Free Press

Sunt șanse ca organizația dumneavoastră, indiferent de mărimea acesteia, să utilizeze un proces de cerere de achiziție și de comandă de achiziție pentru a gestiona cheltuielile într-o anumită formă. Procesul de cerere de cumpărare și de comandă de achiziție în achiziții, fiind digitalizat și automatizat, poate oferi afacerii dvs. o serie de beneficii cheie. Acest lucru va deveni deosebit de clar atunci când va veni timpul să vă auditați conturile financiare și veți descoperi că aveți o pistă clară pe hârtie pe care să o urmăriți.

Pentru a înțelege mai bine procesul înainte de a culege beneficiile preconizate, am defalcat procesul de achiziție pentru dvs. pas cu pas mai jos.

Procesul de comandă de achiziție și de cerere de cumpărare

O comandă de achiziție este un document comercial creat de cumpărător care confirmă oficial o comandă și autorizează tranzacția de achiziție pentru bunuri sau servicii de la furnizorul dorit.

Comenzile de cumpărare sunt utile deoarece determină așteptările clare ale companiei dumneavoastră, care pot fi folosite pentru a verifica dacă comanda este livrată așa cum s-a convenit. Ele sunt obligatorii din punct de vedere juridic și, în cele din urmă, vă pot ajuta să vă încadrați în buget, vă pot ajuta la auditurile financiare și pot ajuta compania dumneavoastră să urmărească și să gestioneze comenzile în mod eficient.

Pasul 1: Crearea cererii de cumpărare

Primul pas este crearea cererii de cumpărare, care este diferită de comanda de cumpărare. Cererea de cumpărare este un formular pe care compania dvs. îl produce la nivel intern și îl transmite departamentului de achiziții al companiei, furnizând o listă cu articolele pe care dorește să fie aprobate de departamentul de achiziții. Abia după ce departamentul de achiziții a aprobat cererea de achiziție va fi generată o comandă de achiziție.

Beneficiile cererii de achiziție nu pot fi supraestimate. Aceste beneficii includ capacitatea de a vă izola furnizorii strategici și de a consolida numărul total de furnizori, economisind timp și bani; de a reduce cheltuielile nonconformiste; de a raționaliza cheltuielile de afaceri; și de a reduce costurile totale de rechiziție atât pe plan extern, cât și intern.

Pasul doi: Emiterea ordinului de achiziție

Aceasta este o etapă crucială în care afacerea dvs. poate vedea valoarea imediată a automatizării și digitalizării procesului de achiziție. În unele companii, procesele manuale dictează că ordinul de achiziție nu poate fi aprobat până când nu a fost semnat fizic de către acea persoană cu autoritate desemnată. Dacă acest lucru se face în schimb prin e-mail sau prin utilizarea unei surse software de achiziții electronice, acest lucru poate fi realizat mult mai rapid.

După ce este aprobată, cererea de achiziție formează baza unei comenzi de achiziție care va contura cererea de achiziție. Aceasta va constitui, în esență, un acord formal între dumneavoastră și furnizorul în cauză. Comanda de achiziție trebuie să includă data, prețurile, livrarea, termenii și condițiile convenite (de exemplu, orice reduceri), un număr de comandă de achiziție și termenul de plată.

Pasul trei: Furnizorul primește comanda de achiziție

Rețineți că un furnizor poate solicita modificări în cazul în care unele detalii sunt incorecte sau nu sunt acceptabile pentru el. Furnizorul poate apoi să aprobe comanda de achiziție modificată și să v-o trimită înapoi, fie prin e-mail, fie folosind o platformă de achiziții electronice.

Etapa patru: Achizitorul înregistrează comanda de achiziție

După ce cumpărătorul înregistrează comanda de achiziție, procesul este mai mult sau mai puțin finalizat. Nu ați dori să săriți peste acest pas, deoarece arhivarea comenzilor de achiziție vă va ajuta foarte mult atunci când vine vorba de auditurile financiare.

Pasul cinci: Aprobare și plată

După ce cei patru pași de mai sus sunt finalizați, produsul sau serviciul este livrat așa cum s-a convenit și va fi în cele din urmă inspectat în raport cu documentul de comandă de achiziție în sine. Dacă serviciul a fost prestat în conformitate cu termenii comenzii de achiziție, plata se va face așa cum era prevăzut.

Etapa finală: Puneți întrebările importante

În timp ce obținerea unei comenzi de achiziție poate fi un motiv de sărbătoare, este totuși recomandat să faceți diligențele necesare pentru a înțelege orice implicații viitoare ale acelei comenzi. Ați verificat istoricul de credit al furnizorului? Au „reduceri de fidelitate” de care ar trebui să fiți la curent?

Ca echipă, vă puteți pregăti în mod holistic pentru următorii pași, punându-vă toate întrebările de tipul „ce-ar fi dacă” care vă afectează afacerea. În această pregătire, asigurați-vă că includeți toată echipa dvs. în discuție, inclusiv echipa de contabilitate, echipa de depozit, echipa IT și așa mai departe.

Costul emiterii și procesării unei comenzi de achiziție poate varia, în funcție de compania dvs. și de nevoile acesteia. Deși ar fi recomandabil să nu petreceți prea mult timp pentru a evalua costurile exacte, este util să știți că costurile tipice ale unei comenzi de achiziție pot fi de aproximativ 35,88 USD pe tranzacție. Acest cost poate fi redus semnificativ, cu până la 90%, prin implementarea unui software de cereri de cumpărare și comenzi de achiziție.

Controlați-vă comenzile de achiziție cu ProcurePort:

Software-ul de cereri de achiziție e-Procurement găzduit în cloud de la ProcurePort vă poate ajuta să vă supravegheați cheltuielile, să reduceți cheltuielile nonconformiste, să reduceți timpul petrecut cu comenzile de achiziție și să vă oferiți un control mai mare asupra afacerii dumneavoastră.Pentru a solicita o demonstrație a software-ului e-Procurement găzduit în cloud de la ProcurePort, contactați-ne astăzi.

.