Resultatstyrning har blivit ett alltmer kraftfullt verktyg för att anpassa team kring ett gemensamt mål.
Det är av yttersta vikt att klargöra mål och, framför allt, hur man uppnår resultat för att hålla ett team sammanhängande och integrerat.
Det finns dock verktyg som gör problemlösning med grundorsaker ännu kraftfullare och som möjliggör större synlighet och tydlighet vid spårning av mål och indikatorer.
I det här inlägget har vi valt ut några problemanalysverktyg, beslutsdiagram och andra sätt att göra grundorsaksutredningar.
Läs noga och du kommer att se vilka kända problemlösningsverktyg, såsom 5 why’s-metoden, Ishikawa-diagrammet (fiskbens- eller orsaksanalys) och Pareto-analysen, bland andra begrepp som är utmärkta sätt att identifiera grundorsaken till ett problem.
Introduktion till problemlösning med grundorsak
Många av dessa verktyg för grundorsaksanalys kommer från begreppet kvalitetsledning, som har vuxit fram för att säkerställa kvalitet och standardiserade tillverkningsprocesser.
För detta ändamål har en rad verktyg och metoder för grundorsaksanalys skapats för att säkerställa att produkttillverkningen upprätthåller den kvalitetsstandard som uppfattas av marknaden.
De flesta av dessa metoder bygger på begreppet kontinuerlig förbättring.
Den här uppsättningen av aktiviteter sammanfattas av akronymen PDCA (akronym för Planera, Göra, Kontrollera, Agera).
Lär dig mer på vår blogg: Förbättra din ledning direkt: Lär dig göra PDCA steg för steg
Utvecklingen av dessa verktyg för analys av grundorsaker har gjort att de i allt större utsträckning har förgrenat sig från fabriker och fabriker för att nå kommersiella kontor och integrera den mest använda gruppen av ledningsverktyg.
Begrepp och verktyg för analys av orsaker och verkningar eller analys av grundorsaker till problem, till exempel, som tidigare bara användes på produktionslinjer, har blivit rutin hos chefer inom alla områden av företag.
Det praktiska och problemlösande tillvägagångssättet gör att antagandet av dessa metoder kan vara till stor nytta för den högsta ledningen, särskilt på grund av deras objektivitet och enkla uppföljning, i synnerhet när de kombineras med verktyg för beslutsfattande.
I praktiska termer kan processen för rotorsaksanalys i en allmän omfattning definieras som:
- definiera problemet;
- identifiera möjliga orsaker;
- verifiera de verkliga orsakerna;
- föreslå en lösning på problemet;
- inför lösningen;
- inför lösningen;
- analytisera resultaten.
I samband med den högre ledningen tillämpas analysen av orsaker och effekter i allmänhet på avvikelser från målen, för att identifiera de viktigaste faktorerna som ledde till misslyckandet under den perioden.
När cheferna hanterar orsakerna till en avvikelse försöker de således att hålla målet nära det värde som ska uppnås och därmed i linje med företagets förväntningar.
Det finns dock flera verktyg för problemrotsanalys, vart och ett med sina egna särdrag.
Det är upp till varje team att definiera vilket av de bästa verktygen för problemanalys som ska tillämpas inom deras respektive verklighet.
Här kommer vi att fördjupa oss i 3 huvudsakliga sätt att göra grundorsaksutredningar:
- Pareto chart;
- Fishbone – Ishikawa diagram forskningsmetod;
- 5 Why’s forskningsmetod.
1- Grundorsaksanalys – Pareto
Paretodiagrammet är ett praktiskt exempel på ett verktyg som gör det möjligt att identifiera och välja ut objekt som är ansvariga för att i hög grad påverka processförbättringar, fortsätt att läsa:
80 % av resultaten orsakas av 20 % av faktorerna.
Detta är begreppet Pareto-analys: 80/20
Från en metodsynpunkt för att identifiera problem kan man konstatera att 80 % av problemen kan lösas genom att behandla 20 % av orsakerna.
För att skapa ett Paretodiagram måste vi alltså:
- Identifiera ett mål som inte uppnåddes under en viss period;
- Upprätta de möjliga problem som ledde till avvikelsen från målet;
- Adela frekvensen med vilken de uppträder eller graden av relevans;
- Sortera uppgifterna i fallande ordning enligt frekvens | betydelse;
- Beräkna den procentsats som hänvisar till varje punkt och skapa en ny kolumn med seriens kumulativa procentsats;
- Skapa ett diagram där kolumnerna representerar frekvensen och raderna är de kumulativa procentsatserna;
- Välj de problem som, efter att ha adderat procentsatserna, representerar 80 % av faktorerna.
2- Grundorsaksanalys – Fiskbensdiagram
Fiskbensdiagrammet, även känt som orsaks- och effektdiagram och Ishikawa-diagram, är ett grafiskt verktyg som används för att kartlägga grundorsakerna till ett problem.
Det gör det möjligt att tack vare sin hierarkiska form gruppera och visualisera flera orsaker som anses vara ursprunget till ett problem eller till en förbättringsmöjlighet som man vill uppnå, förutom dess effekter på problemet eller resultatet.
I sin struktur för analys av orsak och verkan för att identifiera grundorsaken till problemet följer konstruktionen av Ishikawa-diagrammet följande steg:
- Välj det problem som du vill analysera;
- Sköt information om problemet;
- Brainstorma problemet tillsammans med ett team och lista möjliga orsaker, både primära och sekundära;
- Identifiera de orsaker som är mest relevanta för problemet och gruppera dem i enlighet med 6M:s;
- Föreslå lösningar på de uppkomna orsakerna, ha alltid en person som ansvarar för att genomföra lösningen.
En annan viktig detalj vid problemlösning av grundorsaker med hjälp av Ishikawa-diagrammet är att använda det som en metod för att identifiera de 6 problemkategorier som definierats av Ishikawa, kända som 6M:
- Metod: Hur påverkar det arbete som utförs problemet?
- Maskin: Hur påverkar den utrustning som används i processen problemet?
- Measure: Hur påverkar de mått som används för att mäta verksamhetsutvecklingen problemet?
- Environment: Hur påverkar den miljö där verksamheten utvecklas problemet?
- Material: Hur påverkar den miljö där verksamheten utvecklas problemet?
- Material: Hur påverkar den miljö där verksamheten utvecklas problemet? Hur påverkar kvaliteten och typen av material som används problemet?
- Arbetskraft: Hur påverkar kvaliteten och typen av material som används problemet?
- Arbetskraft: Hur påverkar kvaliteten och typen av material som används problemet?
Håll dig i minnet: Detta är bara några av de möjligheter till kategorier som kan analyseras med hjälp av Ishikawa-diagrammet.
Med hjälp av fiskbensforskningsmetoden i sökandet efter kvalitetsprocesser måste du definiera dina egna begrepp, baserade på de specifika egenskaperna hos din verksamhet.
Lär dig mer om detta verktyg för analys av grundorsaker i det här blogginlägget:
3- Grundorsaksanalys – 5 whys
Kvalitetsverktyget 5 whys är mycket enkelt, men inte mindre effektivt.
Det utgår från principen att gräva djupt i ett problem och försöka få fram grundorsaken till det djupare problemet.
Det används ofta när ett företag vill förbättra kvaliteten på sina leveranser och gå vidare till kontinuerlig förbättring av sina processer.
Det skapades av Taiichi Ohno på 50-talet. Han arbetade på Toyota och insåg behovet av att förbättra kvaliteten på företagets produkter för att möta kundernas behov.
Man utför denna metodik genom att ställa frågor om varför ett visst problem inträffar, i följd, fem gånger.
Efter fem frågor trodde Ohno att man skulle kunna fastställa den verkliga grundorsaken till ett problem, och att åtgärder skulle kunna vidtas för att eliminera det och skapa en process som skulle garantera kvaliteten på leveranserna.
Användningen av kvalitetsverktyget 5 whys är särskilt lämplig för problem med ett fåtal variabler.
När problemen blir mer komplexa blir analyser av olika andra faktorer nödvändiga, och denna metod räcker inte till för att identifiera problem.
Fördelar med att använda verktyg för analys av grundorsaker
Slutningsvis har vi grupperat några av de vanligaste verktygen för analys av grundorsaker i ledningsprocesser.
De största fördelarna som grundorsaksanalys kan ge din verksamhet är:
- Anpassning: efter att hindren för att uppnå resultat är öppna för diskussion för hela teamet;
- Djupgående: eftersom analysen inte görs ytligt är sannolikheten större att ett team kan fokusera på den verkliga orsaken;
- Standardisering: så att alla analyser följer samma metod för utförande och syftar till att nå grundorsaken till att processer inte uppnår sina mål.
Men när man väl har upptäckt problemen och analyserat deras grundorsaker, hur prioriterar man vilka som ska lösas först?
För detta föreslår vi ett extra verktyg, beslutsprioriteringsmatrisen, eller beslutsdiagrammet, känt som GUT-matrisen.
Det är mycket enkelt och lätt att använda och bör användas när man har många problem att lösa och inte vet vilket man ska börja med.
Matrisen som skapades av Charles Kepner och Benjamin Tregoe 1981 är fortfarande ganska användbar och fungerar på följande sätt:
Du bör använda nedanstående tabell för att ge varje problem ett betyg, från noll till fem, med hänvisning till tre kriterier:
- Problemets svårighetsgrad;
- Hastighet i att lösa det;
- Tendens till potentiering för problemet.
Förstå vart och ett av kriterierna i beslutsdiagrammet bättre:
- Tyngd: För detta begrepp är det nödvändigt att definiera hur mycket konsekvenserna av problemet kommer att påverka uppnåendet av företagets strategiska mål, människors och samhällets säkerhet.
- Brådskande: Vad kommer att hända om problemet inte löses omedelbart? Är det möjligt att vänta, eller kommer verksamheten att lamslås? Finns det en beredskapsplan? Ta hänsyn till dessa faktorer för att definiera hur snabbt problemet bör lösas.
- Tendens: Hur stor är sannolikheten att problemet kommer att förvärras om det inte löses snart? Verkar det som om det kommer att hindra företagets verksamhet?
Baserat på dessa kriterier, tilldela poäng enligt denna skala:
- Det är inte ett brådskande problem eller allvarligt, det orsakar inte omedelbar skada.
- Enligt brådskande, lite allvarligt och det blir bara värre på lång sikt.
- Urgent och allvarligt och kommer att förvärras på medellång sikt.
- Mycket brådskande, det kommer att förvärras på kort tid.
- Extremt brådskande och allvarligt. Det måste åtgärdas nu innan det blir värre.
Sätt in poängen i beslutsmatrisen, multiplicera siffrorna och du kommer att veta att det högsta resultatet motsvarar det problem som måste lösas först.
När du nu vet så mycket om de bästa verktygen för grundorsaksanalys och hur man prioriterar lösningarna, vad sägs om att lära dig mer om programvaror som omfattar flera lednings- och företagsledningsverktyg? Lös dina affärsproblem baserat på verkliga data och fokusera på resultat!
Revolutionera förvaltningen av ditt företag med STRATWs One
.