Free Press

La NOBL, ajutăm liderii ambițioși să accelereze schimbarea prin designul organizațional. În calitate de lideri în această disciplină, am decis să ne împărtășim perspectivele și instrumentele în speranța de a-i educa și pe alții și de a contribui la corpul tot mai mare de cunoștințe open-source. Acest eseu este un efort de grup al echipelor noastre din întreaga lume. Sperăm să vă placă.

PARTEA I: INTRODUCERE

Când puneți utilizatorul în centrul procesului de proiectare a unui produs, se numește design thinking.

Când aplicați design thinking la experiențele comune ale clienților și angajaților, se numește design de servicii.

Când aplicați design thinking la modul în care companiile se comportă și se schimbă, se numește design organizațional (denumire prescurtată org design).

Org design este următoarea frontieră a design thinking-ului și, potrivit Deloitte, este o preocupare importantă pentru mai mult de 90% dintre liderii seniori. Dar, la fel ca și în cazul design thinking atunci când a fost introdus, puțini lideri au experimentat direct org design-ul sau au fost instruiți cu privire la modul în care acesta funcționează cu succes.

Dar cu toții știm când munca nu a fost proiectată în mod conștient.

• În companiile mari, mulți dintre noi se simt sufocați. Birocrația stă în calea noastră de a face munca să avanseze. Am pierdut contactul cu clienții noștri și cu impactul acțiunilor noastre. Suntem însărcinați să răspundem la o lume mai rapidă lucrând mai mult și mai mult, nu mai inteligent. Tânjim după o aparență de echilibru între viața profesională și cea privată, dar rareori găsim un moment de calm pentru a discuta măcar despre asta. Munca se simte ca o bandă de alergare din care nu putem scăpa.

• În startup-urile care se extind rapid, mulți dintre noi se simt pierduți și copleșiți. Știm că ceea ce ne-a adus aici nu va fi ceea ce ne va duce la următorul orizont, dar nu suntem siguri ce pași să facem. Ce procese ar trebui să fie mai bine definite, care ar trebui să rămână flexibile? Vor fi mesele cu catering și gropile cu bile suficiente pentru a ne păstra cei mai buni colegi? Cum să angajăm și să integrăm următoarea avalanșă de noi angajați și cine o va face? Munca se simte ca o frenezie de alegeri nesigure, dintre care simțim că nu ne putem permite să o ratăm.

Atât în companiile mari, cât și în cele de dimensiuni reduse, fără design organizațional, măsurăm lucrurile greșite și apoi lucrurile greșite devin prioritățile noastre. Acumulăm birocrații. Creăm muncă ocupată. Ne pierdem cei mai buni oameni și suprimăm potențialul colectiv al celor care rămân. Instrumentele noastre ne modelează, și nu invers. Produsele noastre devin mai degrabă o reflectare a organigramei noastre decât a nevoilor utilizatorilor noștri. Pierdem culturile pe care ne-am străduit atât de mult să le cultivăm și, în cele din urmă, pierdem pur și simplu în fața competitorilor noștri.

Să fie clar, totuși: dumneavoastră, în calitate de lider, nu sunteți de vină pentru aceste condiții. Aceste condiții sunt produsul unei lumi în care tehnologia poate crește exponențial, dar oamenii nu. A doua jumătate a secolului al XX-lea a dat naștere primelor companii suficient de mari și de bogate pentru a rivaliza cu națiunile, iar secolul al XXI-lea a dat naștere unor companii care se extind la această dimensiune și putere în câțiva ani. Oamenii pur și simplu nu au fost niciodată nevoiți să se coordoneze și să colaboreze la o asemenea scară sau la o asemenea viteză. Niciun aspect al vieții noastre nu este imun: ne luptăm cu acest lucru în organizațiile, guvernele, orașele și culturile noastre.

Provocările cu care ne confruntăm la locul de muncă au germinat cu mult înainte de a deveni un lider și vor continua să se accelereze mult timp după ce vă veți pensiona. Așa că nu, nu sunteți responsabil pentru aceste condiții. Dar, în calitate de lider, sunteți responsabil pentru a lua măsuri ca răspuns la aceste condiții.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să vă educați. Designul organizațional oferă un set de perspective și instrumente care să vă ajute să vă vedeți organizația cu alți ochi și să vă ajute să faceți schimbări semnificative și de durată în ea. Acest articol servește ca o introducere cuprinzătoare în această disciplină și o privire în setul nostru de instrumente.

PARTEA A DOUA: DEFINIREA DESIGNULUI ORGANIZAȚIONAL

Designul organizațional este o abordare centrată pe om pentru a îmbunătăți modul în care oamenii lucrează împreună și modul în care companiile răspund la schimbare.

Designul organizațional împrumută din setul de instrumente de design thinking, în principal: empatie, gândire sistemică, co-creație și experimentare. Prin cicluri iterative de proiectare, designerii organizaționali lucrează cu echipele, în mediul lor nativ, pentru a identifica oportunitățile de îmbunătățire și pentru a testa potrivirea unor potențiale noi moduri de lucru.

Cum arată acest lucru în practică? La NOBL, rezultatul nostru este întotdeauna același: firme cu performanțe ridicate și culturi îmbucurătoare. Dar formatul și rezultatul muncii noastre variază pe parcursul unui singur angajament:

• COACHING: Coaching de conducere și de echipă, coaching de management al schimbării, adesea desfășurat în persoană, încorporat cu echipa

• Cercetare: Sprinturi în organizații competitive și comparative (structuri, bugete, procese etc.) și evaluarea condițiilor existente ale unei echipe sau organizații (adesea efectuate, de asemenea, în timp ce se află la fața locului)

• FACILITAȚIE: Ședințe și ateliere de lucru în afara echipei, esențiale pentru dezvoltarea colaborării între echipe și întărirea legăturilor sociale

• CURSURI DE FORMARE: Cursuri specifice pentru a aborda lacunele critice în materie de competențe în echipă (de ex.de exemplu, culturi ale învățării continue, leadership adaptiv, stabilirea priorităților, gestionarea strategică a timpului etc.)

La NOBL, aceste activități de proiectare organizațională sunt desfășurate de echipe formate din persoane cu medii diverse. Unii dintre noi sunt psihologi organizaționali instruiți și profesioniști în managementul schimbării. Alții dintre noi au ajuns la design organizațional conducând practici de design thinking sau de design de servicii. Câțiva dintre noi sunt consultanți de management în curs de recuperare. Suntem mai puternici datorită coliziunilor dintre experiențele, perspectivele și instrumentele noastre diferite. Credem că această disciplină poate deveni din ce în ce mai eficientă doar pe măsură ce participă oameni din domenii mai diverse.

PARTEA A TREIA: PRINCIPIILE DESIGNULUI ORGANIZAȚIONAL

Pentru că designul organizațional, prin natura sa, poate afecta mari pături de oameni cu doar o singură schimbare, credem că această muncă trebuie făcută cu grijă, compasiune, intenție morală și înțelepciune. Organizațiile nu sunt vase Petri. Organizațiile sunt grupuri de ființe umane care încearcă să fie ceva mai măreț decât ele însele și care încearcă să realizeze ceva ce ar fi imposibil pentru orice individ singur. La NOBL, am dezvoltat următoarele principii de proiectare organizațională pentru a codifica ceea ce am învățat din anii noștri de practică și pentru a ne reaminti gravitatea a ceea ce facem în fiecare zi:

1. Serviți. Cea mai mare prioritate a unei organizații este să își servească clienții și comunitățile.

2. Anticipați schimbarea. O organizație ar trebui să fie cel puțin la fel de dinamică ca și mediul său. Schimbările organizației ar trebui să fie așteptate și binevenite, atâta timp cât schimbările sunt făcute în slujba clienților și a comunităților.

3. Renunțați la trecut. Onorați ceea ce a fost înainte și ajutați indivizii să jelească pierderile care însoțesc schimbarea. Apoi, mergeți înainte împreună.

4. Căutați potrivirea, nu mofturile. Succesul este o organizație bine calibrată la mediul său și care livrează mai mult decât nevoile clienților săi. Agile nu este întotdeauna răspunsul și six-sigma nu este întotdeauna problema. Contextul este rege.

5. Nu faceți rău. Apreciați schimbările mici, „safe-to-fail”, din care puteți învăța rapid, în detrimentul unei singure schimbări lente, radicale și riscante. Din schimbările mici, răspândiți și extindeți ceea ce funcționează. Învățați din ceea ce nu funcționează.

6. Proiectați prin practică. Organizațiile sunt sisteme complexe adaptative, ceea ce înseamnă că nu puteți înțelege cum se comportă sau cum răspund la schimbare până când nu introduceți schimbări. Diagramarea în PowerPoint nu este design organizațional, ci ficțiune organizațională.

7. Jucă-ți zona. Concentrează-i pe ceilalți să schimbe mai întâi lucrurile pe care le controlează. Treceți la lucrurile pe care le pot influența. Pe măsură ce reușiți împreună, veți extinde ambele zone.

8. Apărați pentru individ. Schimbarea organizațională nu este decât schimbarea comportamentului individual la scară de masă. Indivizii au nevoie de capacitatea, motivația și provocarea de a se schimba. Formați noi abilități. Concepeți recompense mai bune. Puneți în scenă intervenții care inspiră.

9. Anunțați desenarea de cutii. Nu începeți cu organigrame sau titluri. Dacă vă concentrați asupra scopului și strategiilor, structurile vor apărea în mod organic.

10. Păstrați munca simplă. Există două tipuri de complexitate organizațională: complexitatea naturală pentru a livra ceea ce au nevoie clienții și complexitatea suplimentară a birocrațiilor și a orgoliilor personale. Ucideți-o pe cea din urmă ori de câte ori apare.

11. Faceți din schimbare un obicei. Fiecare echipă are nevoie de un timp și un spațiu recurent pentru a reflecta asupra modului de a deveni mai eficientă. Amintiți-vă că atunci când documentați părțile implicite ale lucrului în echipă (norme, politici, roluri, strategii, obiceiuri, proceduri și procese) le faceți mai ușor de reflectat și de schimbat.

Descărcați Principiile noastre de proiectare organizațională (PDF)

PARTEA A PATRA: PROCESUL DE PROIECTARE ORGANIZAȚIONALĂ

În mod tradițional, o organizație va angaja consultanți în management pentru a le spune ce trebuie să facă, iar apoi va angaja o firmă de management al schimbării pentru a planifica și supraveghea aceste schimbări. Procesul nostru de design organizațional combină ambele domenii într-un singur proces modern, care creează schimbări rapide și virale. Pentru majoritatea clienților, procesul nostru poate fi finalizat în doar 100 de zile.

Instrumentul nostru: Procesul de proiectare organizațională Sprint (PNG), modul în care accelerăm schimbarea organizațională și performanța

Procesul nostru de proiectare organizațională sprint, în cinci pași:

1. Prep: Pregătim lansarea programului prin definirea unui set inițial de inițiative de schimbare

2. Aliniem: Aliniem liderii în jurul schimbărilor care urmează să vină, informăm echipele afectate și dăm startul inițiativelor de schimbare

3. Prototip: Dezvoltăm și lansăm experimente de schimbare minim viabile

4. Probă: Captăm cu succes oportunitățile și ne realizăm obiectivele de schimbare prin testarea și perfecționarea prototipurilor de schimbare

5. Adoptăm: Asigurăm adoptarea în proporție de 100% a programelor de schimbare de succes

Procesul nostru este unic și produce rezultate unice deoarece:

1. Ne încorporăm la fața locului cu clienții noștri. Acest lucru ne asigură că învățăm direct de la echipele lor, absorbim cultura lor și suntem imediat disponibili pentru a rezolva orice bariere sau blocaje.

2. Co-creăm schimbarea. Implicăm echipele clienților noștri în procesul de proiectare încă din prima zi. Acestea ne ajută să descoperim perspective, să creăm prototipuri pentru noi moduri de lucru și apoi preiau conducerea testării și rafinării acestor schimbări.

3. Facem schimbarea simplă. Cercetătorii noștri cutreieră globul în căutare de noi moduri de lucru provenite de la echipele cele mai performante, dar distilăm aceste practici în prototipuri minim viabile, care facilitează încercarea și apoi adaptarea la nevoile clienților noștri.

4. Creăm momente culturale de durată. Pentru a face ca nevoia de schimbare să se simtă atât inspirată, cât și inevitabilă, luăm echipele în afara sediului de două ori în procesul nostru pentru a crea evenimente culturale distincte. La evenimentul nostru Align, ne asigurăm că liderii sunt aliniați în jurul priorităților pentru schimbare. La evenimentul nostru Adopt, ne asigurăm că aceiași lideri sunt pe deplin implicați în schimbările pe care echipele lor le-au conceput și testat. Aceste offsites sunt concepute pentru a fi emoționale și memorabile pentru participanții noștri.

5. Noi facem ca schimbarea să se răspândească. Pe măsură ce prototipurile noastre de schimbare încep să câștige tracțiune într-un domeniu al organizației, le prezentăm echipelor din alte domenii. Deoarece i-am implicat pe colegii lor în proiectarea și implementarea acestor schimbări, noile echipe sunt mai apte să accepte aceste prototipuri. O mică schimbare devine rapid un fenomen viral în interiorul organizației.

Ce înțelegem prin prototipuri în noi moduri de lucru? Atunci când lucrăm cu clienții, abordăm provocările acestora prin dezvoltarea unor instrumente ușoare și a unor noi moduri de lucru pe care aceștia le pot încerca și rafina în funcție de nevoile lor. Câteva exemple includ:

• Când un client a constatat că departamentele sale nu mai lucrau bine împreună, cauzând întârzieri ale proiectului și lupte interne, am dezvoltat o structură de echipă interfuncțională, un proces de formare a acestor echipe și un set de obiceiuri și ritualuri pe care echipa să le urmeze. Aceste instrucțiuni pentru echipă încap în doar două pagini tipărite și au permis programului să pornească rapid și să dovedească rezultate imediate. De-a lungul timpului, echipa a rafinat abordarea noastră inițială pentru a se potrivi nevoilor lor în continuă evoluție.

• Când un client dintr-un start-up care se extinde rapid și-a dat seama că procesul de luare a deciziilor în grup îi încetinea, făcându-i să rateze oportunități, am dezvoltat un arbore decizional simplu (și, în cele din urmă, un Slackbot) pentru ca echipele lor să îl folosească pentru a găsi modelul decizional potrivit pentru fiecare situație pe care o întâlneau. Acest instrument a evoluat într-un proces rapid de guvernare care include sesiuni rapide de luare a deciziilor.

• Pentru un client cu proiecte non-stop, cu mize mari, l-am ajutat să evite exercițiile de incendiu constante, ajutându-l să dezvolte o listă de verificare simplă pentru a evalua 1) dacă problema era cu adevărat serioasă, 2) care erau persoanele potrivite de contactat, 3) pe cine nu trebuie să deranjeze și 4) cum să asigure linii de comunicare deschise în timpul exercițiului de incendiu. Departamentul a trecut de la o criză săptămânală generalizată la aproape niciuna.

• Când un client consacrat a constatat că este depășit de parveniți, am dezvoltat o structură ușoară de canalizare a inovării și am angajat formatori experți în gândire de design și prototipare fizică. După formare, clienții noștri au descoperit milioane de dolari în noi oportunități doar vizitând un magazin local cu prototipuri de hârtie. Această echipă a continuat să lanseze noi servicii inovatoare și să acapareze titlurile din domeniul tehnologiei pentru marca lor.

PARTEA A CINCEA: PREGĂTIREA INDIVIZILOR PENTRU SCHIMBARE

Până acum, ar trebui să fie evident că schimbarea este rezultatul natural al procesului de design organizațional. Dar indivizii sunt adesea rezistenți la schimbare, mai ales la locul de muncă. La urma urmei, schimbarea amenință pierderea timpului lor, a mândriei, a controlului, a familiarității, a competenței și a narațiunii.

Pentru a-i ajuta pe oamenii cu care lucrăm să depășească rezistența lor la schimbare și să evite oboseala schimbării:

• Ajutăm liderii să elaboreze o viziune inspirată pentru schimbare. Oamenii nu vor îmbrățișa schimbarea dacă nu le place unde îi va duce aceasta. Lucrăm cu liderii pentru a articula pe deplin o viziune convingătoare care include: de ce, de ce acum, cum va arăta când va avea succes, ce întrebări rămân fără răspuns și ce roluri sunt chemați să joace ceilalți în acest proces.

• Pregătim echipele pentru călătoria emoțională care va urma. Psihologii noștri organizaționali îi însoțesc pe clienții noștri prin posibilele emoții pe care le pot simți ca răspuns la procesul de schimbare. Le dezvoltăm conștiința de sine pentru rezistența la schimbare, ajutându-i să înțeleagă ce va urma și oferindu-le un limbaj pentru a exprima aceste sentimente.

• Îi ajutăm pe lideri să deblocheze victorii rapide. Atunci când schimbarea trece rapid de la discuții la acțiune, cinicii se transformă în campioni. Căutăm modalități ușoare de a crea un impuls, astfel încât personalul lor să capete energie pe măsură ce avansează activitatea.

• Ajutăm echipele să reducă munca inutilă și întâlnirile neproductive. Schimbarea necesită timp – timp care trebuie să fie luat de la o altă activitate sau prioritate. Unul dintre primele lucruri pe care le facem cu liderii este să le revizuim procesele și obiceiurile de întâlnire cu scopul de a găsi 10-20% mai mult timp înapoi. Apoi răspândim aceste schimbări în mai multe echipe.

• Părtășim controlul asupra procesului de proiectare. Procesul nostru este extrem de colaborativ și, uneori, condus de client, astfel încât oamenii cu care lucrăm să aibă un sentiment mai mare de apartenență la proces. Dacă doresc să încetinească ritmul sau să ia o scurtă pauză, au puterea de a face acest lucru.

PARTEA A ȘASEA: ETAPELE NECESITĂȚILOR DE PROIECTARE ORGANIZAȚIONALĂ

Pe măsură ce organizațiile se extind, ajutorul specific de care au nevoie se schimbă. Nevoile pot fi determinate de finanțare, de achiziția de clienți, de rata noilor angajări, de angajamentul angajaților, de vârsta companiei, de performanța echipei, de o achiziție/IPO sau chiar de bunăstarea fondatorului (sau de lipsa acesteia). La NOBL, studiem în mod obsesiv la ce ar trebui să fie atente organizațiile în fiecare etapă a creșterii lor. Deși există multă neclaritate între aceste etape și nu există două companii care să urmeze aceeași traiectorie de creștere, modelul nostru este menit să servească atât ca o listă de verificare, cât și ca o reamintire conștientă a faptului că fiecare etapă de creștere declanșează noi priorități și necesită o concentrare reînnoită.

Pe baza experienței și cercetărilor noastre, pe măsură ce organizațiile se extind, concentrarea lor strategică poate evolua în această ordine:

1. Conflicte și diversitate: În timp ce caută ideea potrivită și execuția, proto-organizațiile ar trebui să îmbrățișeze conflictul sănătos și perspectivele diverse.

2. Unitatea de comandă: Pentru a prezenta cazul unei afaceri ca fiind o idee coerentă, organizațiile în devenire au nevoie de structuri de conducere coerente și eficiente.

3. Planificare formală: Pe măsură ce potrivirea produsului cu piața se fixează și începe creșterea rapidă, organizațiile pot începe în sfârșit să elaboreze planuri pe termen mediu.

4. Structuri formale: Pentru o creștere durabilă, organizațiile au nevoie de structuri care să le pună în aplicare strategia și să lucreze bine împreună.

5. Reîmprospătarea conducerii: Este posibil ca pasiunile să trebuiască să fie reînnoite, iar condițiile pot necesita noi puncte forte și perspective.

6. Rezolvarea riscurilor: Apărarea unei poziții de piață capturate și dezvoltarea de noi oportunități necesită toate formele de inovare.

Depistate în modelul nostru, intervalele de angajament în albastru sunt un amalgam de date CultureAmp și Gallup. Călătoria emoțională a fondatorului și liniile de performanță a echipei sunt media numeroaselor conversații și ateliere de lucru pe care le-am avut cu clienții noștri. Complexitatea socială este reprezentată grafic ca rată a noilor relații generate de fiecare nou angajat. Rata de supraviețuire se bazează pe date de la Crunchbase, Radicle Labs și Fortune. Exemplele prezentate în partea de jos reprezintă o mică parte din baza noastră de date de cercetare a studiilor de caz de startup-uri.

Instrumentul nostru: Etapele designului organizațional, un model de creștere și design organizațional (PDF)

PARTEA A ȘAPTEA: CONCLUZII

Produsele de succes pun utilizatorul în centrul formei și funcționalității lor pentru a deveni îndrăgite și de neînlocuit.

Afaceri de succes proiectează cu atenție experiențele clienților pentru a depăși așteptările și a se asigura că aceștia vor cumpăra din nou serviciul.

Angajatorii de succes proiectează cu atenție experiențele angajaților pentru a depăși așteptările și pentru a se asigura că angajații își vor dedica VIAȚA, zi de zi, pentru a-și servi clienții.

Proiectarea organizațională nu este un lucru plăcut de avut, ci este obligatorie într-o lume cu scară exponențială. În această lume, organizațiile se îndreaptă continuu spre marginea haosului pe măsură ce interacționează cu mediul lor. Liderii nu sunt responsabili pentru acest haos, dar sunt responsabili pentru conducerea ca răspuns; atât prin propriile acțiuni, cât și prin împuternicirea celor mai apropiați de client.

Designul organizațional vă poate ajuta să vă vedeți mediul cu alți ochi. Îți poate aduna oamenii în spatele unui scop care îi inspiră cu adevărat. Poate debloca noi oportunități strategice. Poate face ca structurile să fie mai clare și mai puțin politice. Poate simplifica sistemele și poate unifica organizația sub o singură cultură unificată.

Dacă lumea muncii ar fi proiectată mai atent, poate că majoritatea lucrătorilor nu ar fi dezangajați. Dacă mai mulți lideri ar înțelege designul org, poate că cincizeci la sută dintre angajați nu ar demisiona din cauza managerului lor. Poate că am putea da înapoi cei 30% din timpul despre care angajații spun că nu este folosit în mod productiv. Poate am putea șterge lipsa de diversitate din firmele noastre și am putea insufla un mai mare sentiment de apartenență în rândul echipelor noastre. Poate am putea salva mai multe companii și tehnologii care schimbă lumea de la a fi scalate până la moarte.

Primul pas este să înveți. Următorul pas este să îi asculți pe cei din jurul tău. Apoi, împreună, faceți schimbări bine gândite și învățați de unde vă duc ele.

.