Să trecem la lucruri concrete. Sunteți aici pentru că vă aflați într-o călătorie pentru a găsi o modalitate de a vă gestiona mai bine timpul, sporindu-vă în același timp productivitatea. Deși există sute, dacă nu mii, de opțiuni pentru a atinge acest obiectiv, o tehnică sigură este blocarea timpului.
Dacă nu sunteți familiarizat cu blocarea timpului, atunci ați ajuns la locul potrivit. În următorul articol, voi descrie ce este time-blocking-ul, de ce este grozav și vă voi ghida cum să îl implementați în programul dvs. zilnic.
Ce este time-blocking-ul și de ce este eficient.
„Time blocking este pur și simplu o tehnică de gestionare a timpului prin care puneți deoparte o anumită perioadă de timp pentru o anumită sarcină”, explică Howie Jones de la Calendar. „De exemplu, în loc să vă verificați telefonul de fiecare dată când primiți un e-mail sau o notificare socială, veți face acest lucru la ore clar definite.” Cu toate acestea, modul în care decideți să vă blocați ziua este la discreția dumneavoastră.
Pentru Jones, el pune deoparte un bloc pentru a-și verifica inbox-ul și social media înainte de a se arunca în munca sa dimineața. „Există un alt bloc după prânz”, adaugă el. „Și, ultimul este mai târziu, după-amiaza, înainte de a numi munca o zi.”
Alții, cum ar fi Bill Gates și Elon Musk, sunt fani ai microprogramării în care întreaga lor zi constă în blocuri de cinci minute. Dar, o practică mai obișnuită ar fi rezervarea unei cantități de timp, cum ar fi în jur de o oră, pentru a finaliza o sarcină importantă sau pentru a participa la o întâlnire. Urmează o scurtă pauză, de obicei nu mai mult de 20 de minute, înainte de a reveni la treabă.
Este foarte bine. Dar de ce este blocarea timpului atât de eficientă?
Pentru început, deși utile uneori, listele de sarcini sunt inferioare. În principal, acest lucru se datorează faptului că ele nu țin cont de timp. Este posibil să aveți zece elemente pe care doriți să le realizați astăzi. Dar, dacă primele două durează mai mult decât vă așteptați, nu veți reuși niciodată să le finalizați pe celelalte. Din această cauză, avem tendința de a aborda mai întâi acele sarcini mai ușor de gestionat și mai puțin critice, ceea ce înseamnă că acele broaște delicioase stau acolo și se răcesc.
În plus, blocarea timpului vă descurajează să faceți mai multe lucruri în același timp. „Prin programarea unor bucăți de timp pentru o sarcină sau o problemă specifică, promovați o muncă profundă și concentrată”, explică Jones. „De asemenea, vă ajută să vă concentrați mai puțin pe „munca superficială”, care reprezintă activități urgente, dar nu esențiale.”
Blocarea timpului luptă, de asemenea, împotriva perfecționismului și a procrastinării, deoarece există o limită de timp atașată responsabilităților zilnice. De asemenea, vă permite să respingeți mai ușor solicitările pentru timpul dumneavoastră. Și, vă ajută să reflectați asupra priorităților dvs. prin faptul că vă oferă un document cu ceea ce ați realizat și ceea ce nu ați realizat într-un anumit interval de timp.
Sunteți gata să valorificați puterea blocării timpului? Dacă da, iată un ghid simplu, pas cu pas, care vă va ajuta să preluați în sfârșit controlul asupra programului dvs. zilnic.
Pasul 1: Dezlegați-vă mintea.
Înainte de a începe să adăugați blocuri de timp în calendarul dvs., trebuie mai întâi să stabiliți cum le veți umple.
Ar fi ca și cum ați construi un raft de la zero – dacă ați poseda un astfel de talent. Trebuie să faceți multă planificare în avans. Dacă nu, s-ar putea să aveți un raft care nu servește la nimic pentru că toate dimensiunile sunt greșite. Dar, dacă ați ști că doriți ca acest raft să vă țină colecția de viniluri, atunci ați căuta mai întâi planuri. Acum ați achiziționa materialele potrivite pentru a satisface nevoile dvs. de depozitare.
Ca majoritatea dintre noi, totuși, există probabil un milion de lucruri pe care trebuie să le faceți și care se învârt în capul dvs. Așa că, scoateți-le de acolo făcând un brain dump.
Este o activitate simplă în care scrieți literalmente tot ceea ce trebuie să faceți. Poți folosi un pix și hârtie, o aplicație precum Evernote sau aplicația de notițe a telefonului tău. Începeți prin a vă enumera angajamentele, cum ar fi participarea la o întâlnire sau predarea unei sarcini până la o anumită dată. Alte elemente pe care să le includeți aici ar fi lucruri precum ritualul dvs. de dimineață, naveta zilnică sau orice lucru care ține de obiectivele dvs.
Voi dori, de asemenea, să includeți lucruri pe care ați dori să le faceți, dar nu v-ați angajat încă să le faceți. Și, de asemenea, aruncați și orice lucru pe care nu v-ar deranja să îl faceți pe parcurs.
Nu trebuie să faceți acest lucru zilnic. Dar este un lucru pe care ar trebui să îl faceți frecvent. Personal, cred că aceasta ar trebui să fie o activitate săptămânală, cum ar fi vineri după-amiaza sau duminică seara.
Pasul 2: Identificați-vă prioritățile.
Cu lista în mână, este timpul să o prioritizați.
Din fericire, dacă v-ați împărțit lista în trebuie, vreau și poate, sunteți la jumătatea drumului. Dar, tot trebuie să o analizați, astfel încât să puteți identifica elementele care trebuie să fie făcute în această săptămână. Orice altceva poate fi fie programat pentru o dată ulterioară, fie poate fi delegat altcuiva, fie poate fi șters de pe listă.
Dacă sunteți blocat pentru că totul pare esențial, iată câteva strategii pentru a vă prioritiza lista:
- Determinați-vă MIT-urile. Acestea nu sunt mai mult de trei lucruri care trebuie neapărat să fie făcute astăzi.
- Folosiți o matrice de priorități. Aici veți plasa tot ce se află pe lista dvs. în următoarele cadrane: urgent și vital; necesar, dar nu urgent; critic, dar nu important; și nici urgent, nici important.
- Determinați valoarea sarcinilor dvs. cu metoda ABCDE. Pur și simplu atribuiți „A” celei mai importante sarcini, „B” pentru important, „C” pentru poate, „D” este egal cu delegare, iar „E” este pentru eliminare.
- Principiul Pareto. Concentrați-vă pe cele câteva activități care oferă cele mai multe rezultate.
- Strategia celor 2 liste a lui Warren Buffett. Notați cele 25 de lucruri pe care doriți să le realizați în această săptămână. Apoi, încercuiți primele cinci și uitați de restul.
Pasul 3: Pregătiți un plan zilnic.
Acum că v-ați stabilit prioritățile săptămânii, haideți să ne gândim unde să le plasați în calendar.
Prima opțiune ar fi să lucrați prin sarcinile dvs. în ordine cronologică. Să spunem că aveți atunci elemente care trebuie să fie rezolvate până vineri. Primele dvs. două sarcini ar fi programate pentru luni. Sarcinile trei și patru ar fi programate pentru marți și așa mai departe.
Îmi place acest lucru. Este destul de simplu și nu este copleșitor. Când mă trezesc luni, știu ce pește am de prăjit – la fel ca și pentru restul zilelor săptămânii.
Desigur, există câteva considerații aici. În primul rând, trebuie să estimați cât timp vă va lua fiecare dintre aceste sarcini. Dacă fiecare dintre ele îți mănâncă cinci ore, mă îndoiesc că le vei termina pe amândouă în aceeași zi. Nu este vorba că nu puteți lucra o zi de zece ore. Dar, acest lucru nu este fezabil atunci când iei în considerare pauzele și distragerile. În acest caz, aveți în vedere mai degrabă o zi de peste 12 ore.
Un alt factor ar fi înainte de angajamente, cum ar fi teleconferințe, întâlniri, programări sau termene limită dificile. Va fi o provocare să abordați două sarcini mari atunci când aveți deja două întâlniri în calendar.
Și nu uitați să lucrați în funcție de nivelul dvs. de energie. Cu toții avem momente diferite în care suntem cel mai productivi în funcție de propriile noastre ritmuri ultradiene. Urmăriți-l pe al dvs. astfel încât să știți când sunteți cel mai productiv. Ca regulă generală, de obicei suntem mai alerți și mai energici la câteva ore după ce ne trezim. De asemenea, pe măsură ce săptămâna avansează, nivelul de energie începe să scadă.
Cu acest lucru în minte, ați dori să vă programați sarcinile cele mai dificile dimineața. Apoi ați folosi după-amiaza pentru activități mai puțin obositoare, cum ar fi întâlnirile. De asemenea, încercați să vă încărcați frontal săptămâna, astfel încât să nu lucrați vineri la un element cu obiective înalte.
Pasul 4: Blocați-vă întreaga zi.
Să luăm o pauză aici. Vreau să spun că tocmai v-am aruncat o mulțime de informații. Dar, suntem cam în punctul pe care îl așteptați cu toții – blocarea timpului în fiecare zi din programul dumneavoastră.
Din moment ce v-ați identificat deja prioritățile și ați venit cu un plan pentru săptămâna dumneavoastră, acest lucru nu ar trebui să fie atât de dificil. Probabil că sună cam așa:
- 5:30 a.m. – 6:30 a.m.: Ritualul de dimineață
- 6:30 a.m. – 7:00 a.m.: Naveta spre locul de muncă.
- 7:00 a.m. – 7:30 a.m.: Email, social media și Slack.
- 7:30 a.m. – 9:00 a.m.: Muncă semnificativă.
- 9:00 a.m. – 9:30 a.m.: Pauză.
- 9:30 a.m. – 10:00 a.m.: Conferință telefonică.
- 10:00 a.m. – Prânz: Lucru semnificativ.
- Miezul zilei – 13:00. Prânz.
- 13:00 – 13:30: Email, social media, Slack.
- 13:30 – 14:30: Întâlnire de echipă.
- 14:30: Întâlnire de echipă.
- 14:30. – 15:30 p.m.: Neprogramat – disponibil pentru pop-in-uri la birou.
- 3:30 p.m. – 16:00 p.m.: Email, socializare, Slack.
- 4:00 p.m. – 16:30 p.m.: Naveta spre casă.
- 4:30 – 21:00 p.m.: Timp de calitate cu familia.
Acesta este un program zilnic elementar. Dar, cred că ați înțeles ideea. Timpul dumneavoastră a fost contabilizat pentru întreaga zi. Ați blocat, de asemenea, timp pentru munca dvs. cea mai importantă și pentru sarcinile superficiale, cum ar fi e-mailul.
Ați dedicat, de asemenea, bucăți de timp pentru rutina de dimineață, naveta zilnică, pauzele și timpul petrecut cu familia. Există chiar și un bloc de timp neprogramat, doar în cazul în care nu v-ați finalizat munca de dimineață, vă ocupați de sarcinile din urmă sau trebuie să vă ocupați de un eveniment neașteptat.
Pasul 5: Tranziția de la un bloc la altul.
Dacă doriți să perfecționați arta blocării timpului, atunci trebuie să aveți tampoane între fiecare bucată de timp. Este nerealist să credeți că veți sări imediat de la o sarcină la alta. Creierul dumneavoastră are nevoie de timp pentru a se decomprima și a se reîncărca.
În plus, aveți nevoie de aceste perioade de tranziție pentru lucruri precum deplasarea la o întâlnire. Să spunem că trebuie să traversați orașul la ora 14.00 pentru a vă întâlni cu investitorii. Este posibil să aveți o întâlnire blocată. Dar, dacă vă ia 20 de minute să ajungeți acolo, ar trebui să blocați, de asemenea, de la 13:30 la 14:00. Este doar o modalitate simplă de a vă împiedica să programați accidental altceva care vă poate face să întârziați la întâlnire.
Pasul 6: Opriți și deconectați-vă.
O altă modalitate prin care blocarea timpului poate fi utilă este de a eradica acele distrageri enervante. Bine, eradicați s-ar putea să fie un pic cam dur. Dar, ați prins ideea. Distracțiile vă întrerup de la a face lucrurile.
Principalul vinovat? Smartphone-ul dumneavoastră. Din fericire, puteți bloca aplicațiile în anumite momente prin setarea unor limite pe telefon sau prin utilizarea unor instrumente precum Freedom sau FocusMe. De asemenea, puteți să vă puneți telefonul pe modul „Nu deranjați”. Și, dacă acest lucru nu funcționează, puteți oricând să vă țineți telefonul într-o altă cameră.
În afară de smartphone, este posibil să fiți distras de asemenea de către colegii de serviciu sau de către familia dvs. dacă lucrați acasă. Uneori acest lucru este inevitabil. Dar, ați putea închide ușa biroului dvs. atunci când trebuie să vă concentrați asupra muncii. Dacă nu înțeleg aluzia, puneți un semn „Nu deranjați” pe ușa dvs. sau împărtășiți calendarul dvs. cu ei, astfel încât să știe când sunteți liber să discutați.
Vă sugerez să țineți un jurnal de distragere a atenției. Nu trebuie să fie ceva fantezist. Doar notați ce v-a întrerupt și când. De exemplu, dacă un camion de gunoi zgomotos vă face să vă pierdeți concentrarea în fiecare miercuri dimineața, puneți-vă o pereche de căști cu anulare a zgomotului în jurul acestei ore.
Pasul: 7: Revizuiți după cum este necesar.
În cele din urmă, revizuiți după cum este necesar.
Pentru a face acest lucru, treceți în revistă calendarul dumneavoastră din săptămâna trecută. Cât de productiv ați fost? Ce nu a mers conform planului? Pentru săptămâna viitoare, mutați câteva blocuri pentru a vedea dacă acele schimbări au fost benefice sau nu.
De asemenea, ar fi înțelept să folosiți un instrument precum Calendar, care poate analiza modul în care vă petreceți timpul datorită magiei învățării automate. Acesta poate face apoi sugestii inteligente. De exemplu, poate să vă urmărească întâlnirile și apoi să vă recomande când ar trebui să aibă loc, împreună cu cine să invitați.