grupurile LinkedIn, urmăriți liderii de opinie pe YouTube pentru a vedea noi perspective și a declanșa noi idei. Mergeți la evenimente din industrie și ascultați de la unii dintre cei mai buni vorbitori din lumea evenimentelor. Simțiți-vă inspirați de industria în ritm rapid și incitantă din care faceți parte. – Becki Cross, director general și strateg de evenimente la Event Northern Ltd. Extras din 10 Ways to Be a Better Event Manager pe Event Manager Blog.

În cele din urmă, o perlă frecventă de înțelepciune care vine de la majoritatea managerilor de evenimente: aveți grijă de voi înșivă. Managementul și planificarea evenimentelor este o profesie notorie și stresantă. Dacă urmați o carieră în domeniul managementului de evenimente, este esențial să adoptați o strategie de reducere a stresului pentru a preveni epuizarea.

Acum știi totul despre ceea ce face un manager de evenimente!

Descoperă cum software-ul de gestionare a evenimentelor de la Social Tables te poate ajuta să îți perfecționezi abilitățile profesionale. Sau, aflați pașii esențiali pentru a începe o afacere de management de evenimente.

.