Free Press

Fakturering &Betalningar

Sena betalningar är svåra i normala tider, men särskilt när tiderna är tuffa. Det blir inte bara en ekonomisk börda utan även en känslomässig börda.

En vanlig lösning för att hantera sena betalningar är att ta ut en avgift för sena betalningar. Det är den självklara lösningen, eller hur? Du ger kunden en uppmaning att betala dig nu, annars får de mer kostnader längre fram.

Men är det så enkelt? Finns det inte situationer där det är en dålig idé? Och när du väl har bestämt dig för att ta ut en avgift för försenad betalning, hur mycket tar du ut? Det finns faktiskt mycket att tänka på. I det här inlägget ska vi utforska det hela:

• Varför det är en bra idé att ta ut en förseningsavgift
• Riktlinjer för att ta ut dessa avgifter (och när det kan vara en dålig idé)
• Hur mycket du ska ta ut

Varför det kan vara en bra idé att ta ut förseningsavgifter

Förutom att uppmuntra kunderna att betala, är en avgift för försenad betalning en bra idé av flera andra skäl:

1. Du behöver pengarna – så fort som möjligt. I tuffa tider är kassaflödet särskilt viktigt. Avgifter för sena betalningar kan vara ett extra incitament för att få kunderna att betala dig tidigare. Även om du helst skulle kunna undvika sådana åtgärder kan blotta tanken på avgifter för sena betalningar motivera kunderna att betala dig så fort de kan, eller åtminstone kommunicera med dig om de inte kan göra det.
2. Det etablerar dig som en seriös yrkesman som har ett företag att sköta. Om du inte inkluderar en policy för förseningsavgifter kan uppfattningen vara att en kund som inte betalar i tid kan upprepa detta beteende.
3. Du får betalt före andra entreprenörer. Chansen är stor att om den kunden inte betalar dig i tid gör han detsamma mot andra entreprenörer. Men om du har strängare betalningspolicy och gör uppror kommer de att flytta din betalning till toppen av högen.

I princip fungerar avgifter för sena betalningar, men det finns fall då de inte är en bra idé.

Riktlinjer för att ta ut avgifter för sena betalningar

Om du följer nedanstående riktlinjer förstår du bättre när det är lämpligt att ta ut dessa avgifter.

1. Fråga dig själv:

Kunderna är olika. Vissa kommer inte att betala dig för att de är dåliga kunder. Andra kommer inte att betala för att de inte har pengar. Men sedan finns det de som inte är nöjda med din tjänst. Men i stället för att göra uppror får de utlopp för sin ilska genom att inte betala dig i tid. De är passivt aggressiva.

Inkludera en avgift för sen betalning i en faktura förvärrar bara problemet. Därför är det viktigt att du kontrollerar att arbetet uppfyllde uppskattningen innan du fakturerar. Om det gjorde det är kunden med största sannolikhet nöjd. Du kan nu skicka din faktura och inkludera betalningsvillkor så att det inte blir några överraskande förseningsavgifter. På tal om det…

2. Fråga dig själv: Är kunderna medvetna om avgiften?

Inget bränner broar snabbare än överraskande avgifter. Ta inte med avgifter för sena betalningar om kunderna inte förväntar sig några. Skapa i stället först förväntningar genom att:

• Specificera avgiften tidigt i relationen, skriftligen, helst genom ett kontrakt.
• Specificera avgiften på alla fakturor du skickar. Se till att den är synlig; göm den inte i det finstilta. På samma sätt som du blir frustrerad när du stöter på överraskningsavgifter, begravda djupt inne i villkoren, gör dina kunder det också.

Om du inte har specificerat ovanstående kan du fortfarande inkludera avgifter för sena betalningar. Informera bara kunden i förväg och säg att du kommer att ha en policy för sena betalningar nästa månad. På så sätt kan de inte agera ovetande och kan förvänta sig att alla framtida fakturor som är obetalda – efter en viss tid – kommer att öka i värde.

Och om kunden svarar och ber om en motivering kan du säga att det faktiskt är en policy som du tillämpar (eller kommer att tillämpa) med alla nya kunder.

3. Vet när förlåtelse och en mjukare ton är det bättre valet

Bara för att du har en policy för förseningsavgifter betyder det inte att du måste tillämpa den vid varje tillfälle. En kund kan till exempel gå igenom en personlig utmaning – som att hantera ett dödsfall, eller så drabbas han eller hon hårt av den rådande lågkonjunkturen. I andra fall kan det finnas oförutsedda omständigheter som gör att en lukrativ och vanligtvis pålitlig kund inte kan betala dig i tid. Utvärdera varje situation och inför inte samma policy för alla.

Om du framhäver att du har medkänsla för deras omständigheter och avstår från avgiften kan du stärka din relation med dem. Detta kommer bara att bidra till affärsmässig framgång i det långa loppet. Förutom god affärspraxis lönar det sig att vara mänsklig.

Hur mycket ska du ta ut?

Vi antar att du funderar på att ta ut en förseningsavgift, nästa fråga du förmodligen har är: Hur mycket ska jag ta ut? Hur beräknar jag ränteavgiften? Finns det en övre gräns? Vad är acceptabelt och vad är inte acceptabelt?

Innan vi svarar på dessa frågor är det viktigt att understryka att syftet med dröjsmålsavgiften är att motivera till betalning i tid och INTE att skapa en extra intäktsström.

Så, gör avgiften tillräckligt stor för att få folk att agera, men inte för hög så att kunden känner sig illa behandlad (särskilt om betalningen bara är någon dag eller två försenad). Om något kommer det bara att sura upp relationen och du kommer att förlora deras affärer.

Okej, med det ur vägen, låt oss återgå till saken.

Det första steget är att fastställa en acceptabel räntenivå att ta ut. I staterna, till exempel, finns det olika lagar för varje stat. Bekanta dig med dessa.

När du vet vad den maximala årliga räntan du kan ta ut är, räkna ut den månatliga finansieringsavgiften. Det är bara att dividera statens maxbelopp med 12. Om räntan till exempel är 18 % är den månatliga finansieringsavgiften 1,5 % (18/12). På en faktura på 5 000 dollar som är 30 dagar försenad tillämpas en straffavgift på 75 dollar (5 000 dollar × 0,015).

Vi antar också att betalningen är 15 dagar försenad. Det blir lite annorlunda. Då kan du beräkna avgiften genom att dividera 15/365, multiplicera med 18 % och sedan med summan på fakturan. Det ger dig ungefär 37 dollar.

Det är så enkelt som det… och att ta ut en förseningsavgift med FreshBooks är ännu enklare. När du skapar en faktura och lägger till en kund har du möjlighet att ställa in förseningsavgifter, antingen som en procentsats eller en fast avgift.

För mer information läs Vad är förseningsavgifter och påminnelser?

Detta inlägg uppdaterades i november 2020.