Free Press

Ce este o comandă de lucru?

O comandă de lucru este o documentație a unei lucrări sau a unei solicitări de servicii care este emisă pentru a urmări și monitoriza starea solicitării care este ridicată fie de un client, fie de o parte interesată internă.

Companii care oferă servicii pe teren sau care operează în industrii care implică inspecția sau întreținerea regulată a echipamentelor sau utilajelor au de-a face frecvent cu comenzi de lucru.

Acestea pot fi fie o nouă solicitare, fie o sarcină de reparație programată lunar, efectuarea de întreținere preventivă sau revederea unei lucrări deja finalizate din cauza unei noi probleme.

Echipe implicate în tratarea unei comenzi de lucru

1. Solicitantul lucrării: Solicitantul lucrării este persoana sau echipa care înaintează o cerere de lucru. După cum s-a menționat anterior, aceasta este rezultatul unei solicitări a clientului. Dar ordinele de lucru pot fi, de asemenea, generate automat pentru o urmărire a unei sarcini deja finalizate în scopuri de audit.
2. Aprobator de lucrări: Aceasta ar fi o persoană sau o echipă specifică care se ocupă de aprobarea și atribuirea cererilor de întreținere în cazul gestionării echipamentelor, sau ar putea fi o echipă de serviciu clienți sau de dispecerat care își asumă același rol pentru cererile de ordine de lucru de la clienți.
3. Tehnicieni de teren: Acest grup este format din ingineri de întreținere, tehnicieni de teren sau reparatori care se află pe teren, executând sarcinile efective asociate cu ordinele de lucru.

Iată o previzualizare a Freshdesk în acțiune

Elemente ale unui document de comandă de lucru

• ID-ul comenzii: Numărul unic de identificare atribuit fiecărei cereri de ordine de lucru
• Titlu: Denumirea dată comenzii de lucru. De exemplu, Problemă de încălzire.
• Data solicitării: Data la care a fost emisă comanda de lucru
• Descriere problemă: Un scurt rezumat de 3-4 rânduri despre problemă sau solicitare. De exemplu, Unitatea de răcire a motorului nu funcționează la putere maximă.
• Asset: Acest câmp specifică activul sau activele care necesită atenție sau reparații, De exemplu, O unitate AC sau un manipulator de materiale într-un depozit.
• SLA: Timpul convenit sau promis pentru finalizarea ordinului de lucru de întreținere de către tehnicienii echipelor de service &.
• Estimarea costurilor: Cheltuielile generale exacte care includ toate cheltuielile legate de ordinul de lucru
• Categorie: Ce tip de ordin de lucru este definit aici. Acesta variază în funcție de companie și de industrie.
• Status: Stare: Starea actuală a unei comenzi de lucru. „Atribuit”, „În curs de desfășurare”, „Redeschis”, „Finalizat” sunt statusuri utilizate în mod obișnuit.
• Prioritate: Prioritatea unei comenzi de lucru, de obicei etichetată ca fiind mare, medie sau mică
• Customer info: Detalii despre clientul sau partea interesată care a ridicat cererea de serviciu sau problema inițială. Include numele, numărul de telefon, adresa de e-mail și informații despre locație
• Technician assigned: Numele și alte detalii despre tehnicianul desemnat pentru cererea de intervenție.
• Additional Documents (Documente suplimentare): Documente justificative necesare pentru sarcinile

La ce se folosesc ordinele de lucru?

Ordinele de lucru sunt o parte integrantă a fluxului de lucru al unei organizații atunci când vine vorba de rezolvarea problemelor. Iată care sunt diferitele moduri în care ordinele de lucru ajută la organizarea operațiunilor de întreținere:

-Statutul cererii: Utilizarea cererilor de lucru ca punct de referință ajută la urmărirea progresului unei cereri de la crearea sarcinii până la finalizare. Oferă toate informațiile relevante despre problemă, ajutându-i în același timp pe tehnicienii de pe teren să obțină un context complet cu privire la lucrarea în cauză.

-Programarea resurselor și instrumentelor: Deoarece un ordin de lucru constă în detalii esențiale despre o cerere de service, acesta poate fi, de asemenea, o sursă de informații, atât pentru echipele de dispeceri, cât și pentru tehnicieni, cu privire la resursele necesare – inclusiv piese și unelte noi – care ar fi necesare pentru a finaliza sarcina.

-Documentare și prioritizare: Ordinele de lucru sunt utilizate în crearea unei înregistrări detaliate a activităților și resurselor utilizate în timpul unei solicitări de servicii. Informațiile privind ordinele de lucru ajută, de asemenea, echipele de dispecerat să determine ce sarcini trebuie prioritizate.

Ce este procesul de ordine de lucru?

Procesul de ordine de lucru sau fluxul de lucru constă în următorii pași:

1. Primirea unei probleme a clientului sau a unei cereri de întreținere: Atunci când apare o problemă, clientul sau partea interesată trimite solicitarea către echipa de asistență sau echipa de dispecerat descriind problema.
3. Se creează un ordin de lucru: Odată ce cererea este primită, se generează un ordin de lucru cu toate detaliile sarcinii care urmează să fie efectuată.
4. Se programează programarea: Ordinul de lucru este programat pentru o anumită oră, iar echipa de întreținere este notificată cu privire la aceasta.
5. Atribuiți-o unui tehnician disponibil: Echipa de întreținere atribuie sarcina unui tehnician sau lucrător de teren disponibil, pe baza proximității față de locație și a volumului de lucru al acestuia.
6. Tehnicianul participă la cererea de service. Tehnicianul de teren se va deplasa la locația clientului sau la sediul uzinei pentru a inspecta problema. Aceștia efectuează reparațiile necesare la echipament și documentează procesul pentru validare.
7. Închiderea și documentarea comenzii de lucru: Odată ce lucrarea este finalizată, tehnicianul informează echipa de întreținere. Aceștia schimbă statutul comenzii de lucru în „finalizat” și informează echipa de asistență, precum și clientul.

Comandă de lucru vs. comandă de achiziție

O comandă de lucru este utilizată pentru a capta toate detaliile unei cereri de service și pentru a urmări progresul acesteia.

Un ordin de achiziție, pe de altă parte, este un document care autorizează achiziționarea unui bun sau a unei resurse necesare echipei care a ridicat cererea.

În managementul întreținerii, acestea două se întâlnesc atunci când este vorba de a comanda o piesă de schimb sau o unitate nouă pentru a finaliza cererea de lucru.

Provocări ale managementului comenzilor de lucrări de întreținere

Comenzile de lucru sunt o modalitate benefică de a capta elementele esențiale ale oricărei cereri de întreținere, dar gestionarea mai multor astfel de sarcini devine o provocare. Iată două dificultăți fundamentale cu care se confruntă organizațiile în executarea cererilor de ordine de lucru:

1. Tracking work orders using Excel or paper-based systems is inefficient

Într-o lume digitală, nu mai este fezabil să continuăm să folosim foi de calcul sau să tipărim un formular de ordine de lucru. Este nevoie de mai mult timp pentru a crea și actualiza sarcinile, iar dacă există erori sau informații tipărite greșit, este nevoie de o refacere. Toate acestea duc la ineficiență și la pierderi evitabile de timp și de bani Echipele de întreținere și tehnicienii consideră că este o piedică pentru a-și face munca în mod eficient din cauza acestor sarcini manuale și a reluărilor.

1. Coordonarea între echipele de întreținere și lucrătorii de pe teren este dificilă.

Este nevoie de o linie de comunicare stabilită între echipele de dispecerat și tehnicieni pentru a menține în mod constant cealaltă parte actualizată cu privire la stadiul cererii de lucru. Fără un sistem de gestionare a comenzilor de lucru, organizațiile trebuie să recurgă fie la e-mail, fie la telefon, ceea ce înseamnă o mulțime de apeluri și întreruperi. Acest lucru duce la un ciclu de mentenanță mai lung, deoarece colaborarea pentru orice mică schimbare necesită o comunicare manuală.

Vantajele utilizării software-ului de gestionare a comenzilor de lucru

Iată doar câteva dintre multele moduri în care software-ul de gestionare a comenzilor de lucru ușurează viața echipelor de service:

Aducerea echipelor de service și a echipelor de teren pe aceeași platformă

Software-ul de gestionare a comenzilor de lucru de la Freshdesk aduce echipele de dispecerat și inginerii de teren pe aceeași platformă. În acest fel, coordonarea devine extrem de simplă. Orice informație nouă legată de sarcini poate fi actualizată în cadrul sistemului și făcută accesibilă persoanelor potrivite.

Gestionare simplificată a sarcinilor & fluxuri de lucru automatizate

Detalii despre orice ordin de serviciu sau comandă de lucru pot fi înregistrate și actualizate rapid în cadrul Freshdesk. De asemenea, puteți crea câmpuri personalizate în funcție de tipul de comandă de servicii pe care îl ridicați. Cu fluxurile de lucru automatizate, puteți crea declanșatoare bazate pe condiții care modifică automat starea sau prioritatea unei sarcini în timp real, eliminând necesitatea unei acțiuni manuale

Panou de bord de programare pentru gestionarea programărilor

Panou de bord de programare robust face ca vizualizarea, atribuirea și gestionarea sarcinilor de serviciu și a tehnicienilor să fie foarte simple. Puteți vedea toate programările și calendarul fiecărui tehnician într-o singură vizualizare și puteți utiliza controale simple de glisare și fixare pentru a programa și actualiza ordinele de lucru pe tabloul de bord.

Managementul comenzilor de lucru în acțiune – Un exemplu

Pentru a înțelege fluxul de lucru al unei comenzi de lucru, analizăm modul în care o companie a gestionat cererea de lucru înainte și după implementarea software-ului:

O companie de logistică cu o creștere mare s-a confruntat cu următoarele provocări atunci când a gestionat cererile de service

1. Utilizarea e-mailului și a telefonului, care au devenit greoaie pentru a gestiona volumul mare de solicitări.
2. Escaladările au crescut, de asemenea, din cauza timpilor de răspuns lenți, ceea ce a însemnat mai multă muncă pentru tehnicieni.

Soluție:

1. Prin implementarea unui software integrat pentru comenzi de lucru, au reușit să unifice echipele de asistență și service, ceea ce a dus la o colaborare mai rapidă și o eficiență mai mare.
2. Folosind automatizarea, mai multe fluxuri de lucru au fost executate automat, cum ar fi actualizarea statutului unei comenzi de lucru: acest lucru a redus timpul de rezolvare și a îmbunătățit productivitatea tehnicienilor.

Simplificați-vă operațiunile de teren

Gestionarea comenzilor de lucru este o funcție critică pentru organizațiile de teren și joacă un rol esențial în îmbunătățirea sistemelor și proceselor de întreținere. Implementarea unui software pentru a digitaliza aceste procese reduce drastic complexitatea gestionării comenzilor de lucru și, cel mai important, îmbunătățește experiența clienților.

.