Free Press

Managementul rezultatelor a devenit un instrument din ce în ce mai puternic pentru alinierea echipelor în jurul unui obiectiv comun.

Clarificarea obiectivelor și, mai presus de toate, a mijloacelor de obținere a rezultatelor este primordială pentru a menține o echipă coerentă și integrată.

Există însă instrumente care fac ca rezolvarea problemelor legate de cauzele profunde să fie și mai puternică, permițând o mai mare vizibilitate și claritate în urmărirea obiectivelor și indicatorilor.

În această postare, am selectat câteva instrumente de analiză a problemelor, diagrame de decizie și alte modalități de investigare a cauzelor profunde.

Citiți cu atenție și veți vedea care instrumente cunoscute de rezolvare a problemelor, cum ar fi metoda celor 5 de ceuri, graficul lui Ishikawa (fishbone sau analiza cauză-efect) și analiza Pareto, printre alte concepte, sunt modalități excelente de a identifica cauza principală a unei probleme.

Introducere la rezolvarea problemelor din cauza rădăcinii

Multe dintre aceste instrumente de analiză a cauzelor profunde provin din conceptul de management al calității, care a apărut pentru a asigura calitatea și procesele de fabricație standard.

În acest scop, au fost create o serie de instrumente și metode de analiză a cauzelor profunde pentru a se asigura că fabricarea produselor menține standardul de calitate perceput de piață.

Majoritatea acestor metodologii se bazează pe conceptul de îmbunătățire continuă.

Acest set de activități este sintetizat prin acronimul PDCA (acronim pentru Plan, Do, Check, Act).

Aflați mai multe pe blogul nostru: Îmbunătățește-ți imediat managementul: învață cum să faci PDCA pas cu pas

Evoluția acestor instrumente de analiză a cauzelor profunde a făcut ca ele să se extindă din ce în ce mai mult de la uzine și fabrici și să ajungă în birourile comerciale, integrând cel mai utilizat grup de instrumente de management.

Conceptele și instrumentele de analiză cauză-efect sau de analiză a cauzelor profunde ale problemelor, de exemplu, folosite anterior doar pe liniile de producție, au devenit o rutină pentru managerii din toate domeniile companiilor.

Abordarea practică și de rezolvare a problemelor permite ca adoptarea acestor metodologii să aducă mari beneficii top managementului, în special datorită obiectivității și ușurinței de urmărire, mai ales atunci când sunt combinate cu instrumente de luare a deciziilor.

În termeni practici, procesul de Analiză a Cauzelor Rădăcină poate fi definit, într-un domeniu general, astfel:

• definiți problema;
• identificați cauzele posibile;
• verificați cauzele reale;
• propuneți o soluție la problemă;
• implementați soluția;
• analizați rezultatele.

În contextul managementului superior, analiza cauzelor și efectelor se aplică, în general, abaterilor de la obiective, pentru a identifica principalii factori care au dus la eșecul din perioada respectivă.

Astfel, atunci când abordează cauzele unei abateri, managerii încearcă să mențină obiectivul aproape de valoarea care trebuie atinsă și, prin urmare, în concordanță cu așteptările companiei.

Există însă mai multe instrumente de analiză a cauzelor problemelor, fiecare cu propriile particularități.

Este la latitudinea fiecărei echipe să definească care dintre cele mai bune instrumente de analiză a problemelor se aplică în cadrul realităților respective.

În cele ce urmează vom aprofunda 3 modalități principale de investigare a cauzelor profunde:

1. Graficul Pareto;
2. Metoda de cercetare Fishbone – Diagrama Ishikawa;
3. Metoda de cercetare 5 Why’s.

1- Analiza cauzelor profunde – Pareto

Diagrama Pareto este un exemplu practic de instrument care vă permite să identificați și să selectați elementele care sunt responsabile pentru afectarea în mare măsură a îmbunătățirii procesului, continuați să citiți:

80% din rezultate sunt cauzate de 20% din factori.

Acesta este conceptul de analiză Pareto: 80/20

Din punctul de vedere al metodei de identificare a problemelor, se poate afirma că 80% din probleme pot fi rezolvate prin tratarea a 20% din cauze.

Din acest motiv, pentru crearea unei diagrame Pareto trebuie să:

1. Identificați un obiectiv care nu a fost atins într-o anumită perioadă;
2. Să ridicăm posibilele probleme care au dus la abaterea de la obiectiv;
3. Asemnați frecvența cu care apar sau gradul de relevanță;
4. Sortăm datele în ordine descrescătoare în funcție de frecvență | importanță;
5. Calculați procentul care se referă la fiecare element și creați o nouă coloană cu procentul cumulat al seriei;
6. Creați un grafic în care coloanele reprezintă frecvența, iar rândurile sunt procentele cumulate;
7. Selectați problemele care, după însumarea procentelor, reprezintă 80% din factori.

2- Analiza cauzelor profunde – Fishbone

Diagrama Fishbone, cunoscută și sub numele de Diagrama de cauză și efect și Diagrama Ishikawa, este un instrument grafic utilizat pentru a cartografia cauzele profunde ale unei probleme.

Datorită formei sale ierarhice, vă permite să grupați și să vizualizați mai multe cauze care sunt considerate ca fiind la originea unei probleme sau a unei oportunități de îmbunătățire pe care doriți să o realizați, pe lângă efectele sale asupra problemei sau rezultatului.

În structura sa de analiză a cauzelor și efectelor pentru a identifica cauza principală a problemei, construcția diagramei Ishikawa urmează următoarele etape:

1. Alegeți problema pe care doriți să o analizați;
2. Considerați informațiile referitoare la problemă;
3. Brainstorming asupra problemei, împreună cu o echipă, enumerând posibilele cauze, atât primare cât și secundare;
4. Identificați cauzele cele mai relevante pentru problemă și grupați-le în funcție de cei 6M;
5. Propuneți soluții la cauzele ridicate, având întotdeauna o persoană responsabilă pentru implementarea soluției.

Un alt detaliu important în rezolvarea problemelor din cauza rădăcinii folosind diagrama Ishikawa este folosirea acesteia ca metodă de identificare a celor 6 categorii de probleme definite de Ishikawa, cunoscute sub numele de 6Ms:

• Metoda: Cum influențează activitatea desfășurată problema?
• Mașină: Cum influențează problema echipamentul utilizat în proces?
• Măsură: Cum influențează problema indicatorii utilizați pentru a măsura dezvoltarea activității?
• Mediu: Cum influențează problema mediul în care se desfășoară activitatea?
• Material: Cum influențează problema calitatea și tipul de materiale utilizate?
• Forța de muncă: Cum influențează problema oamenii implicați în activitate?

Rețineți: acestea sunt doar câteva dintre posibilitățile de categorii care pot fi analizate cu ajutorul diagramei Ishikawa.

Prin utilizarea metodologiei de cercetare Fishbone în căutarea proceselor de calitate, trebuie să vă definiți propriile concepte, pe baza specificului afacerii dumneavoastră.

Aflați mai multe despre acest instrument de analiză a cauzelor profunde în acest articol de blog: Ce este o diagramă Ishikawa și cum se face una?

3- Analiza cauzelor profunde – 5 de ce-uri

Instrumentul de calitate 5 de ce-uri este foarte simplu, dar nu mai puțin eficient.

Pornește de la principiul de a săpa în profunzime într-o problemă, încercând să extragi cauza principală a problemei mai profunde.

Este utilizat pe scară largă atunci când o companie dorește să îmbunătățească calitatea livrărilor sale și să treacă la îmbunătățirea continuă a proceselor sale.

A fost creat de Taiichi Ohno, în anii ’50. El a lucrat la Toyota și și-a dat seama de necesitatea de a îmbunătăți calitatea produselor companiei pentru a satisface nevoile clienților.

Executați această metodologie punând întrebări de ce se întâmplă o anumită problemă, consecutiv, de cinci ori.

După cinci întrebări, Ohno credea că veți putea stabili adevărata cauză principală a unei probleme și că se pot lua măsuri pentru a o elimina și a crea un proces care să garanteze calitatea livrărilor.

Aplicarea instrumentului de calitate 5 de ce-uri este potrivită în special pentru probleme cu puține variabile.

Când problemele devin mai complexe, devin necesare analize ale diverșilor alți factori, iar această metodă nu este suficientă pentru a identifica problemele.

Avantajele utilizării instrumentelor de analiză a cauzelor profunde

În cele din urmă, am grupat unele dintre cele mai frecvent utilizate instrumente de analiză a cauzelor profunde în procesele de management.

Cele mai mari beneficii pe care analiza cauzelor profunde le poate aduce în afacerea dvs. sunt:

• Aliniere: după ce impedimentele în calea atingerii rezultatelor sunt deschise spre discuție întregii echipe;
• Profunzime: deoarece analiza nu se face superficial, probabilitatea ca o echipă să se concentreze asupra cauzei reale este mai mare;
• Standardizare: astfel, toate analizele urmează aceeași metodă de execuție și urmăresc să ajungă la cauza principală a oricăror procese care nu își ating obiectivele.

Dar odată descoperite problemele și analizate cauzele profunde ale acestora, cum se prioritizează care dintre ele vor fi rezolvate mai întâi?

Pentru aceasta, sugerăm un instrument suplimentar, matricea de prioritizare a deciziilor, sau diagrama de decizie, cunoscută sub numele de matrice GUT.

Este foarte simplă și ușor de utilizat și ar trebui să fie folosită ori de câte ori aveți multe probleme de rezolvat și nu știți cu care să începeți.

Matricea creată de Charles Kepner și Benjamin Tregoe în 1981 este încă destul de utilă și funcționează după cum urmează:

Ar trebui să folosiți tabelul de mai jos pentru a da o notă pentru fiecare problemă, de la zero la cinci, referindu-vă la 3 criterii:

• Gravitatea problemei;
• Urgența în rezolvarea ei;
• Tendința ca problema să se potențeze.

Înțelegeți mai bine fiecare dintre criteriile din diagrama decizională:

• Gravitație: Pentru acest concept, este necesar să se definească în ce măsură consecințele problemei vor afecta realizarea obiectivelor strategice ale companiei, securitatea oamenilor și a comunității.
• Urgență: Ce se va întâmpla dacă problema nu este rezolvată imediat? Este posibil să se aștepte, sau operațiunile vor fi paralizate? Există un plan de urgență? Luați în considerare acești factori pentru a defini viteza cu care ar trebui să fie rezolvată problema.
• Tendință: Care este probabilitatea ca problema să se agraveze dacă nu este rezolvată curând? Se pare că va împiedica funcționarea companiei?

În funcție de aceste criterii, atribuiți punctaje după această scală:

1. Nu este o problemă urgentă sau gravă, nu provoacă daune imediate.
2. Puțin urgentă, puțin gravă și se va înrăutăți doar pe termen lung.
3. Urgentă și gravă și se va agrava pe termen mediu.
4. Mult urgentă, se va înrăutăți în scurt timp.
5. Extrem de urgentă și gravă. Trebuie rezolvată acum, înainte de a se înrăutăți.

Puneți scorurile în matricea de decizie, înmulțiți numerele și veți ști că rezultatul cel mai mare corespunde problemei care trebuie rezolvată mai întâi.

Acum că știți atât de multe despre cele mai bune instrumente de analiză a cauzelor profunde și despre cum să prioritizați soluțiile, ce-ar fi să învățați despre un software care înglobează mai multe instrumente de management și de gestionare a afacerilor? Rezolvați-vă problemele de afaceri pe baza datelor reale și concentrați-vă pe rezultate!

Revoluționați managementul companiei dvs. cu STRATWs One

.