Free Press

Facturare & Plăți

Plățile întârziate sunt dificile în vremuri normale, dar mai ales atunci când vremurile sunt grele. Nu numai că devine o povară financiară, dar și una emoțională.

O soluție obișnuită pentru a face față întârzierilor de plată este de a percepe o taxă de întârziere. Este o soluție evidentă, nu-i așa? Îi dați clientului un imbold să vă plătească acum, sau va suporta mai multe costuri în continuare.

Dar este atât de simplu? Nu există situații în care nu este o idee proastă? Și odată ce ați decis să percepeți o taxă de întârziere, cât de mult percepeți? Există, de fapt, o mulțime de lucruri de luat în considerare. În această postare vom explora toate acestea:

• De ce perceperea unei taxe de întârziere este o idee bună
• Legitimări pentru perceperea acestor taxe (și când poate fi o idee proastă)
• Cât de mult să percepeți

De ce perceperea unor taxe de întârziere poate fi o idee bună

În afară de încurajarea clienților să plătească, o taxă de plată întârziată este o idee bună din alte câteva motive:

1. Aveți nevoie de bani – cât mai curând posibil. În vremuri grele, fluxul de numerar este deosebit de important. Taxele de întârziere de plată pot fi un stimulent suplimentar pentru a-i determina pe clienți să vă plătească, mai repede. Deși, în mod ideal, ați putea evita astfel de măsuri, simpla idee de taxe de întârziere ar putea motiva clienții să vă plătească cât mai repede posibil sau, cel puțin, să comunice cu dvs. dacă nu sunt în măsură să o facă.
2. Vă stabilește ca un profesionist serios care are o afacere de condus. Dacă nu includeți o politică de taxe de întârziere, percepția poate fi că un client care nu plătește la timp poate repeta acest comportament.
3. Sunteți plătit înaintea altor antreprenori. Sunt șanse ca, dacă acel client nu vă plătește la timp, să facă același lucru cu alți antreprenori. Dar dacă aveți politici de plată mai stricte și faceți scandal, ei vor muta plata dvs. în vârful grămezii.

În timp ce, în principiu, taxele de întârziere funcționează, există cazuri în care acestea nu sunt o idee bună.

Legii directoare pentru perceperea taxelor de întârziere

Prin urmarea liniilor directoare de mai jos, veți înțelege mai bine când este potrivit să percepeți aceste taxe.

1. Întrebați-vă: Lucrarea a respectat estimarea?

Clienții sunt diferiți. Unii nu vă vor plăti pentru că, ei bine, sunt clienți răi. Alții, în continuare, nu vor plăti pentru că nu au bani. Dar mai sunt și cei care nu sunt mulțumiți de serviciile tale. Dar, în loc să facă scandal, își descarcă furia prin faptul că nu vă plătesc la timp. Ei sunt pasiv-agresivi.

Includerea unei taxe de întârziere într-o factură, nu face decât să agraveze problema. De aceea, este important să verificați dacă lucrarea a respectat devizul înainte de a factura. Dacă a făcut-o, cel mai probabil clientul este mulțumit. Acum puteți să trimiteți factura și să includeți condițiile de plată, astfel încât să nu existe taxe de întârziere surpriză. Că tot veni vorba…

2. Întrebați-vă: Clienții sunt conștienți de taxă?

Nimic nu arde podurile mai repede decât taxele surpriză. Nu includeți comisioane de întârziere la plată dacă clienții nu se așteaptă la așa ceva. Mai degrabă, stabiliți mai întâi așteptările prin:

• Specificați comisionul încă de la începutul relației, în scris, în mod ideal printr-un contract.
• Specificați comisionul pe toate facturile pe care le trimiteți. Asigurați-vă că este vizibilă; nu o ascundeți în litere mici. În același mod în care vă simțiți frustrați atunci când întâlniți comisioane surpriză, îngropate adânc în termeni și condiții, la fel se întâmplă și cu clienții dumneavoastră.

Dacă nu ați specificat cele de mai sus, puteți totuși să includeți comisioane de întârziere la plată. Doar informați clientul în avans, precizând că luna viitoare veți avea o politică de plată cu întârziere. În acest fel, el nu poate acționa în necunoștință de cauză și se poate aștepta ca toate facturile viitoare neplătite – după o anumită perioadă de timp – să crească în valoare.

Și dacă clientul răspunde, cerând o justificare, puteți spune că aceasta este, de fapt, o politică pe care o aplicați (sau o veți aplica) cu toți clienții noi.

3. Știți când iertarea și o atingere mai blândă este cea mai bună alegere

Doar pentru că aveți o politică privind taxele de întârziere nu înseamnă că trebuie să o aplicați cu fiecare ocazie. De exemplu, un client poate trece printr-o provocare personală – cum ar fi confruntarea cu un doliu, sau este lovit puternic de recesiunea actuală. În alte cazuri, pot exista circumstanțe neprevăzute în care un client profitabil și de obicei de încredere nu vă poate plăti la timp. Evaluați fiecare situație și nu impuneți aceeași politică pentru toată lumea.

Sublinificând faptul că sunteți empatic cu circumstanțele lor și renunțând la onorariu, vă puteți consolida relația cu ei. Acest lucru nu va contribui decât la succesul afacerii pe termen lung. Pe lângă bunele practici de afaceri, merită să fii uman.

Cât ar trebui să percepeți?

Să presupunem că vă gândiți să percepeți o taxă de întârziere, următoarele întrebări pe care probabil le aveți sunt: Cât de mult trebuie să percep? Cum calculez dobânda de întârziere? Există o limită superioară? Ce este acceptabil și ce nu este acceptabil?

Înainte de a trece la răspunsul la aceste întrebări, este important să întărim faptul că scopul taxei de întârziere este de a motiva plata la timp și NU de a crea un flux suplimentar de venituri.

Așa că, faceți ca taxa să fie suficient de suficientă pentru ca oamenii să acționeze și nu prea exorbitantă încât clientul să simtă că îl trageți pe sfoară (mai ales dacă plata este doar cu o zi sau două de întârziere). În cel mai bun caz, nu va face decât să înrăutățească relația și le veți pierde afacerea.

Bine, odată ce am lămurit asta, să revenim la subiect.

Primul pas este să stabiliți un nivel acceptabil al dobânzii pe care să o percepeți. În State, de exemplu, există legi diferite pentru fiecare stat în parte. Familiarizați-vă cu acestea.

După ce știți care este rata anuală maximă a dobânzii pe care o puteți percepe, calculați taxa lunară de finanțare. Pur și simplu împărțiți rata maximă a statului la 12. De exemplu, dacă rata este de 18%, taxa lunară de finanțare este de 1,5% (18/12). La o factură de 5 000 de dolari care întârzie 30 de zile, se aplică o penalitate de 75 de dolari (5 000 de dolari × 0,015).

Să presupunem, de asemenea, că plata este întârziată cu 15 zile. Situația devine puțin diferită. Atunci puteți calcula taxa împărțind 15/365, înmulțind cu 18% și apoi cu totalul de pe factură. Vă dă aproximativ 37 de dolari.

Este la fel de simplu ca asta… și perceperea unei taxe de întârziere cu FreshBooks este chiar mai simplă. Atunci când creați o factură și adăugați un client, aveți opțiunea de a seta taxe de întârziere, fie ca procent, fie ca o taxă fixă.

Pentru mai multe informații, citiți Ce sunt taxele de întârziere și memento-urile?

Acest post a fost actualizat în noiembrie 2020.