Free Press

• 6,384shares

Mulțumim lui Janet Maydem pentru că a realizat acest ghid amuzant despre planificarea unei reuniuni de familie pe care toată lumea o va iubi.

Dacă ați sperat să vă adunați familia (sau verișorii genetici îndepărtați) pentru o reuniune, acum este momentul. Majoritatea acestor evenimente, 65% de fapt, au loc vara, când timpul de vacanță, locurile de desfășurare în aer liber și călătoriile mai ușoare fac procesul mai simplu pentru toată lumea. Dar planificarea unei reuniuni de familie, chiar și în timpul verii, poate părea o sarcină cu adevărat monumentală. Acest ghid simplu vă va ajuta să descompuneți etapele și să vă organizați reuniunea în doar o săptămână. Pregătiți-vă pentru o aventură!

În timp ce parcurgeți acești pași, nu uitați să creați un plan care să vă permită să socializați și să vă distrați la reuniunea propriu-zisă. Nu vă pregătiți să faceți prea multă muncă în ziua reuniunii. O planificare inteligentă acum vă va permite să vă bucurați mai târziu.

Ziua 1: Stabiliți o dată și recrutați niște ajutor

Începeți prin a stabili o dată provizorie care are sens pentru dvs. pe baza înțelegerii angajamentelor altor persoane, dar nu uitați că aceasta s-ar putea schimba pe măsură ce primiți feedback de la alții. Chemați câțiva membri ai familiei la telefon sau începeți o discuție pe rețelele de socializare pentru a obține feedback cu privire la data care va fi cea mai bună pentru majoritatea oamenilor.

Acum începeți să recrutați niște ajutor! Cel mai bun economizor de timp atunci când vă planificați reuniunea va fi aducerea de oameni care să vă ajute. Frații, copiii adulți, contactele de genealogie, chiar și adolescenții responsabili ar putea să se implice și să ia o parte din sarcina de pe umerii dumneavoastră. Începeți planificarea prin contactarea acestor persoane și atribuirea de sarcini celor care sunt dispuși să vă ajute.

• Studentul dvs. universitar priceput la calculatoare ar putea să vă ajute cu invitațiile și afișările video.
• Vărul dvs. care adoră să coacă ar putea ajuta la organizarea mâncării.
• Unchiul tău, fotograful amator, ar putea ajuta la strângerea fotografiilor de familie.

Acestea sunt doar câteva exemple despre cum puteți delega sarcinile pe care va trebui să le îndepliniți. Acesta este un pas incredibil de important, deoarece un mic ajutor poate face toată diferența.

Ziua 2: Planificați-vă lista de invitați

Astăzi este ziua în care trebuie să decideți cine va participa. Veți formata și trimite invitațiile în ziua 7, așa că nu vă faceți griji pentru a da de veste încă.

Cine veți invita? Dacă reuniunea este pentru un eveniment special – cum ar fi o aniversare sau o zi de naștere importantă – începeți cu familia apropiată și ajungeți la familia extinsă.

Dacă reuniunea este pentru a reuni o ramură a familiei, desemnați un titlu de lucru pentru reuniunea dumneavoastră, cum ar fi „Descendenții lui __________.” Deși acest tip de reuniune necesită mai mult timp pentru a fi organizată, tehnologia modernă poate facilita unele elemente. (Citiți în continuare pentru a descoperi câteva tehnologii care economisesc timp.)

S-ar putea să doriți să vă invitați conexiunile genealogice la reuniunea dvs. Ce loc mai bun pentru a vorbi „la magazin” despre arborele genealogic? Rudele apropiate și contactele genealogice de lungă durată pot fi invitate în același mod ca și familia imediată.

Dacă vă gândiți să invitați un văr îndepărtat pe care l-ați descoperit recent prin intermediul ADN-ului, totuși, s-ar putea să doriți să fiți un pic mai formal. Mulți dintre noi, genealogiștii, am putea fi încântați la gândul de a ne întâlni pentru prima dată cu un întreg grup de rude, dar unii ar putea fi ezitanți. Pentru acei veri îndepărtați „ADN”, contactați-i mai întâi prin canalele dvs. obișnuite de comunicare și întrebați-i dacă ar fi interesați să participe. Dacă răspund afirmativ, trimiteți-le apoi invitații prin poștă sau prin e-mail cu toate informațiile de care au nevoie – data, ora, indicații despre cum să ajungă la locație etc. Dacă aceste rude îndepărtate vin de la mare distanță, ați putea, de asemenea, să vă oferiți să le ajutați să aranjeze cazarea.

Ziua 3: Rezervați locația

Multe dintre sfaturile despre planificarea reuniunilor mari de familie recomandă o locație centrală pentru toți cei care vor veni, de preferință în apropierea unui aeroport și a hotelurilor. Dar multe locuri dedicate reuniunilor sunt scumpe și adesea rezervate cu mult timp înainte. Dacă aveți nevoie să economisiți bani sau pur și simplu doriți un cadru mai informal, iată câteva opțiuni:

1. Curtea ta din spate. Aveți o curte mare sau chiar câțiva acri cu o magazie? Organizează reuniunea la tine acasă! Nu aveți nevoie de rezervări sau depozite. Trebuie doar să faceți curățenie. Dacă nu aveți timp să vă organizați casa, recrutați-vă copiii sau nepoții să vă ajute în schimbul unor bani în plus. De asemenea, ați putea contacta liceul local sau grupurile de tineri din zonă și întrebați despre tinerii care trebuie să efectueze ore de muncă în folosul comunității sau care doresc să câștige niște bani în plus pe timpul verii – ei ar putea să vă ajute.
2. Un parc public. Multe parcuri au adăposturi sau chiar facilități pentru petreceri pe care le puteți rezerva, iar unele sunt gratuite. Alegerea unui parc cu un loc de campare vă poate ajuta cu cazarea oaspeților dumneavoastră.
3. Subsolul bisericii dumneavoastră. Dacă aparțineți unei biserici sau sinagogi care are o sală de părtășie, întrebați dacă sala poate fi închiriată. Taxele la aceste tipuri de săli sunt adesea mai puțin costisitoare.
4. Sala dumneavoastră locală a Legiunii Americane sau un loc similar. Aceste facilități sunt frecvent rezervate, dar merită să verificați, mai ales dacă reuniunea dvs. nu are loc într-o zi de sâmbătă.
5. Un hotel, o stațiune sau un restaurant. În timp ce unele hoteluri și stațiuni cer un braț și un picior, ați putea fi surprins de cât de rezonabil poate fi prețul de închiriere a unei săli de eveniment sau de întâlnire la unele hoteluri dacă sunați în jur. S-ar putea chiar să puteți obține una pe gratis dacă mai mulți membri ai familiei plănuiesc să se cazeze acolo. Și multe stațiuni oferă cabane obișnuite sau camere mari care pot fi folosite în acest scop. Acest lucru poate fi mult mai puțin costisitor decât închirierea unei săli oficiale pentru evenimente. De multe ori, un restaurant va pune la dispoziție camera gratuit dacă cumpărați mâncarea pentru eveniment prin intermediul lor. În plus, este foarte puțină curățenie!

Fă-ți timp astăzi să dai telefoane și să trimiți e-mailuri, astfel încât să poți stabili locul de desfășurare.

Ziua 4: Planifică mâncarea pentru reuniunea de familie

Te întrebi cum naiba vei avea timp să gătești pentru toată lumea? Vești bune – nu trebuie să o faceți! Luați în considerare aceste opțiuni atunci când vă planificați meniul:

1. Să fie un potluck. Această opțiune funcționează bine dacă invitații dvs. nu au un drum lung de parcurs. Oferiți felul principal și metoda de gătit (cum ar fi hamburgeri, hot dog și un grătar foarte mare), iar toți ceilalți oferă garniturile și deserturile. Puteți atribui feluri de mâncare anumitor persoane dacă doriți să vă asigurați că sunt furnizate anumite tipuri de alimente, mai ales dacă unii dintre invitații dvs. au nevoi dietetice speciale.
2. Verificați magazinul local de alimente sau delicatese. Multe magazine alimentare și delicatese oferă pachete de petrecere care includ sandvișuri, garnituri de delicatese și desert. Totuși, trebuie să le comandați cu o săptămână sau două în avans, așa că fiți pregătiți pentru asta. Ați putea, de asemenea, să creați un bar de sandvișuri (sau taco) „construiește-ți propriul sandviș”, punând la dispoziție o varietate de ingrediente și garnituri pre-preparate și permițând oamenilor să-și creeze propriul prânz.
3. Angajați un furnizor de catering. Aceasta este cea mai rapidă opțiune cu cele mai puține bătăi de cap (și este perfectă pentru cinele așezate), dar este și una dintre cele mai scumpe. Dacă aveți un buget mare și foarte puțin timp, rezervați un furnizor de catering cu mult timp înainte de data stabilită (multe locații mari, hoteluri și stațiuni au un furnizor cu care lucrează deja). O altă opțiune, dacă nu doriți să gătiți, dar trebuie să economisiți niște bani, este să găsiți un furnizor de catering care va încheia un contract cu dumneavoastră doar pentru pregătirea mâncării. Costurile sunt de obicei mai mici dacă transportați și serviți singuri mâncarea.
4. Să vă organizați reuniunea la un restaurant (așa cum am menționat mai sus). Multe restaurante au săli mari pentru adunări și puteți acoperi locul de desfășurare și mâncarea într-unul singur (adesea pentru un preț fix doar pentru mâncare).

Ziua 5: Planificați-vă distracția

În fiecare reuniune de familie există copii plictisiți și adulți neliniștiți care au nevoie de ceva de făcut. Iată câteva activități care sunt simple și rapid de pus la punct:

1. Jocuri tradiționale pe gazon. Aveți un set de Bocce? Fiare de călărie? O alunecare și un tobogan? Aranjați-le pe iarbă și invitați grupurile să se joace. Asigurați-vă că jocurile care implică aruncarea de obiecte sau de apă sunt așezate la distanță mare de zona de mâncare și de socializare.
2. Jocuri pe tablă. Puteți desemna un colț al zonei de ședere a reuniunii de familie pentru jocuri de societate sau cărți. Lăsați acestea aranjate toată ziua și invitați pe oricine să folosească zona de joc. Nu instalați jocuri video – până la urmă, vrem ca oamenii să se implice unii cu alții!
3. Microfon deschis. Aveți membri talentați ai familiei care cântă sau cântă la instrumente interesante? Montați un microfon și invitați muzicienii din familie să cânte. Asigurați-vă că le cereți membrilor familiei să își aducă instrumentele în invitație dacă veți include această opțiune.
4. Karaoke: Puteți cumpăra sau închiria aceste aparate la un preț destul de mic și sunt foarte distractive, mai ales pentru evenimentele de seară.
5. Un cerc de povești: Scopul unei întâlniri de familie este de a aduce oamenii împreună, împărtășind povești. Planificați să aveți o oră rezervată pentru ca toată lumea, tineri și bătrâni, să împărtășească o poveste despre viața lor. Treceți o baghetă în jurul cercului pentru a păstra lucrurile organizate.
6. Un colț de jucării și meșteșuguri: Dacă la evenimentul dvs. vor participa copii (mai ales dacă este în interior), planificați să aveți o cameră sau un colț aprovizionat cu jucării, proiecte de artizanat și materiale artistice pentru a-i distrage. Toată lumea va aprecia grija dumneavoastră. Ați putea chiar să planificați o activitate de meșteșugărit axată pe genealogie sau pe familie pe care să o poată lua acasă ca un moment.
7. Împărtășirea fotografiilor. Rugați pe toată lumea să aducă fotografii vechi pentru a le împărtăși și aveți o masă amenajată unde oamenii pot vedea fotografii vechi și albume aduse de alții. Puteți pune la dispoziție chiar și un scaner, astfel încât toată lumea să poată obține o copie a fotografiilor pe care le dorește. Se poate pune la dispoziție un computer pentru vizualizarea fotografiilor digitale aduse pe un disc sau stick USB. Asigurați-vă că o persoană responsabilă gestionează acest efort, astfel încât fotografiile vechi să fie tratate în mod corespunzător. Vedeți mai multe idei pentru elemente de reuniune axate pe genealogie aproape de sfârșitul acestui ghid.

Ziua 6: Adăugați o reuniune virtuală la activitățile dumneavoastră

Aveți membri ai familiei în locuri îndepărtate despre care știți că nu vor putea participa? Ei bine, dacă localitatea în care vă aflați are acces la electricitate și internet, de ce să nu vă blocați o oră și să organizați o „reuniune de familie virtuală” pentru toate rudele care nu pot veni?

Fratele meu a făcut acest lucru pentru cea de-a 60-a aniversare a soției sale, deoarece a fost în ianuarie și noi locuim în Wisconsin. Au montat monitoare și camere web în bucătăria lor, iar persoanele care nu au putut participa au putut să se conecteze la un link și să se alăture petrecerii online. Urmați acești pași pentru a organiza o reuniune de familie virtuală:

1. Înregistrați-vă pe un site de videoconferințe și înscrieți-vă pentru data și ora reuniunii virtuale. Copiați și salvați link-ul pe care vi-l oferă site-ul de conferințe.
2. Părtășiți link-ul pentru reuniunea virtuală în invitațiile dumneavoastră. Evidențiați acest link ca fiind un moment de întâlnire virtuală pentru persoanele care nu pot participa la reuniune în persoană.
3. Când vă pregătiți locul de desfășurare a reuniunii, includeți o zonă cu monitoare și camere web care să se concentreze pe grupuri de persoane. Asigurați-vă că folosiți dispozitive cu microfoane, astfel încât oamenii să se poată auzi vorbind între ei. La momentul reuniunii virtuale, conectați-vă dispozitivele la legătura de videoconferință și priviți cum oameni de la distanță se conectează pentru a se alătura petrecerii voastre.

Aceasta este, de asemenea, ziua în care trebuie să vă gândiți la fotografii. Nu este nevoie să angajați un fotograf, dar veți dori să găsiți pe cineva din familie care să fie responsabil cu realizarea lor. Planificați să puneți deoparte cel puțin o oră în timpul reuniunii pentru fotografii de grup și înființați un „perete foto” în care toată lumea este de acord să pozeze pentru cel puțin o fotografie individuală sau de familie.

Ziua 7: Formatați și trimiteți invitațiile

În timp ce este posibil să fie nevoie să trimiteți tradiționalul pliant de hârtie unora dintre invitați, multe persoane pot fi invitate prin e-mail și social media, iar acest lucru este mult mai puțin costisitor și mai ușor de gestionat. Invitațiile online sunt rapide și pot include un link RSVP pentru răspunsuri rapide. De asemenea, poate fi inclus un link de reuniune virtuală.

Dacă întinderea experienței dumneavoastră în domeniul calculatoarelor este găsirea butonului „on”, este posibil să doriți să delegați această sarcină guru-ului social media din familia dumneavoastră. În caz contrar, creați un eveniment pe Facebook și rugați oamenii să marcheze dacă participă. Sau folosiți o invitație online sau un serviciu de felicitări electronice și trimiteți invitații prin e-mail.

Dacă ați finalizat toți pașii de mai sus, aveți principalele elemente ale reuniunii dvs. stabilite și gata de plecare. Bravo ție! Dar dacă sunteți interesat ca reuniunea dvs. să fie axată pe istoria familiei, este posibil să doriți, de asemenea, să adăugați câteva zile suplimentare de planificare pentru a include unele elemente axate pe genealogie. Iată câteva idei.

Idei pentru a adăuga un afiș de genealogie la reuniunea dvs. de familie

Acesta este scopul unei reuniuni de familie, nu-i așa? Împărtășirea amintirilor de familie.

Vă veți dori să împărtășiți cercetările dvs. privind istoria familiei cu toată lumea într-un mod respectuos și neintruziv și să folosiți reuniunea ca o oportunitate de a colecta mai multe detalii, povești, înregistrări și fotografii. Aceasta ar putea fi sarcina care vă consumă cel mai mult timp, dar o puteți gestiona în mai multe moduri.

1. Expunere tradițională pe tablă. Aceasta va fi probabil cea mai ușoară modalitate prin care oamenii se vor uita la afișajul dumneavoastră, dar este foarte consumatoare de timp pentru a fi pregătită. Dacă aveți membri motivați ai familiei care se oferă voluntar să facă acest lucru, delegați-le acest lucru. Pe lângă o diagramă a arborelui genealogic și fotografii vechi, includeți orice cărți sau articole care au fost scrise despre familia dumneavoastră.
2. Afișaj video. Această opțiune este excelentă dacă v-ați digitizat deja documentele și fotografiile genealogice. Aranjați un slideshow video cu genealogia dvs. și puneți-l să ruleze în buclă, astfel încât oamenii să se poată uita la el pe parcursul zilei. Din nou, este posibil să aveți nevoie de ajutorul unui membru al familiei care se pricepe la tehnologie. Puteți vizualiza mostre de videoclipuri de reuniune de familie pe YouTube, inclusiv acest exemplu foarte frumos.
3. Pachete cu povești. Contactați-vă rudele și rugați-le să își împărtășească amintirile despre membrii familiei, locuri sau evenimente prin e-mail sau scrisoare. Puteți să le organizați în funcție de grupul de familie. Odată ce aveți colecția de povești, adăugați fotografii de familie și duceți pachetul la tipografia locală pentru a face copii. Distribuiți-le la reuniune ca amintire pentru invitații dumneavoastră.

Citiți acest articol despre colectarea poveștilor de familie și acesta despre cum să o faceți cu respect pentru ajutor.

Planificarea unei reuniuni de familie într-un timp atât de scurt nu va fi ușoară, dar dacă vă raționalizați timpul conform acestui ghid, o puteți face. Amintiți-vă doar să aveți grijă și de dumneavoastră – luați o pauză din când în când pentru a sărbători o treabă bine făcută.

S-ar putea să vă placă și:

3rd Cousin Twice Removed? Această diagramă vă ajută să vă descurcați cu relațiile confuze dintre verișori

Janet Meydam este un scriitor independent care are peste 40 de ani de experiență în genealogie ca hobby. Cunoștințele ei includ cercetarea multor documente diferite din Statele Unite, Germania și Polonia. Ea este, de asemenea, coautoare a cărții de istorie a familiei părinților săi „I Come from a Long Line of Dilleys”. Janet lucrează ca terapeut ocupațional. Ea și soțul ei, Tim, au trei copii adulți și locuiesc în Wisconsin.

Imagine: 1912 Ormond Family Reunion