Free Press

E-Signature Admissibility in Court

Dokument som undertecknas elektroniskt har samma juridiska skydd som de som undertecknas med en kulspetspenna. Trots detta är den största oron bland majoriteten av företag som är intresserade av att få e-signaturer på kontrakt och andra viktiga papper om dessa elektroniskt utförda dokument kommer att vara både juridiskt giltiga och godtagbara i domstol.

I USA har domare gång på gång dömt till förmån för e-signaturer. Till stor del tack vare E-Sign Act, där det anges att transaktioner inte får ”förvägras rättslig verkan” enbart på grund av deras elektroniska form, kan affärsmän och konsumenter ha fullt förtroende för att deras e-signaturer är juridiskt giltiga. Så länge en elektronisk signatur erhålls på lämpligt sätt, med hjälp av teknik, certifieringar och verifieringar som uppfyller kraven, har den full giltighet enligt lagen. Men kommer dokumentet att vara tillåtet i domstol och kommer en domare att verkställa avtalsvillkoren?

Validitet, tillåtlighet, & Verkställbarhet

Affärsmän och konsumenter bör veta att rättslig giltighet, tillåtlighet i domstol och verkställbarhet inte är samma sak. Varje begrepp har en distinkt definition, en uppsättning krav och, viktigast av allt, ett bidrag till utgången av en rättslig tvist.

I E-Sign Act står det att signaturer inte ska förvägras rättslig giltighet enbart på grund av att de är elektroniska, vilket innebär att ett avtal som undertecknats elektroniskt kan tas upp i en rättegång. En domares vilja att godta det kontraktet beror dock på hur det elektroniska dokumentet undertecknades.

Vissa kriterier måste uppfyllas för att en e-signatur ska kunna godtas i domstol. Den som hoppas kunna lägga fram ett elektroniskt undertecknat kontrakt inför en domare måste kunna bevisa undertecknarens avsikt och säkerheten i det undertecknade dokumentet. Om dokumentet kan ha manipulerats eller ändrats på något sätt efter det att det undertecknats är sannolikheten stor att en domare kommer att vägra att tillåta att det godkänns i domstol. Ett e-signerat dokument kan vara juridiskt giltigt men inte tillåtas i domstol på grund av brister i säkerhet, granskningsloggar eller autentisering. Därför är det viktigt att företag väljer en lösning för e-signaturer som är mycket välrenommerad och uppfyller de högsta kraven på teknisk integritet.

Sist beror verkställbarheten av ett avtal inte bara på dess giltighet och tillåtlighet, utan även på själva avtalets innehåll. I en tvist kan en domare undersöka om: villkoren i ett visst avtal var tydliga och konsekventa, det fanns en motprestation (ett utbyte av värde mellan parterna), parterna hade rättslig kapacitet (förmåga) att underteckna, om en part var under tvång eller otillbörlig påverkan och om en part undertecknade av misstag eller utan att känna till avtalets innebörd. De flesta företag låter en advokat utarbeta eller granska sina avtal innan de undertecknas med dessa kriterier i åtanke, för att maximera verkställbarheten i framtiden om innehållet i dokumentet skulle bli föremål för granskning i domstol.

Kriterier för tillåtlighet

Vid prövning av om ett e-signerat dokument kan tillåtas i ett domstolsförfarande kommer en domare att analysera säkerhets-, gransknings- och autentiseringsprotokollen för tekniken och processen för e-signaturer.

Säkerhet

Ett system för e-signaturer bör vara förstärkt med säkerhetsprotokoll på banknivå för att se till att handlingar och granskningsregister aldrig kan manipuleras eller nås av obehöriga parter. Om det finns någon säkerhetsbrist som ger trovärdighet åt ett argument om att ett utfört elektroniskt dokuments integritet kan ifrågasättas, kan en domare förklara dokumentet otillåtet.

Auditloggar

Utifrån ett rättsligt perspektiv är auditloggar en viktig del av efterlevnaden av lagstiftningen. Tidsstämplade granskningsloggar gör det möjligt för parter, inklusive domstolen, att verifiera när ett dokument skapades, visades, undertecknades och arkiverades. Granskningsloggar bör vara detaljerade och säkrade med en digital signatur, kontrollsumma eller liknande metod för att säkerställa att de förblir manipuleringssäkra.

Autentisering

Desto mer ett elektroniskt dokument kan autentiseras, desto större är sannolikheten för att en domare kommer att acceptera dokumentet som bevis i domstol. Att autentisera dokument kan dock vara en glidande bana, och vissa autentiseringsåtgärder kan vara så betungande att de minskar den tillgänglighet och bekvämlighet som har gjort e-signaturer så populära. Nyckeln är därför att hitta sätt att autentisera dokument som är verifierbara, godtagbara och försvarbara utan att överväldiga de inblandade parterna. Bästa praxis för autentisering av e-signaturer innebär en multivariat strategi som omfattar biometrisk autentisering, granskningsloggar och signaturcertifikat.

Biometrisk autentisering

Biometrisk autentisering identifierar personer baserat på inneboende fysiska egenskaper. RightSignature har till exempel en egen biometrisk autentiseringsteknik som fångar upp unika egenskaper i samband med hastigheten och tidpunkten för en persons signatur. Denna typ av data är representativ för en viss persons fysiska rörelser och utgör beviset för undertecknarens identitet och avsikt om någon av dem ifrågasätts i domstol.

E-postadresser och IP-adresser

Då system för elektroniska signaturer bekräftar åtkomst till ett visst e-postkonto och registrerar en IP-adress kan de koppla en undertecknares identitet till den dator och programvara som används vid den elektroniska signaturhändelsen.

Digitala fingeravtryck

Genom att ta SHA-1 eller liknande digitala kontrollsummor kan sofistikerade plattformar för elektroniska signaturer registrera bevis för varje steg i processen för att skapa och underteckna kontrakt. Detta spårar varje ändring och modifiering och förhindrar att någon kan manipulera ett kontrakt när som helst.

Fotoautentisering via webbkamera

Fotoautentisering är ett av de mest banbrytande verktygen som används för att validera identiteten hos undertecknande parter. När en webbkamera eller en mobiltelefonkamera fångar ansiktet på en undertecknare under den elektroniska signaturhändelsen undanröjs alla tvivel om personens identitet och förmåga att underteckna.

Signaturcertifikat

Signaturcertifikat som kan godkännas av domstol erbjuder domare och jurister ett sätt att se och verifiera ett dokuments giltighetsdata, granskningsloggar och information om undertecknaren – t.ex. fullständigt namn, signatur, IP-adress, e-postadress och andra identifikationsuppgifter. Signaturcertifikat är en viktig komponent för att autentisera undertecknade dokument i domstol.

Övrig autentisering

Ett antal ytterligare autentiseringsmetoder kan också bidra till att säkerställa ett elektroniskt avtals tillåtlighet. Vissa avancerade plattformar för elektroniska signaturer kan nu bekräfta undertecknarnas telefonnummer genom att kräva att de anger en kod som de fått via telefonsamtal eller sms innan ett kontrakt kan slutföras, tillsammans med krav på att undertecknarna anger sitt körkortsnummer och andra personuppgifter för att verifiera sin identitet.

Väga för- och nackdelarna

En av de svåraste utmaningarna för företag som försöker genomföra transaktioner elektroniskt är att veta hur långt de ska gå när de kontrollerar och autentiserar undertecknarna. För många företag är det ultimata målet att skapa ett kontrakt som är juridiskt giltigt och tillåtet i domstol utan att skapa en process som är besvärlig för de personer vars signaturer behövs för att slutföra transaktionerna.

Att hitta den här balansen kan vara svårt, vilket är anledningen till att många företag väljer en betrodd programvaruplattform för elektroniska signaturer när de utför viktiga affärer online. Genom att använda etablerad teknik kan företagen vara säkra på att avtalen är juridiskt giltiga och godtagbara, samtidigt som de ger konsumenter och affärsmotparter en sömlös och intuitiv signeringsupplevelse.