Tehnologia avansată din zilele noastre stimulează mai multe fraude financiare. Este pur și simplu natura fiarei. Pe măsură ce o afacere găsește modalități mai rapide de a optimiza procesul de plată prin automatizare, prevenirea activă a fraudei este necesară pentru a proteja marca. Acest lucru poate fi realizat cu o metodă numită „plată pozitivă.”
Ce este plata pozitivă?
Pay-ul pozitiv este o formă de gestionare a trezoreriei care funcționează pentru a identifica cecurile alterate și pentru a preveni frauda cu cecuri. Aceasta împiedică infractorii să încaseze cecuri frauduloase folosind numere de cont bancar furate. De asemenea, va prinde orice informații despre cecuri fără acoperire, în cazul în care suma sau data au fost modificate.
Este un serviciu automatizat de gestionare a numerarului care face să se potrivească rapid cecurile emise de o companie cu cele pe care le prezintă la plată. Orice cec care arată ciudat sau este considerat suspect, va fi trimis înapoi la emitent pentru o examinare suplimentară.
Sistemul de plată pozitivă acționează ca o formă de asigurare pentru o organizație împotriva pierderilor, fraudei și altor responsabilități. În general, există o taxă percepută pentru utilizarea acestui serviciu, deși unele bănci îl oferă acum gratuit.
Cum funcționează plata pozitivă?
Pentru a proteja o afacere împotriva cecurilor alterate, falsificate sau contrafăcute, un serviciu de plată pozitivă compară datele specifice ale cecurilor cu o listă furnizată de companie, înainte de procesare. Aceasta include informații precum:
- Suma în dolari
- Numărul cecului
- Data
- Numărul contului
În unele cazuri, beneficiarul plății este, de asemenea, inclus în listă. Atunci când oricare dintre date nu se potrivește, banca nu va compensa cecul. Aceste tipuri de verificări de securitate sunt necesare pentru ca o companie să nu onoreze niciodată cecurile contrafăcute care se strecoară printre fisuri. Este o formă de automatizare a ochilor contabilului.
Când informațiile nu se potrivesc și cecul este respins, banca notifică clientul prin intermediul unui raport de excepție. Acesta va reține plata până când compania va sfătui banca să accepte sau să respingă tranzacția. Banca poate, de asemenea, să întreprindă acțiuni precum:
- Semnalarea cecului
- Notificarea unui reprezentant al companiei
- Cercetarea permisiunii de a compensa cecul
Dacă există doar o mică eroare sau o problemă minoră, întreprinderea poate sfătui banca să compenseze cecul. Dacă întreprinderea uită să trimită o listă băncii, toate cecurile prezentate, care ar fi trebuit să fie incluse, pot sfârși prin a fi respinse. Deci, fiți atenți.
Plata pozitivă inversă vs. Plata pozitivă
O altă formă de plată pozitivă se numește plată pozitivă inversă. Acest sistem presupune ca emitentul să se autosupravegheze singur cu privire la cecuri. Acest lucru face ca responsabilitatea companiei să fie aceea de a alerta banca pentru a refuza un cec.
În acest proces, banca vă va notifica zilnic despre toate cecurile prezentate și va compensa cecurile care sunt aprobate. Dacă afacerea dvs. nu răspunde băncii într-un timp scurt, banca va merge mai departe și va încasa cecul.
Alternativ, banca va refuza tot ceea ce îi cereți. Rețineți doar că această metodă este mult mai riscantă decât procesul automat de plată pozitivă.
Prevenirea fraudei cu cecuri și plăți electronice
Există multe moduri în care plata pozitivă este o formă inteligentă de business banking. Aceasta simplifică procesul de încasare a cecurilor, ajută o afacere să reducă erorile și economisește costurile cu forța de muncă. Alte avantaje cheie includ:
Verificarea cecurilor
Care cec prezentat pentru plată este verificat automat. Aceasta include cecurile prezentate la toate birourile bancare. Positive pay va preveni plata cecurilor duplicate și va proteja și împotriva cecurilor pierdute sau furate.
Controlul fraudei
Positive pay reduce drastic șansele de fraudă cu cecuri. Este ca și cum ai avea un set de ochi robotizați care să se uite peste tot. O întreprindere are capacitatea sporită de a identifica și de a returna elementele frauduloase, inclusiv numele suspecte ale beneficiarului plății. O bancă lucrează cu o companie pentru a verifica dacă ați emis/recepționat efectiv cecurile înregistrate în cont.
Este întotdeauna decizia ta
În cele din urmă, întreprinderea decide întotdeauna dacă acceptă sau nu cecul. Dumneavoastră aveți decizia finală cu plata pozitivă. Serviciile bancare online oferă unei mărci posibilitatea de a monitoriza cu ușurință și de a lua decizii cu privire la elementele de excepție și de a încărca informații despre emisiune.
Alte avantaje cheie includ:
- Monitorizarea consecventă a conturilor
- Mai puține costuri cu forța de muncă umană și erori
- Un al doilea set de ochi pe toate tranzacțiile
În concluzie
Singurul moment în care plata pozitivă poate merge prost este dacă firma dvs. nu reușește să monitorizeze lista de excepții (adică ceea ce respinge banca). Trebuie să aveți pe cineva însărcinat cu sarcinile zilnice de a examina tot ceea ce nu trece. Cea mai mare greșeală care poate fi făcută este aceea de a permite ca un cec fraudulos să treacă pur și simplu pentru că nimeni nu a ajuns pe listă în ziua respectivă.
Plata pozitivă permite unei întreprinderi să fie cu un pas înaintea infractorilor și să își protejeze fluxul de numerar. Implementarea strategiilor astăzi pentru a asigura protecția în viitor înseamnă mai puțin spațiu de eroare. Este un sistem de protecție împotriva fraudei oferit de majoritatea băncilor comerciale pentru a proteja companiile de orice mărime și un lucru care trebuie luat în considerare în mod serios.
.